Para quais tipos de empresas o sistema GED é indicado?

Com o avanço da tecnologia, as empresas tiveram que modificar alguns procedimentos referentes ao gerenciamento de documentos, visando mais agilidade no atendimento ao cliente e praticidade na execução dos serviços de escritório.

A gestão eletrônica de documentos (GED) surgiu para solucionar os principais problemas referentes ao uso de informações documentadas, considerando fatores como “tempo de localização dos arquivos”, “preservação do acervo” e “segurança no compartilhamento de arquivos digitais”.

O sistema GED permite o acesso rápido à informação e favorece o aumento da produtividade na execução de funções administrativas, entre elas a elaboração de relatórios, a checagem de dados cadastrais e a organização dos documentos de forma rápida e eficaz.

Assim, o tempo de localização dos arquivos é drasticamente reduzido, pois basta incluir os documentos em um software GED como o Keeva e acessá-los quando e onde quiser com a máxima segurança através do computador ou dispositivo móvel, sem falar nos benefícios que só este tipo de solução oferece.

Hoje, vamos esclarecer uma dúvida que muitos gestores ainda possuem a respeito da implantação do sistema GED: será que a gestão eletrônica de documentos é indicada para todos os tipos de empresas?

Portanto, para saber mais sobre o assunto, não perca este artigo e aproveite nossas dicas para investir na melhor solução GED de acordo com as necessidades de gestão documental da sua empresa!

Imagem: Freepik.

A importância da gestão eletrônica de documentos

Se você acompanha nossas postagens, já sabe o que é a gestão eletrônica de documentos e conhece os principais motivos para investir neste tipo de tecnologia.

Resumidamente, o GED é um software que armazena, controla e protege os documentos em formato digital, oferecendo ainda opções como o “compartilhamento na nuvem” e a inclusão de arquivos de áudio e vídeo.

Dessa forma, é possível classificarmos o GED como uma solução que reduz o tempo de execução das atividades de escritório, sendo um importante investimento em produtividade e na segurança do acervo documental que corresponde ao histórico de atuação das empresas.

O GED no dia a dia empresarial

Para entendermos a importância da gestão eletrônica de documentos, é preciso refletirmos sobre algumas questões que geram impactos (positivos e negativos) decisivos para o sucesso de um empreendimento, como por exemplo: “será que meu escritório está atendendo o cliente no prazo correto?” ou “quais recursos minha empresa disponibiliza para que as tarefas administrativas sejam concluídas com qualidade?”

Atingir a excelência é um desafio organizacional que muitos “querem” alcançar, mas que demanda a tomada de decisões que promovam a realização dos processos gerenciais com mais dinamismo e de acordo com os objetivos do planejamento estratégico.

Pensar na experiência do funcionário responsável pelo gerenciamento dos arquivos também é necessário, considerando a responsabilidade sobre a conservação e a organização dos diversos documentos produzidos por uma empresa.

Sendo assim, o GED é importante no sentido de garantir acesso rápido às informações e de preservar dados que podem ser perdidos com o passar do tempo, caso os mesmos sejam gerenciados apenas no formato impresso.

Imagem: Freepik.

Então o GED é indicado para todos os tipos de empresas?

Sim!

Empresas dos mais diversos segmentos podem utilizar o GED, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte.

Escritórios de advocacia, imobiliárias, clínicas odontológicas, hospitais, instituições de ensino, construtoras e agências de publicidade são alguns tipos de negócios beneficiados diretamente com a implantação de um sistema GED como o Keeva, que garante praticidade no acesso aos arquivos digitais organizando-os de forma prática e intuitiva.

Leia agora: Gerenciador eletrônico de documentos: o que é e como funciona

Dentre as principais vantagens que este tipo de sistema proporciona, é importante destacarmos a questão do “controle das informações”, que possibilita aos gestores a tomada de decisões de forma ágil, segura e coerente com os dados documentados.

Com o fluxo de atividades cada vez maior e a necessidade de “simplificar” o atendimento ao cliente, o GED é a solução mais indicada para empresas que buscam a otimização dos processos administrativos, tanto para reduzir as ocorrências de erros e atrasos na formulação de relatórios e demais tipos de documentos, como também para aumentar a produtividade através da facilidade de localização dos arquivos no computador ou em um dispositivo móvel.

Assuma o controle das informações da sua empresa

Portanto, se você tem uma empresa e ainda não utiliza um sistema GED, não deixe de conhecer as soluções do Keeva para a gestão eletrônica de documentos e saiba como manter o acervo de informações de todos os departamentos salvos e protegidos em um único software!

Chegamos ao fim desta publicação, mas você pode conferir outros artigos sobre o GED em nosso blog e descobrir mais detalhes dos benefícios e utilidades deste tipo de solução no dia a dia organizacional.

E não se esqueça: caso tenha ficado com alguma dúvida ou queira mais informações a respeito da implantação de um sistema GED, basta enviar sua pergunta no campo de comentários abaixo e continuar acompanhando as postagens do Blog do Keeva!

Até a próxima!

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