Estratégias para a preservação de documentos digitais
por Isaias Silva,
Após digitalizar os documentos é muito importante definir estratégias de preservação e gerenciamento que proporcionem agilidade na localização das informações.
Em muitos casos, os documentos digitais ficam salvos em computadores que são utilizados por mais de uma pessoa, e portanto, suscetíveis a exclusões acidentais e compartilhamentos indevidos.
Por isso, preparamos este artigo que relaciona procedimentos e soluções para a preservação de documentos digitais visando a segurança e a organização das informações de forma prática e segura!
(Imagem: Freepik)
Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)
A preservação de documentos digitais está relacionada aos processos de armazenamento, organização e controle de acesso, que garantem acessibilidade às informações de forma ágil e segura.
O GED é uma solução que reúne tecnologias responsáveis pela organização e preservação de documentos, protegendo o acesso às informações para que não haja perdas e/ou extravios dos dados empresariais.
Em resumo, a escolha de um software GED é também uma decisão estratégica para a preservação de documentos digitais, pois além das funcionalidades que proporcionam o controle sobre o fluxo das informações gerenciadas, o sistema integra os processos de busca e distribuição de documentos com mais dinamicidade.
As funcionalidades do Keeva para a preservação de documentos digitais
A solução Keeva para o Gerenciamento Eletrônico de Documentos contém todos os recursos necessários para que as empresas preservem informações de maneira eficiente.
Dentre elas , podemos citar “As regras de permissionamento do Keeva”, aplicadas para restringir o acesso aos documentos de acordo com as determinações do administrador do sistema, que poderá definir “quem” pode visualizar e/ou editar documentos no Keeva.
Assim , é possível estabelecer níveis de acessos para cada usuário do sistema, uma forma de preservar os documentos contra compartilhamentos indevidos e também de garantir mais tranquilidade aos gestores quanto aos cuidados de uso das informações da empresa.
Há também o “Controle de versões”, que mantém o histórico dos documentos.
Esta é uma funcionalidade de extrema importância para a preservação de documentos digitais que permite a checagem de informações de maneira ágil e assertiva, além de auxiliar na tomada de decisões e de registrar as alterações necessárias para a versão final de um documento.
Aproveite estas e outras funcionalidades da solução Keeva para preservar seus documentos e mantenha as informações da sua empresa protegidas em um sistema que oferece praticidade de uso e facilita o trabalho colaborativo para que seja possível aumentar a produtividade na execução dos processos administrativos.
Confira mais sobre Gerenciamento Eletrônico de Documentos lendo outros artigos em nosso blog e acesse o site do Keeva para conhecer mais detalhes das funcionalidades do software.
Até a próxima!
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