Transformação digital: gerencie informações com o Keeva!

Você já ouvir falar em transformação digital?

Talvez você ainda não conheça o termo e suas definições, porém, certamente já percebeu os impactos da transformação digital na sua vida pessoal e profissional.

Basta olhar ao redor para constatar que a tecnologia está cada vez mais presente em nossas vidas.

Perguntar a “senha do Wi-Fi”, ler livros em plataformas digitais, realizar pagamentos no celular por meio de aplicativos e conversar com os amigos nas redes sociais.

A transformação digital vai além da inclusão de recursos tecnológicos em nosso dia a dia: corresponde à mudança de hábitos que passamos a cultivar a partir do uso de softwares e aparelhos conectados à rede mundial de computadores.

Transformação digital(Imagem: Freepik).

Transformação digital nas empresas

Os impactos da transformação digital nas empresas influenciam principalmente a produtividade e a economia.

Nesse sentido, uma das mudanças mais expressivas está relacionada ao gerenciamento da informação e ao uso de documentos em formato digital.

Com todas as facilidades de compartilhamento e a redução de custos com impressão em papel, o uso de documentos digitais está modificando consideravelmente a execução de diversos processos administrativos.

Outra evidência da transformação digital nas empresas é o trabalho colaborativo executado com o auxílio de sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

As empresas mantém as informações em um software de GED para o uso compartilhado entre colaboradores com permissão de acesso aos documentos incluídos no sistema.

Isso facilita – e muito – a eficiência do trabalho individual e coletivo, pois os colaboradores podem consultar as informações de qualquer lugar utilizando um computador ou celular com acesso à internet.

Assim, a transformação digital pode ser percebida por meio da dinamicidade com a qual os processos são executados, além do controle que os gestores detém sobre o tipo de documento que cada usuário pode visualizar no sistema.

Software de GED Keeva

A solução Keeva para o Gerenciamento Eletrônico de Documentos contém funcionalidades que propiciam uma verdadeira transformação para o controle e uso de documentos digitais.

Conheça algumas e depois visite o site www.keeva.io para conferir todas as informações sobre os diferenciais da nossa solução de GED:

Busca salva: uma funcionalidade que garante acesso extremamente rápido aos documentos e que facilita o controle de notas fiscais, pedidos de compras e demais documentos que prazos determinados de validade, entre outras aplicações.

Mensageria: permite a inclusão de comentários e também a citação de outros usuários do Keeva nos documentos.

Controle de versões: o Keeva preserva as versões originais dos documentos.

Dessa forma, os usuários conseguem analisar o histórico dos documentos e podem verificar todas as modificações que foram aplicadas a partir da inclusão/criação do documento no sistema.

Outras funcionalidades

Sistema de notificações: quando um documento atender às especificações de uma busca salva ou for mencionado no campo de comentários de algum documento, o Keeva emitirá um alerta para agilizar a identificação das informações.

Importação de documentos em lote: essa funcionalidade possibilita enviar lotes com até 10 documentos ao Keeva. A importação ocorrerá em segundo plano, ou seja, o usuário não precisa aguardar o término para utilizar outras funcionalidades do sistema.

Além dessas funcionalidades, o Keeva também permite a importação de documentos armazenados no Dropbox.

Inclusive, há definição de regras de permissionamento, que são aplicadas para determinar quais documentos cada usuário do sistema pode visualizar e/ou editar.

A partir da implantação de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos como o Keeva, as empresas conseguem otimizar o tempo de execução dos processos para aumentar a produtividade.

Transformação digital Keeva

Agora que você já sabe um pouco sobre transformação digital, indicamos a leitura do artigo Automação de Processos que traz mais informações a respeito do assunto apresentado.

Saiba mais sobre a nossa solução de GED acessando o Canal do Keeva no Youtube e não perca os próximos conteúdos aqui no blog!

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