Software para transportadora: onde guardar CTE’s e outros documentos digitais
por Pâmela Carvalho,
A gestão de transporte também tem sido impactada pela evolução tecnológica. Os processos de administração estão cada vez mais dependentes do universo eletrônico. E, para garantir uma gestão adequada, é preciso entender a importância de um software para transportadora.
Portanto, se você trabalha com a gestão de transporte e distribuição, descubra a seguir como um software GED, que atende às necessidades de uma transportadora, pode simplificar e otimizar sua rotina de administração de documentos digitais.
Quais documentos podem ser gerenciados no software para transportadoras?
Um software de gestão eletrônica de documentos compatível com a realidade de uma empresa de transportes, precisa estar apto a receber os diversos documentos digitais relacionados a este setor. Como conhecimento de transporte eletrônico (CTE), nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e) e manifesto eletrônico de documentos fiscais (MDF-e).
Por que investir em um software para transportadoras?
O software GED adequado pode simplificar o gerenciamento de uma transportadora e otimizar resultados. Estas são algumas de suas vantajosas funções:
- Evita a burocracia de impressão;
Antes da era eletrônica, para imprimir documentos fiscais como CTE-s era necessário pedir autorização para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e encontrar uma gráfica credenciada para realizar a impressão. Ou seja, o processo era bem mais complicado e, consequentemente, lento.
A possibilidade de armazenar e acessar tais documentos eletronicamente facilita bastante os procedimentos de consulta e fiscalização.
- Diminui os custos com papelaria;
Quanto mais eficiente for sua gestão de documentos digitais, menos documentos você precisará imprimir. Ou seja, menos papel, tinta, pastas, grampos e outros materiais de papelaria você precisará utilizar.
- Simplifica o armazenamento e a busca por documentos.
Um software para transportadora adequado precisa ter um sistema de identificação completo e funcional. O Keeva, por exemplo, oferece o sistema de identificação por índices. Este sistema permite realizar uma identificação detalhada de cada documento, torna as buscas mais rápidas e assertivas e ainda evita as confusões típicas do armazenamento em pastas.
O que um GED precisa para poder ser um software para transportadora?
Além dos requisitos básicos citados acima, para cumprir com seu propósito de software para transportadora, um GED precisa:
- Oferecer boas condições de compartilhamento de documentos;
O fluxo de documentos no dia a dia de uma transportadora é intenso. Portanto, quanto mais práticas e variadas forem as opções de recebimento, armazenamento, consulta e envio destas informações, mais simples e produtiva será a rotina da empresa.
Confira aqui alguns benefícios de compartilhamento que você deveria conhecer.
- Ter um sistema de alerta para controle de prazos;
Considerando o alto volume de documentos citado anteriormente, é perigoso que alguma data importante passe despercebida em meio a tanta informação. Um GED, ao ser usado como software para transportadora, deve garantir um sistema de notificações eficiente. Tal sistema emitirá alertas que facilitarão o cumprimento de prazos para renovação de contratos, emissão de relatórios e qualquer outro tipo de tarefa cuja data de execução for configurada.
- Facilitar o fluxo de tarefas da empresa.
Um processo de transporte envolve diversas etapas. Cada etapa, por sua vez, requer a ação de um determinado profissional. Um software para transportadora de qualidade pode simplificar e otimizar este fluxo de tarefas. Para isso, é preciso garantir a ordenação e a integração adequada destes responsáveis.
O Keeva, por exemplo, oferece um sistema de workflow por meio do qual cada integrante do processo pode consultar as ações necessárias e acompanhar o andamento de cada tarefa. Você pode entender melhor como ele funciona no artigo Sistema de Workflow do Keeva: conheça as vantagens e aprenda a usar.
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