As soluções do Keeva para a gestão eletrônica de documentos

Olá!

Sejam todos bem-vindos a mais um artigo do Blog do Keeva e hoje queremos iniciar o conteúdo de uma maneira diferente, antes de tratarmos do assunto principal desta publicação.

Reflita por alguns minutos e responda à seguinte pergunta:

Qual imagem você quer que o mercado tenha da sua empresa?

Possivelmente, você considerou dois fatores primordiais que estão diretamente ligados ao sucesso no mundo corporativo para responder à esta questão: a relevância de sua marca e a qualidade na prestação dos serviços visando a satisfação dos seus clientes.

Uma empresa forte transmite confiança e apresenta soluções que atendam às necessidades do público consumidor, porém, a conquista destes fatores depende de como a organização conduz seus processos para produzir mais em menos tempo de operação.

A qualidade no atendimento ao cliente começa com uma boa gestão de documentos, que dentre outros benefícios, promove o acesso rápido à informação e possibilita a execução dos serviços de escritório nos prazos estabelecidos.

Se você quer tornar sua empresa mais competitiva, está na hora de investir na otimização de resultados com a implantação de uma solução GED, que será fundamental para o aumento da produtividade e a tomada rápida de decisões através dos registros arquivados e disponíveis em formato digital.

Confira, a partir de agora, mais informações sobre a importância da gestão eletrônica de documentos e descubra os diferenciais da solução GED Keeva para o fortalecimento da sua marca no mercado!

Keeva17É preciso otimizar o tempo para atender as demandas do mercado. Mas como fazer isso? (Imagem: Freepik).

Gerenciamento de informações

Os desafios problemas relacionados à gestão documental causam impactos em toda cadeia de atividades de uma empresa.

As empresas devem registrar em documentos todos os seus acordos comerciais, contratações, pagamentos e decisões estratégicas por motivos técnicos, fiscais, legais, operacionais e de segurança, e o que é fundamental: devem preservar corretamente todos esses “comprovantes”.  

Porém, com o número crescente de documentos gerados nas diversas atividades organizacionais, as empresas podem levar mais tempo para localizar seus arquivos caso não utilizem uma solução GED como o Keeva, que mantém as informações organizadas para proporcionar buscas rápidas e otimizadas.

Keeva177Saiba quais são as soluções GED para a competitividade organizacional. (Imagem: Freepik).

Veja agora algumas das principais razões para investir no gerenciamento eletrônico de documentos e descubra como é simples, prático e extremamente produtivo administrar o acervo documental da sua empresa com este tipo de solução GED!

Razões para investir no Gerenciamento Eletrônico de Documentos:

Preservação

A digitalização e a gestão eletrônica de documentos são fundamentais para preservar as informações, tendo em vista os fatores que podem danificar ou mesmo destruir os arquivos impressos (manchas nas folhas, umidade, riscos de perda e extravio).

Organização

Com a disponibilidade dos documentos em formato digital, não é preciso utilizar constantemente os arquivos impressos, o que garante mais espaço na mesa de trabalho e a organização do acervo documental sem dificuldades!

Proteção

A solução GED Keeva analisa as regras de permissão de acesso e só disponibiliza os arquivos aos usuários que possam visualizá-los.

Sustentabilidade

A redução de papel como meio de circulação de informações é uma atitude sustentável e altamente positiva para a imagem comercial de qualquer empresa.

Leia agora: 25 razões para investir no gerenciamento eletrônico de documentos e conquistar excelentes resultados nos serviços de escritório!

As soluções do Keeva para a gestão eletrônica de documentos

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Vamos iniciar as explicações sobre os recursos do Keeva falando sobre a facilidade de utilização da plataforma.

Com uma interface objetiva e dinâmica, o usuário não terá complicações para armazenar e localizar os documentos, tudo graças à junção de tecnologias avançadas que garantem a captura, organização e gestão dos arquivos de forma ágil e extremamente segura.

Mesmo para quem não está familiarizado com o uso de softwares ou ainda não conhece esse tipo de sistema, o Keeva possui o grande diferencial de ser uma solução GED intuitiva e prática para realizar o gerenciamento eletrônico de documentos, conforme mostraremos a seguir. Acompanhe!

Por que escolher a solução GED Keeva?

Não é preciso colocar os arquivos em várias pastas para mantê-los organizados.

Ao enviar ou arrastar um documento para a interface do Keeva, o próprio software realizará a etapa inicial de organização, sugerindo o preenchimento dos campos de indexação, usando a tecnologia de OCR (Optical Character Recognition – Reconhecimento Óptico de Caracteres).

De forma intuitiva, o sistema fará a indexação dos arquivos, sempre de acordo com a confirmação do usuário.

Você saberá quando um documento for modificado.

Todas as alterações nos arquivos são salvas (mantendo o histórico) e o software emite notificações essenciais para a boa gestão documental, como por exemplo,  as datas de vencimento dos documentos.

A solução GED Keeva também envia alertas de “adição de comentários nos documentos” e informa sobre a identificação e o processamento de arquivos Zip, tanto na tela da plataforma como por e-mail.

Possibilidade de capturar e armazenar documentos em diversos formatos.

Documentos em formato de texto, imagens, áudios, vídeos. O Keeva é a solução GED para manter diversos arquivos organizados e protegidos, no mesmo local.

Dessa forma, ao digitar o termo de busca na barra de pesquisa, o software identificará e apresentará todos os documentos que contenham aquele termo, considerando inclusive cada tipo de documento.

Controle absoluto das ações dos usuários.

As configurações de acesso permitem ao gestor o controle total de permissionamento para as funções de criação, edição e administração dos documentos.  

Há também a opção de configurar os acessos de acordo com os tipos e características de cada arquivo, aumentando ainda mais a proteção do acervo de informações.

Com todas estas soluções, não tenha dúvidas de que você estará investindo corretamente na qualidade dos serviços da sua empresa, reduzindo a ocorrência de erros gerenciais e conquistando resultados incríveis de produtividade e otimização de processos!

Entre em contato com a nossa equipe de especialistas e conheça outros detalhes da solução GED Keeva! Basta clicar aqui para saber mais e continuar acompanhando as publicações exclusivas do nosso blog.

Obrigado pela atenção e até a próxima!

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Comentários

  1. argean alves disse:

    versao demo para aprender ??

    • Isaias Silva disse:

      Bom dia Argean!

      Entraremos em contato para te explicar mais detalhes sobre a solução de GED Keeva, tudo bem?

      Agradecemos pela visita em nosso blog.

      Continue conosco e confira mais conteúdos sobre gestão eletrônica de documentos.

      Um abraço!