Workflow: o que é? E como pode ser útil para sua empresa?
por Isaias Silva,
Estabelecer um Workflow prático e bem definido é um dos fatores essenciais para otimizar o BPM (Business Process Management – Gestão de Processos de Negócio). E, consequentemente, garantir a evolução de uma empresa.
Mas, para que isso possa ser feito é preciso entender primeiramente o que é Workflow, para que ele serve e como é possível aproveitá-lo da melhor maneira. Isso é o que veremos a seguir.
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O que é Workflow
Na na tradução literal para o português, significa “fluxo de trabalho”.
Basicamente, Workflow é a automação do processo de negócio. Ou seja, o método de ordenação e distribuição das tarefas que são executadas no dia a dia de uma empresa.
Este processo envolve, entre outros pontos, a determinação de regras, hierarquia, padronização e delegação das atividades.
Pra que serve o Workflow
Uma das principais funções do Workflow é também uma das principais necessidades de toda e qualquer empresa: garantir a dinâmica dos processos.
Afinal, toda organização precisa atuar “prevendo” oportunidades e reduzindo custos na realização de atividades gerenciais e operacionais.
E, ao estabelecer um sistema de fluxo de trabalho claro e funcional, a identificação de possibilidades de melhorias se torna muito mais fácil.
O workflow também está relacionado à automação dos procedimentos com base nos níveis de hierarquia e no conjunto de regras pré-estabelecidas no planejamento estratégico.
Os processos seguem um “fluxo” que integra os esforços de cada colaborador para o alcance dos resultados almejados.
Dessa maneira, é possível gerenciar cada etapa de um processo de forma organizada, segura e ágil. O que diminui consideravelmente a ocorrência de erros e falhas na comunicação entre os integrantes de uma equipe de trabalho.
Como usar o Workflow da maneira adequada
A utilização de softwares e de recursos tecnológicos que realizam a automação dos processos gerenciais é essencial para uma boa estratégia de workflow.
Principalmente na execução de serviços de escritório e de outras atividades que exigem agilidade no acesso à informação.
É aí que entra a relação entre Workflow e Gerenciamento Eletrônico de Documentos. O GED é uma solução prática para a melhora do fluxo de trabalho. Considerando que ele oferece diversas vantagens para que as empresas reduzam custos e otimizem a qualidade de atendimento ao cliente.
Além de priorizar a segurança dos arquivos e a facilidade de integração com outras plataformas e ferramentas de gestão documental.
Porém, é necessário escolher um software que contemple estas e outras funcionalidades. Que garantam o aumento da produtividade e a conclusão de tarefas que envolvem o fluxo de documentos e a troca constante de informações entre departamentos.
Esperamos que tenha gostado do artigo. E que você possa aplicar essas dicas no desenvolvimento do planejamento estratégico da sua empresa! Continue acompanhando nossas publicações para melhorar definitivamente o fluxo de trabalho da sua equipe.
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