Organização profissional e organização pessoal: como fazer?

Organização pessoal e profissional(Imagem: Freepik)

Tanto a organização profissional, quanto a organização pessoal são assuntos extremamente relevantes. Essenciais para todos que desejam construir uma carreira de sucesso.

A capacidade de manter a agenda de compromissos sob controle é cada vez mais valorizada no mercado de trabalho. Afinal, ela reflete o comprometimento dos profissionais com a pontualidade na realização dos processos.

O equilíbrio entre a organização profissional e pessoal é um desafio para muitas pessoas. E exige a adoção de ferramentas e soluções que ajudam na gestão de tempo, conforme mostraremos neste artigo.

Acompanhe e veja como ter uma vida profissional mais organizada com o auxílio da tecnologia!

A importância da organização profissional e pessoal

Trabalhar com tranquilidade faz toda a diferença para a excelência dos resultados e o bem estar no ambiente empresarial.

Com a organização profissional e pessoal, os profissionais conseguem manter a concentração no trabalho com mais facilidade. Algo fundamental para a produtividade.

Em outras palavras, sem organização profissional e pessoal a qualidade do trabalho é prejudicada pela falta de planejamento. Além de outros fatores que mostraremos nos tópicos seguintes. Confira!

Planejamento

Organização é sinônimo de planejamento.

Portanto, antes de iniciar um projeto, pegue sua agenda e avalie a melhor forma de executá-lo. Considere sua disponibilidade e também as necessidades do cliente.

Além disso, você deve estar preparado(a) para imprevistos que podem atrasar os processos. Tenha no mínimo um “plano B” antes de definir uma estratégia de atuação.

Prazos

Sem prazos, sem controle.

A pontualidade é uma das principais características de uma pessoa organizada. Ela está relacionada ao controle de tempo dedicado a cada tarefa.

A definição de prazos para a conclusão dos processos é necessária para evitar o acúmulo de trabalho. Vale lembrar que existem soluções tecnológicas que auxiliam neste tipo de controle.

A solução Keeva para o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), por exemplo, mantém os documentos organizados de maneira prática. Além de possuir funcionalidades exclusivas como a Busca Salva, que facilita o controle de documentos com datas de vencimento, por exemplo.

Com a utilização deste software, os serviços de escritório podem ser realizados com agilidade e flexibilidade.

Assim você terá mais tempo para planejar sua rotina de trabalho e conseguirá padronizar a realização dos processos administrativos com o uso de um sistema GED como o Keeva.

Organização do local de trabalho

Agora, um dos fatores que mais influenciam a produtividade e, consequentemente, a organização pessoal e profissional: a organização do local de trabalho.

Em um escritório, por exemplo, o fluxo de informações é constante. Considerando que praticamente todos os trabalhos são realizados através da análise, processamento e/ou elaboração de documentos.

Com a utilização frequente de documentos em papel o tempo que é necessário para a localização manual dos documentos e, posteriormente, para a devolução dos mesmos em suas respectivas pastas, pode se tornar um complicador para manter o escritório organizado.

Por outro lado, com o uso de documentos digitais, as informações são localizadas e compartilhadas com rapidez a partir do uso de um software de GED como o Keeva.

Quanto à digitalização de documentos, os scanners profissionais apresentam vantagens de uso que favorecem a produtividade. Alguns exemplos disso são a digitalização automática da frente e do verso da folha e a Alimentação Automática de Documentos, que garantem velocidade para digitalizar dezenas de folhas em poucos minutos.

Dessa forma, fica fácil manter a mesa de trabalho organizada e garantir um ambiente mais produtivo de maneira consistente.

Organização pessoal e profissional(Imagem: Freepik)

Conclusão

A organização pessoal e profissional abrange diversos aspectos relacionados aos hábitos e aos métodos que utilizamos para exercer e controlar os compromissos da rotina de trabalho.

Simplificar a execução das tarefas do cotidiano é o caminho para uma vida profissional mais organizada e produtiva. Algo possível com a utilização de ferramentas e soluções tecnológicas para a automação de processos, como o Keeva, por exemplo.

Assim você terá mais tempo para produzir com qualidade e planejar as próximas investidas em sua carreira. Equilibrando sua organização profissional e pessoal na busca por melhores oportunidades de crescimento em sua área de atuação.

Até a próxima!

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