Software GED: benefícios e soluções

Olá!

Você já conhece os benefícios e soluções que um software GED proporciona e sabe como utilizá-lo para otimizar a qualidade e agilidade dos serviços de escritório?

O gerenciamento de arquivos eletrônicos é muito diferente do método tradicional de guarda e preservação de documentos, a começar pela forma como eles são organizados para consultas posteriores.

Ainda é grande o número de empresas que não utilizam um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, pois boa parte delas desconhece como é o funcionamento de um software GED e tudo que ele pode proporcionar em termos de produtividade, segurança e economia nos processos de gestão de arquivos impressos e digitais.

Neste artigo, vamos te mostrar como um software GED funciona e quais são as vantagens de aplicá-lo no gerenciamento de informações, seja para empresas de pequeno, médio ou grande porte. Acompanhe!

Software GED e seus benefíciosConheça os principais benefícios e soluções do GED em mais um artigo do Blog do Keeva!

A aplicação do software GED

Soluções e benefícios são resultados que todos queremos e buscamos em qualquer tipo de atividade que envolve a possibilidade de perdas, sejam elas financeiras ou mesmo de credibilidade no mercado.

A escolha correta de um software GED exige a análise de todas as funcionalidades que o sistema oferece, principalmente com relação à facilidade de uso e de implantação do mesmo no planejamento estratégico da empresa.

O GED propõe a redução de tempo e de recursos financeiros nas atividades de arquivamento de documentos, unindo tecnologias que suportam o controle, o armazenamento, a busca e a recuperação de arquivos em computadores, celulares e demais dispositivos de acesso.

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A solução de GED Keeva apresenta todas as funções que garantem o acesso rápido à informação, mantendo os arquivos organizados e protegidos para a busca e consulta de acordo com os níveis de acesso dos usuários.

No Keeva, os documentos digitais estarão armazenados em uma plataforma completa e de fácil utilização, tanto pela interface interativa como também pelos recursos que tornam o trabalho diário muito mais dinâmico e assertivo.

Software GED: benefícios e soluções

A utilização de arquivos digitais é cada vez mais abrangente em diversos tipos de atividades e acompanha as tendências tecnológicas que aproximam as empresas de um cenário organizacional mais ágil e produtivo.  

Os clientes buscam rapidez e qualidade de atendimento e as empresas precisam oferecer essas condições visando a competitividade e a relevância da marca no conceito do público-alvo.

Com a implantação de um sistema de gerenciamento eletrônico de informações fica muito mais fácil atingir essas metas através das ferramentas interativas que integram os processos administrativos e evitam atrasos na conclusão das tarefas de gestão e análise documental.  

Veja agora como solucionar problemas gerenciais utilizando um software GED e descubra quais são os principais benefícios desta solução tecnológica para o aumento da lucratividade da sua empresa!

Redução de custos

Qual empresa não deseja reduzir custos, não é mesmo?

O GED possibilita o alcance deste objetivo a partir da diminuição do uso do papel como meio de circulação de informações, além de realizar funções que, geralmente, são desempenhadas por dois ou mais funcionários.

A redução de custos com materiais de escritório e mão de obra na execução das funções administrativas otimiza a prestação de serviços e a adequação do planejamento estratégico para o investimento na melhoria contínua do atendimento ao cliente.

Acessibilidade

A implantação de um software GED é a melhor escolha para a garantia da acessibilidade aos documentos, algo indispensável na busca por mais agilidade na conclusão dos processos gerenciais.

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Dessa forma, os arquivos estarão sempre disponíveis e poderão ser compartilhados pelos usuários que possuem acesso ao sistema, facilitando a adoção da modalidade “home office” e promovendo mais produtividade na execução dos serviços de escritório.

Segurança da informação

Os documentos impressos podem ser extraviados e estão sujeitos a diversos tipos de situações que provocam a destruição do papel.

O investimento na implantação de um software GED reduz a ocorrência dessas situações e protege a empresa contra o uso indevido das informações documentadas, apresentando os arquivos de acordo com os níveis de acesso de cada usuário do sistema.  

Aumento da produtividade

A produtividade nos serviços de escritório aumenta a partir do momento em que não é mais necessário ficar procurando um arquivo importante em pastas, caixas e gavetas.

O software GED gerencia todos os documentos, mantendo-os organizados e disponíveis de forma prática e intuitiva, reduzindo drasticamente o tempo gasto na busca e identificação dos arquivos.  

Economia de espaço

A gestão eletrônica de documentos também é indicada para a economia de espaço no escritório, algo essencial para a conquista de um ambiente de trabalho mais agradável e produtivo.  

Preservar as informações gerenciais no software GED é uma ação simples e evita o acúmulo de documentos que não precisam, necessariamente, permanecer arquivados em papel.

E o melhor de tudo é que todos esses benefícios são obtidos com a utilização de apenas um software, sendo portanto, um investimento repleto de vantagens na busca incessante por resultados excelentes no mundo dos negócios!

Ficou com alguma dúvida sobre os assuntos tratados neste artigo? Nossa equipe de especialistas em Gerenciamento Eletrônico de Documentos está à disposição para maiores esclarecimentos!

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