Software para transportadora: onde guardar CTE’s e outros documentos digitais
A gestão de transporte também tem sido impactada pela evolução tecnológica. Os processos de administração estão cada vez mais dependentes do universo eletrônico. E, para garantir uma gestão adequada, é preciso entender a importância de um software para transportadora.
Portanto, se você trabalha com a gestão de transporte e distribuição, descubra a seguir como um software GED, que atende às necessidades de uma transportadora, pode simplificar e otimizar sua rotina de administração de documentos digitais.
Quais documentos podem ser gerenciados no software para transportadoras?
Um software de gestão eletrônica de documentos compatível com a realidade de uma empresa de transportes, precisa estar apto a receber os diversos documentos digitais relacionados a este setor. Como conhecimento de transporte eletrônico (CTE), nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e) e manifesto eletrônico de documentos fiscais (MDF-e).
Por que investir em um software para transportadoras?
O software GED adequado pode simplificar o gerenciamento de uma transportadora e otimizar resultados. Estas são algumas de suas vantajosas funções:
- Evita a burocracia de impressão;
Antes da era eletrônica, para imprimir documentos fiscais como CTE-s era necessário pedir autorização para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e encontrar uma gráfica credenciada para realizar a impressão. Ou seja, o processo era bem mais complicado e, consequentemente, lento.
A possibilidade de armazenar e acessar tais documentos eletronicamente facilita bastante os procedimentos de consulta e fiscalização.
- Diminui os custos com papelaria;
Quanto mais eficiente for sua gestão de documentos digitais, menos documentos você precisará imprimir. Ou seja, menos papel, tinta, pastas, grampos e outros materiais de papelaria você precisará utilizar.
- Simplifica o armazenamento e a busca por documentos.
Um software para transportadora adequado precisa ter um sistema de identificação completo e funcional. O Keeva, por exemplo, oferece o sistema de identificação por índices. Este sistema permite realizar uma identificação detalhada de cada documento, torna as buscas mais rápidas e assertivas e ainda evita as confusões típicas do armazenamento em pastas.
O que um GED precisa para poder ser um software para transportadora?
Além dos requisitos básicos citados acima, para cumprir com seu propósito de software para transportadora, um GED precisa:
- Oferecer boas condições de compartilhamento de documentos;
O fluxo de documentos no dia a dia de uma transportadora é intenso. Portanto, quanto mais práticas e variadas forem as opções de recebimento, armazenamento, consulta e envio destas informações, mais simples e produtiva será a rotina da empresa.
Confira aqui alguns benefícios de compartilhamento que você deveria conhecer.
- Ter um sistema de alerta para controle de prazos;
Considerando o alto volume de documentos citado anteriormente, é perigoso que alguma data importante passe despercebida em meio a tanta informação. Um GED, ao ser usado como software para transportadora, deve garantir um sistema de notificações eficiente. Tal sistema emitirá alertas que facilitarão o cumprimento de prazos para renovação de contratos, emissão de relatórios e qualquer outro tipo de tarefa cuja data de execução for configurada.
- Facilitar o fluxo de tarefas da empresa.
Um processo de transporte envolve diversas etapas. Cada etapa, por sua vez, requer a ação de um determinado profissional. Um software para transportadora de qualidade pode simplificar e otimizar este fluxo de tarefas. Para isso, é preciso garantir a ordenação e a integração adequada destes responsáveis.
O Keeva, por exemplo, oferece um sistema de workflow por meio do qual cada integrante do processo pode consultar as ações necessárias e acompanhar o andamento de cada tarefa. Você pode entender melhor como ele funciona no artigo Sistema de Workflow do Keeva: conheça as vantagens e aprenda a usar.
Gostou das facilidades que um software para transportadora de qualidade pode proporcionar? Se inscreva na nossa lista de e-mails para receber mais dicas sobre gestão de documentos eletrônicos neste setor.
Artigos recentes
- Servidor de arquivos na nuvem: 4 vantagens para sua empresa
- Servidor de arquivos local: quais os riscos?
- Autenticação em dois fatores: segurança dobrada para seus documentos
- E-Book gratuito: o que é GED? E por que você precisa?
- Software para transportadora: onde guardar CTE's e outros documentos digitais
É possível evitar que se faça cópia ou grave arquivo para um pendrive ou drive externo, no caso do Keeva?
Olá Marcos, tudo bem? Existem diversas funcionalidades do Keeva que atuam na proteção de dados. Para poder copiar qualquer arquivo a pessoa terá que ter acesso ao Keeva e permissão para acessar o documento desejado. E, além disso, é possível definir quais pessoas estarão autorizadas a fazer downloads. Espero ter esclarecido sua dúvida! Nossa equipe comercial entrará em contato para te passar mais informações. Abraço!