Tabela de temporalidade de documentos: você usa? Pois deveria.

Você sabe o que é uma tabela de temporalidade de documentos? É uma ferramenta essencial para quem pretende simplificar e otimizar a gestão de documentos.

Ela permite que você consulte os prazos de conservação de cada tipo de documento e direcione-os adequadamente no decorrer de seus respectivos processos de armazenamento.

Essa tabela é comumente utilizada no setor de RH ou em empresas de guarda de documentos.

Porém, é um recurso útil para qualquer organização que precise lidar com algum fluxo de gestão documental.

Composição da tabela de temporalidade documental

tabela de temporalidade
Exemplo de Tabela de Temporalidade Documental para RH

É possível fazer alterações de acordo com as exigências administrativas de cada setor, mas basicamente a tabela é composta por cinco colunas: item documental, ciclo de vida, frequência de uso, prazo de guarda e destinação final.

Abaixo você pode saber um pouco mais sobre cada uma delas.

Item documental

Essa primeira coluna refere-se ao tipo de documento em questão. No setor de RH, por exemplo, os itens documentais da tabela de temporalidade podem ser: contratos de prestação de serviço, comprovantes de ponto, atestados médicos, holerites, entre outros.

Ciclo de vida

O ciclo de vida consiste na fase de existência que um determinado documento se encontra. Neste ciclo, existem três possíveis fases, também conhecidas como idades: a corrente (primeira idade), a intermediária (segunda idade) e a permanente (terceira idade).

A idade corrente, é aquela em que o item documental está dentro do seu prazo de validade, ou seja, de seu período vigente. Nesta fase, os conteúdos contidos nos documentos são demandados frequentemente. Portanto, uma gestão documental de qualidade é essencial para garantir a praticidade de acesso.

A idade intermediária é uma fase de transição. É o momento em que, após encerrar seu período de vigência, o documento permanece armazenado por um período de segurança. Nesta etapa os dados já não são tão requisitados nas rotinas administrativas, mas devem permanecer facilmente acessíveis para suprir possíveis demandas.

Por fim, a idade permanente, é o momento em que o item documental é direcionado para o seu destino final.

A demanda de documentos nessa fase é bem rara, mas pode acontecer. Pois, alguns documentos continuam atuando como fonte de dados, comprovantes, ou como acervos histórico-culturais, mesmo depois de perderem a validade administrativa.

É por isso que alguns documentos precisam ser armazenados para sempre.

E o método utilizado para esse armazenamento permanente é determinado na coluna “destinação final”, como veremos mais à frente.

Frequência de uso

A frequência de uso é baseada no tanto de vezes que você precisa consultar ou manusear determinado documento no decorrer da sua rotina de trabalho. Ela pode ser classificada como alta, média ou baixa.

A frequência alta é característica de documentos que por razões administrativas, jurídicas ou fiscais, devem ser acessados constantemente.

Por exemplo, em uma Instituição de Ensino Superior (IES), a lista de presença e os comprovantes de pagamento da mensalidade são itens documentais de frequência alta. Afinal, o monitoramento constante das informações contidas em tais documentos é essencial para o bom funcionamento da organização.

Já a frequência média está relacionada a documentos que precisam ser consultados esporadicamente.

Ainda usando como exemplo as instituições de ensino superior, um item documental de média frequência pode ser um atestado médico, utilizado para abonar faltas no fechamento de  algum semestre.

A frequência baixa, por sua vez, geralmente é atribuída a documentos que se encontram na idade permanente. Ou seja, aqueles documentos que já perderam o valor administrativo, mas devem ser conservados permanentemente por algum outro motivo.

Considerando novamente o caso de uma IES, o histórico escolar de um aluno que já concluiu sua graduação é um exemplo de documento com frequência de uso baixa.

Prazo de guarda

O prazo de guarda nada mais é do que o período obrigatório para armazenagem do documento. Ele é determinado por lei e pode sofrer alterações. Portanto é importante consultar regularmente a tabela de temporalidade para mantê-la atualizada de acordo com a legislação vigente.

Este período pode ser definido em meses, anos ou pode ser permanente. Tal definição vai depender do valor probatório, informativo ou histórico-cultural do documento em questão.

Destinação final

Por fim, a destinação final define para onde o documento será direcionado ao concluir seu ciclo de vida.

Entre as possibilidades de destino podemos citar: a eliminação, o arquivo inativo, a digitalização e o armazenamento em microfilme.

Nesta fase é de vital importância observar todas as condições previstas na legislação. Além de consultar com cuidado o prazo de guarda e entender as futuras funções de cada documento, para definir adequadamente sua destinação final.

Por que usar uma tabela de temporalidade

Toda empresa tende a lidar com variados tipos de documento. E cada categoria de documento possui características e exigências de conservação diferenciadas.

Com todas essas variações, manter a gestão de documentos em ordem pode se tornar uma missão bem complicada.

E, se a situação não for administrada adequadamente, os prejuízos podem ser bem preocupantes.

Entre os possíveis danos, uma falha leve seria desperdiçar espaço de armazenamento com documentos que já poderiam ter migrado para outras mídias, como microfilme ou armazenamento digital, ou ter sido eliminados.

Por outro lado, uma falha grave seria enfrentar problemas judiciais por descartar documentos antes de cumprir seus respectivos prazos de conservação determinados por lei.

Com uma tabela de temporalidade fica muito mais fácil prever e evitar esse tipo de situação.

Afinal, é possível analisar individualmente os critérios e  acompanhar as fases do armazenamento de cada documento, de maneira prática, segura e organizada.
E se quiser ainda mais segurança e praticidade na gestão de documentos, descubra o que um GED pode fazer por você.

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Comentários

  1. Cida Guimarães Barros disse:

    Sou Secretária Executiva Remota e Personal Organize quero conhecer Keeva para Gestao de Documentos