Sistema de Workflow do Keeva: conheça as vantagens e aprenda a usar.

Quer otimizar o BPM (Business Process Management – Gerenciamento de Processos de Negócios) da sua empresa? Estabeleça um Workflow bem definido e organizado. A seguir, você vai conhecer o sistema de Workflow do Keeva e entender como ele pode te ajudar com essa tarefa.

sistema de workflow

O que é o Keeva?

Como já vimos no artigo Workflow: o que é? Pra que serve? Como usar?, o uso de softwares que atuam na automação de processos gerenciais é essencial para uma boa estratégia de Workflow.

E é isso que o Keeva é. Um sistema de gestão eletrônica de documentos – GED, com diversos recursos que facilitam a rotina administrativa e o sistema de controle de processos empresariais.

Vantagens do sistema de workflow do Keeva

A solução de GED Keeva garante a operacionalidade do sistema de workflow por meio de ferramentas que tornam a gestão de documentos muito mais dinâmica, ágil e assertiva.

O “controle de versões” registra todas as alterações realizadas nos documentos. Enquanto o recurso de “compartilhamento e colaboração” permite o envio de arquivos para usuários externos, favorecendo o contato com clientes e parceiros da empresa.

Outra exclusividade do Keeva é o recurso de notificações.  Com esta funcionalidade o usuário recebe alertas sobre os vencimentos de documentos e a inclusão de novos arquivos. Além disso, ela avisa quando um documento corresponde às especificações de busca ou é mencionado em algum comentário.

Outras funcionalidades do Keeva que otimizam o fluxo de tarefas

Captura

As funcionalidades de captura facilitam o fluxo documental, pois tornam os processos de recebimento e armazenamento de informações muito mais prático. Para incluir, enviar e criar documentos no Keeva é simples: basta arrastar os arquivos para a interface do software ou escolhê-los diretamente na barra de “upload”.

Além disso, é possível importar documentos do Dropbox ou de uma página da internet, através da cópia da URL.  

Organização

A quantidade de pastas pode tornar a organização de arquivos complicada e pouco eficiente. Por isso, o Keeva organiza automaticamente os documentos para facilitar o processo de identificação dos arquivos.

Assim, o software sugere quais são os documentos relacionados aos termos de busca inseridos. O que reduz o tempo gasto na análise manual de arquivos em diversos diretórios.

Busca

Na função de busca, o Keeva analisa as regras de permissão de acesso definidas e só sugere os documentos que cada usuário pode acessar.

Os documentos são preservados e mantidos desta forma para a máxima segurança das informações. Seja contra invasões de hackers ou mesmo para o sigilo de dados estratégicos da empresa entre seu público interno.

Como criar um Workflow no Keeva

Descubra como fazer um sistema de workflow no Keeva seguindo este passo a passo:

1. Crie um novo workflow

Antes de tudo, vale lembrar que apenas usuários com o perfil “administrador” podem realizar a configuração de Workflow no Keeva. O primeiro passo é clicar no ícone da ferramenta “gerenciar”; depois no botão “workflow”; e por fim na opção “novo workflow”.

2. Identifique seu novo workflow

O segundo passo é identificar o seu fluxo de trabalho dentro do sistema. Para isso, insira o nome adequado para o processo. E, no campo “Estado”, selecione se esse Workflow já vai iniciar funcionando (ATIVO) ou será criado, mas ativado apenas no momento desejado (INATIVO).

3. Defina as etapas do seu sistema de workflow

Selecione a opção “+ Etapa” para criar uma etapa de funcionamento/direcionamento desse fluxo.

4. Identifique a etapa

Nomeie a etapa em questão. E em “Critério de aprovação”, defina se ela irá precisar da aprovação de TODOS (todos os usuários envolvidos) ou de QUALQUER UM (pelo menos um dos usuários envolvidos).

5. Delegue as tarefas

Selecione os usuários responsáveis pela execução dessa etapa. Em “+ Destinatários”, escolha um ou mais usuários que irão receber e atender a essa etapa. O sistema abrirá uma tela com a lista de todos os usuários do Keeva. Selecione os desejados e em seguida, clique em SALVAR.

IMPORTANTE: os usuários que forem atender a uma etapa do WORKFLOW deverão ter permissão de EDITAR no perfil de usuários. Pois, do contrário, eles não conseguirão aprovar ou reprovar documentos.

6. Controle o tempo

Defina o “Prazo de Execução” que o(s) usuário(s) deve(m) cumprir para realização dessa etapa (em dias, horas ou minutos).

7. Escolha o “Tipo de Documento” que será utilizado

Desta maneira, toda vez que qualquer usuário inserir e identificar um documento como o Tipo de Documento em questão, ele vai seguir a sequência de etapas definidas no Workflow.

Isso ocorre independentemente de o usuário que inserir e identificar o documento participar do Workflow em questão ou somente tenha que tomar alguma ação adicional para que o documento siga o fluxo definido.

8. Crie filtros condicionais para o seu workflow

Tal funcionalidade serve para avaliar se determinado documento deve ou não seguir o fluxo definido. Esse filtro é baseado nos campos de índices definidos no TIPO DE DOCUMENTO.

No exemplo abaixo (Tipo de documento: Nota Fiscal Eletrônica) poderíamos definir que o documento só entraria no fluxo se no índice CNPJ ou CPF fosse um número específico. Ou se a Data de Emissão fosse uma data específica (exata, anterior ou posterior). Ou se o valor fosse um valor específico (exato, inferior ou superior).

Segue um exemplo de Filtro por um CNPJ específico. Neste caso, somente as NOTAS contendo esse CNPJ descrito no filtro entrariam no fluxo definido.

9. Por fim é só clicar em SALVAR.

Esses são os passos para a criação de uma etapa. Caso esse mesmo documento precise seguir para outro destino é só definir novas etapas, clicando em “+ Etapa” e repetir os processos descritos anteriormente. Os únicos parâmetros que não poderão ser alterados nas próximas etapas são Tipo de Documento e Filtro.

O(s) usuário(s) administrador(es) podem realizar alterações no Workflow a qualquer momento. Podem trocar os usuários envolvidos, alterar os prazos e critérios de aprovação, assim como adicionar ou remover etapas.

Acompanhe a efetividade do seu Sistema de Workflow

Agora não tem desculpa. Com seu sistema de workflow no Keeva ficou muito mais fácil acompanhar e avaliar o desempenho de cada membro da sua equipe, em cada etapa do seu processo de trabalho. Então aproveite para identificar oportunidades, sugerir melhorias e potencializar os resultados da sua empresa!

Para mais dicas de planejamento e produtividade, veja também:

Como fazer uma Análise Swot no Planejamento Estratégico Empresarial

Descomplique seu Controle Financeiro com o Keeva

Os 10 Mandamentos do Escritório Produtivo

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Comentários

  1. Marcos Ribeiro disse:

    Bom dia.
    Tenho uma clinica médica de pequeno porte (02) médicos trabalhando e uma empresa de alugueis com 9 funcionarios. Gostaria de saber qual o custo para implantação do serviço de gerenciamento eletronico, para essas 2 empresas, custo individualizado, pois são empresas diferentes.
    Grato
    Marcos

    • Isaias Silva disse:

      Bom dia Marcos, tudo bem?

      Agradecemos pela visita ao blog.

      Entraremos em contato com o senhor via e-mail para mais informações sobre a implantação do Keeva, ok?

      Um abraço!

      Att;

      Equipe Keeva