Os 7 fatores que afetam a produtividade no trabalho

A produtividade no trabalho é identificada como a capacidade de execução ágil de processos e pela conclusão antecipada dos serviços.

Além de seguir Os 10 Mandamentos do Escritório Produtivo, é necessário unir agilidade e qualidade para, de fato, atingir produtividade que traga resultados de maneira consistente.

No entanto, existem alguns fatores que afetam a produtividade. E que podem ser prejudiciais para o alcance deste objetivo. Veja no infográfico a seguir.

Os 7 fatores que mais afetam a produtividade no trabalho

Processos manuais para organizar e localizar documentos

Você sabia que um executivo perde em média 4 semanas em um ano apenas procurando documentos?

É preciso facilitar o acesso rápido à informação, reduzindo o tempo empregado no processo de busca de documentos.

Com o uso de documentos digitais os processos são executados com mais agilidade e flexibilidade, algo extremamente importante para a eficácia do trabalho em equipe.

Portanto, digitalize os documentos e utilize um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos para automatizar a organização dos arquivos digitais e ter mais produtividade no trabalho.

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Execução aleatória dos processos

Um dos fatores que mais atrapalham a produtividade é o acúmulo de trabalho que muitas vezes é decorrente da falta de planejamento para a definição de prazos de conclusão dos processos.

Além disso, é necessário estabelecer uma agenda de serviços, indicando quais devem ser realizados com prioridade e quais devem ser finalizados com antecedência do prazo para que sejam revisados e também para evitar o retrabalho.

Má distribuição das funções e responsabilidades entre os colaboradores

A integração do trabalho em equipe é fundamental para o aumento da produtividade, porém é necessário distribuir as funções de forma estratégica entre os colaboradores para evitar que o processo decisório sofra solução de continuidade.

Assim, nenhum colaborador se sentirá “sobrecarregado” e poderá dedicar tempo e esforços para realizar suas atividades da melhor maneira possível.

Concentração de documentos em papel na mesa de trabalho

A falta de organização do ambiente de trabalho tira a concentração e pode até causar estresse.

Este é mais um motivo que ressalta a importância da digitalização para o aumento da produtividade, pois com acesso às informações em formato digital não será necessário retirar os documentos das pastas com frequência, o que ajuda a economizar tempo nos processos de localização e guarda dos arquivos.

Realizar a mesma tarefa “sem intervalos”

A gestão de tempo é um dos grandes segredos para a conquista de produtividade no trabalho.

O profissional deve dividir o tempo entre as atividades para evitar o cansaço mental e buscar inspirações para inovar na forma de atuar.

Portanto, a dica é fazer pequenas pausas na execução dos processos mais complexos para recarregar as energias (um intervalo para um café por exemplo) e ter mais disposição ao longo do expediente.

Distrações com mídias sociais

O acesso às mídias sociais durante o horário de trabalho prejudica a produtividade já que a maioria dos conteúdos divulgados são voltados para o entretenimento.

Utilização de canais únicos de comunicação

Dificuldades na comunicação interna também podem atrapalhar a produtividade, especialmente quando são necessárias aprovações para a continuidade dos processos.

Neste caso, o mais indicado é a utilização de ferramentas digitais para a troca de mensagens, como o Slack, por exemplo, para manter o equipe de trabalho integrada com mais dinamicidade.

  • O Keeva possui a funcionalidade de Mensageria, que facilita a troca de informações entre os usuários do sistema. Clique aqui para conferir mais detalhes!

Estes são os 7 fatores que mais afetam a produtividade no trabalho e que podem estar limitando direta ou indiretamente o crescimento da sua empresa.

E não se esqueça: para ter mais produtividade é preciso realizar os processos em menor tempo, portanto, invista em tecnologia e automatize processos gerenciais!

Leia também o artigo “3 dicas infalíveis para aumentar a produtividade no escritório” e otimize seus resultados com mais praticidade!

Continue acompanhando nossas publicações para saber mais sobre Gerenciamento Eletrônico de Documentos e deixe seu comentário caso tenha alguma dúvida sobre este artigo ou sugestão para os próximos conteúdos.

Até a próxima!

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