Workflow: o que é? E como pode ser útil para sua empresa?

Estabelecer um Workflow prático e bem definido é um dos fatores essenciais para otimizar o BPM (Business Process Management – Gestão de Processos de Negócio). E, consequentemente, garantir a evolução de uma empresa.

Mas, para que isso possa ser feito é preciso entender primeiramente o que é Workflow, para que ele serve e como é possível aproveitá-lo da melhor maneira. Isso é o que veremos a seguir.

O Workflow pode ser a solução para a sua empresa!Saiba mais sobre workflow e veja as melhores dicas de produtividade no Blog do Keeva!

O que é Workflow

Na na tradução literal para o português, significa “fluxo de trabalho”.

Basicamente, Workflow é a automação do processo de negócio. Ou seja, o método de ordenação e distribuição das tarefas que são executadas no dia a dia de uma empresa.

Este processo envolve, entre outros pontos, a determinação de regras, hierarquia, padronização e delegação das atividades.

Pra que serve o Workflow

Uma das principais funções do Workflow é também uma das principais necessidades de toda e qualquer empresa: garantir a dinâmica dos processos.

Afinal, toda organização precisa atuar “prevendo” oportunidades e reduzindo custos na realização de atividades gerenciais e operacionais.

E, ao estabelecer um sistema de fluxo de trabalho claro e funcional, a identificação de possibilidades de melhorias se torna muito mais fácil.

O workflow também está relacionado à automação dos procedimentos com base nos níveis de hierarquia e no conjunto de regras pré-estabelecidas no planejamento estratégico.

Os processos seguem um “fluxo” que integra os esforços de cada colaborador para o alcance dos resultados almejados.

Dessa maneira, é possível gerenciar cada etapa de um processo de forma organizada, segura e ágil. O que diminui consideravelmente a ocorrência de erros e falhas na comunicação entre os integrantes de uma equipe de trabalho.

Como usar o Workflow da maneira adequada

A utilização de softwares e de recursos tecnológicos que realizam a automação dos processos gerenciais é essencial para uma boa estratégia de workflow.

Principalmente na execução de serviços de escritório e de outras atividades que exigem agilidade no acesso à informação.

É aí que entra a relação entre Workflow e Gerenciamento Eletrônico de Documentos. O GED é uma solução prática para a melhora do fluxo de trabalho. Considerando que ele oferece diversas vantagens para que as empresas reduzam custos e otimizem a qualidade de atendimento ao cliente.

Além de priorizar a segurança dos arquivos e a facilidade de integração com outras plataformas e ferramentas de gestão documental.

Porém, é necessário escolher um software que contemple estas e outras funcionalidades. Que garantam o aumento da produtividade e a conclusão de tarefas que envolvem o fluxo de documentos e a troca constante de informações entre departamentos.  

Esperamos que tenha gostado do artigo. E que você possa aplicar essas dicas  no desenvolvimento do planejamento estratégico da sua empresa! Continue acompanhando nossas publicações para melhorar definitivamente o fluxo de trabalho da sua equipe.

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Comentários

  1. Patricia disse:

    Como fica a estrutura dos documentos indexados? Mesmo na nuvem eu consigo ver a lista de documentos indexados sem fazer a busca por termos ou assuntos? Obrigada.

    • Pâmela Carvalho disse:

      Olá Patrícia, tudo bem? O Keeva não tem uma funcionalidade que liste todos os documentos armazenados, pois o objetivo principal do sistema é facilitar as buscas por informações específicas. Para que você possa encontrar com rapidez e assertividade a informação que precisa, no momento ideal. Se quiser entender melhor como funciona esse método de organização, nossa equipe comercial pode te ajudar!