Chegou a hora de implantar a solução de GED Keeva na sua empresa!

A busca pelo aumento da produtividade nunca foi tão importante para as empresas e o cenário organizacional vive um momento de grandes mudanças no que se refere à execução dos serviços de escritório.

Antes, os processos gerenciais eram lentos, consumindo tempo e energia das equipes no trabalho de identificação das informações a serem utilizadas para a condução dos processos.

Porém, com o surgimento dos sistemas GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), toda a parte de controle, armazenamento, localização e proteção de acesso às informações passou a ser realizada com mais facilidade e dinamismo, favorecendo a realização ágil e assertiva das diversas atividades e tarefas necessárias para a conclusão das ações.

Hoje, vamos apresentar alguns fatos sobre a solução de GED Keeva para que você entenda as vantagens de utilização do software no planejamento estratégico da sua empresa. Acompanhe!

(Imagem: Freepik).

Motivos para implantar a solução de GED Keeva

Vejamos abaixo alguns dos principais motivos que tornam a solução de GED Keeva um excelente aliado na busca por mais produtividade na realização de tarefas que envolvem a análise de documentos e a preservação dos dados que toda a empresa precisa manter.

Ganho de tempo na execução dos serviços administrativos

A premissa da solução de GED Keeva é o aumento da produtividade, e para que isso ocorra, o sistema facilita a localização das informações através de uma barra de buscas inteligente, como a do Keeva, que apresenta resultados a partir da inclusão de termos relacionados ao arquivo desejado.

Dessa forma, o usuário encontra os documentos que precisa em poucos cliques, ganhando tempo para a realização dos serviços de escritório com mais qualidade.

Redução de custos com insumos de escritório

Manter os arquivos digitais no Keeva é um investimento na contenção de custos com insumos de escritório, afinal, os arquivos ficam disponíveis para visualização em uma plataforma que pode ser acessada pela equipe de trabalho.

A ideia de “menos papel e mais produção” é, além de prática e eficaz, uma ação sustentável que as empresas devem assumir para a redução do consumo de papel como meio de circulação de informações no ambiente organizacional.

Controle de informações

Os gestores precisam dispor de ferramentas que facilitem a integração do trabalho em equipe, principalmente no que tange ao controle das informações que circulam entre os diversos departamentos de uma empresa.

A solução de GED Keeva propõe justamente esta funcionalidade, que é o controle dos documentos de forma prática e segura, inclusive das versões dos arquivos (em casos de alterações) e dos níveis de acesso entre os usuários a cada tipo de informação.

Segurança dos documentos digitais

Como mencionado anteriormente, a solução de GED Keeva permite a escolha dos níveis de acesso e do controle de versões dos documentos, bem como a proteção contra acessos indevidos.

A utilização da plataforma é altamente protegida para que somente usuários autorizados possam visualizar ou editar os arquivos, de acordo com as definições das regras de permissionamento definidas pelo gestor.

Facilidade de compartilhamento de arquivos

A solução de GED Keeva facilita o compartilhamento de arquivos na nuvem, assim, basta exportar documentos em serviços como o Dropbox ou o Google Drive para que os mesmos sejam utilizados por integrantes da equipe de trabalho ou compartilhados com parceiros e clientes da empresa.

Estas são apenas algumas das vantagens de implantação da solução de GED Keeva!

Confira a lista com as 25 razões para investir em GED e descubra como este tipo de tecnologia pode ser um excelente negócio para a otimização dos resultados gerenciais da sua empresa!

(Imagem: Freepik).

Diferenciais da solução de GED Keeva

A solução de GED Keeva está baseada nos 4 pilares do Gerenciamento Eletrônico de Documentos e oferece uma interface prática, ágil e dinâmica para a otimização dos resultados e a melhor experiência do usuário.

O Keeva possui recursos incríveis para o aumento da produtividade e a diminuição de falhas nos processos que envolvem a análise de documentos, tais como:

Controle de versões: registro de cada alteração aplicada nos documentos, mantendo o histórico dos arquivos;

Mensageria: recurso especial para a inclusão de comentários nos documentos, o que facilita a execução do trabalho em equipe;

Notificações: emissão de alertas sobre a inclusão de novos documentos e demais ações realizadas pelos usuários;

Compartilhamento e colaboração: possibilita o compartilhamento de documentos entre os usuários da plataforma e usuários externos, além do armazenamento na nuvem.

Você pode conferir mais detalhes sobre as funcionalidades da solução de GED Keeva clicando aqui.

Chegamos ao fim do artigo de hoje, e se você ficou com alguma dúvida sobre o assunto que abordamos nesta publicação, basta enviar sua mensagem no campo de comentários logo abaixo para nossa equipe e continuar acessando os conteúdos do Blog do Keeva!

Até a próxima!

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