Organização de documentos físicos e digitais
por Isaias Silva,
A gestão de documentos da sua empresa é feita da melhor maneira possível? A organização de documentos físicos e digitais é fundamental para a excelência na execução dos processos.
Porém, muitas empresas encontram dificuldades na aplicação dos procedimentos e sistemas de guarda e controle de documentos. E, com isso, não conseguem estabelecer uma política de organização eficiente.
Nesse artigo, vamos explicar os principais cuidados que você deve ter com arquivos físicos e digitais. Além disso, mostraremos as vantagens da solução Keeva para o gerenciamento da informação. Acompanhe!
Imagem: Freepik.
Organização de documentos físicos e digitais
Como está a organização dos documentos físicos e digitais da sua empresa?
Onde você tem guardado as informações do seu negócio? Em pastas de um arquivo físico? Em um servidor local? Em um servidor na nuvem?
É importante manter os documentos sempre organizados. Porém, essa tarefa fica um pouco difícil com o volume diário de trabalho e o tempo cada vez mais reduzido. A organização documental se torna um desafio e isso pode interferir na boa execução dos processos.
Portanto, confira nos tópicos a seguir as práticas mais indicadas para organizar documentos físicos. E saiba como controlar os documentos digitais com eficiência utilizando a solução de GED Keeva!
Como arquivar documentos Físicos
A organização de documentos em papel deve considerar a disponibilidade de espaço físico e a distribuição estratégica dos documentos nas pastas.
Primeiro é necessário classificar os documentos para facilitar os processos de arquivamento, indexação, controle da tabela de temporalidade e localização.
Confira algumas sugestões para manter os documentos físicos organizados:
- Políticas de acesso: oriente os colaboradores sobre a necessidade de manter os documentos organizados.
- Cuidado com o acúmulo de documentos: para tanto é necessário ter uma política de retenção de documentos. Se ainda assim estiver faltando espaço para guardar os documentos é hora de verificar se realmente todos devem permanecer arquivados.
- Evite guardá-los na posição horizontal: empilhar os documentos não é a prática de organização mais adequada. Prefira mantê-los enfileirados e coloque etiquetas nas lombadas das pastas para identificá-las.
Como fazer um arquivo digital de documentos
Para organizar documentos digitais com facilidade a melhor solução é o uso de um software de GED, que funciona como um servidor de arquivos na nuvem, com algumas funções complementares.
A solução de GED Keeva contém funcionalidades que otimizam a organização de documentos e com isso o usuário consegue localizar informações com agilidade, além de toda a segurança de acesso para controlar e proteger os documentos.
No Keeva os documentos são organizados sem a necessidade de pastas. É isso mesmo!
O usuário não precisa criar pastas e separar os documentos. Basta incluí-los no Keeva e utilizar a ProfX (barra de busca) para localizá-los.
Aliás, a praticidade para localizar os documentos gerenciados no sistema é justamente uma das principais vantagens do Keeva, o que faz toda a diferença para a produtividade.
Após o envio do documento para o Keeva é preciso identificá-lo. Se for uma nota fiscal, por exemplo, o usuário poderá utilizar como campos de índices informações como CNPJ, valor e data de emissão.
Esses índices é que serão utilizados posteriormente na ProfX (barra de busca) para a localização da nota fiscal no sistema.
Confira aqui para assistir o vídeo que ensina como identificar documentos no Keeva.
Resumindo: no Keeva as informações são organizadas de forma intuitiva e o usuário não precisa definir pastas para tipos diferentes de documentos.
Simples assim!
Essa é uma das vantagens do Keeva para a organização de documentos digitais.
Para descobrir mais vantagens, acesse o site www.keeva.io e confira como é prático gerenciar documentos com a nossa solução através dos vídeos publicados no Canal do Keeva no Youtube!
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O Keeva é um software DESKTOP? Pode trabalhar em rede ou é na Nuvem??
Precisa instalar um banco de dados? Ou vem nele?
Como é feito as indexações?
Dá pra indexar com campos já estruturados? Tipo um documento com CPF sempre no mesmo campo, entendeu?
Olá Paulo, tudo bem? Obrigado pelas perguntas!
O Keeva é um aplicativo web que roda na nuvem e não é necessário instalar um banco de dados. O espaço de armazenamento varia de acordo com o plano, e estas informações podem ser encontradas no site http://keeva.io . As indexações funcionam por atribuição após o upload ou previamente por importação em lote, dependendo também do tipo de plano.
Gostaria de tirar mais alguma dúvida? Posso pedir para que um de nossos especialistas entre em contato contigo via e-mail?
Abraços!
Olá esses planos pagos são mensais? Não esta especificando isso no site!
Olá Gilmar, tudo bem? Sim, os planos do Keeva são mensais. Nossa equipe comercial entrará em contato para esclarecer melhor suas dúvidas e apresentar soluções que correspondam às suas necessidades.