Organização de documentos físicos e digitais
por Isaias Silva,
A gestão de documentos da sua empresa é feita da melhor maneira possível? A organização de documentos físicos e digitais é fundamental para a excelência na execução dos processos.
Porém, muitas empresas encontram dificuldades na aplicação dos procedimentos e sistemas de guarda e controle de documentos. E, com isso, não conseguem estabelecer uma política de organização eficiente.
Nesse artigo, vamos explicar os principais cuidados que você deve ter com arquivos físicos e digitais. Além disso, mostraremos as vantagens da solução Keeva para o gerenciamento da informação. Acompanhe!
Imagem: Freepik.
Organização de documentos físicos e digitais
Como está a organização dos documentos físicos e digitais da sua empresa?
Onde você tem guardado as informações do seu negócio? Em pastas de um arquivo físico? Em um servidor local? Em um servidor na nuvem?
É importante manter os documentos sempre organizados. Porém, essa tarefa fica um pouco difícil com o volume diário de trabalho e o tempo cada vez mais reduzido. A organização documental se torna um desafio e isso pode interferir na boa execução dos processos.
Portanto, confira nos tópicos a seguir as práticas mais indicadas para organizar documentos físicos. E saiba como controlar os documentos digitais com eficiência utilizando a solução de GED Keeva!
Como arquivar documentos Físicos
A organização de documentos em papel deve considerar a disponibilidade de espaço físico e a distribuição estratégica dos documentos nas pastas.
Primeiro é necessário classificar os documentos para facilitar os processos de arquivamento, indexação, controle da tabela de temporalidade e localização.
Confira algumas sugestões para manter os documentos físicos organizados:
- Políticas de acesso: oriente os colaboradores sobre a necessidade de manter os documentos organizados.
- Cuidado com o acúmulo de documentos: para tanto é necessário ter uma política de retenção de documentos. Se ainda assim estiver faltando espaço para guardar os documentos é hora de verificar se realmente todos devem permanecer arquivados.
- Evite guardá-los na posição horizontal: empilhar os documentos não é a prática de organização mais adequada. Prefira mantê-los enfileirados e coloque etiquetas nas lombadas das pastas para identificá-las.
Como fazer um arquivo digital de documentos
Para organizar documentos digitais com facilidade a melhor solução é o uso de um software de GED, que funciona como um servidor de arquivos na nuvem, com algumas funções complementares.
A solução de GED Keeva contém funcionalidades que otimizam a organização de documentos e com isso o usuário consegue localizar informações com agilidade, além de toda a segurança de acesso para controlar e proteger os documentos.
No Keeva os documentos são organizados sem a necessidade de pastas. É isso mesmo!
O usuário não precisa criar pastas e separar os documentos. Basta incluí-los no Keeva e utilizar a ProfX (barra de busca) para localizá-los.
Aliás, a praticidade para localizar os documentos gerenciados no sistema é justamente uma das principais vantagens do Keeva, o que faz toda a diferença para a produtividade.
Após o envio do documento para o Keeva é preciso identificá-lo. Se for uma nota fiscal, por exemplo, o usuário poderá utilizar como campos de índices informações como CNPJ, valor e data de emissão.
Esses índices é que serão utilizados posteriormente na ProfX (barra de busca) para a localização da nota fiscal no sistema.
Confira aqui para assistir o vídeo que ensina como identificar documentos no Keeva.
Resumindo: no Keeva as informações são organizadas de forma intuitiva e o usuário não precisa definir pastas para tipos diferentes de documentos.
Simples assim!
Essa é uma das vantagens do Keeva para a organização de documentos digitais.
Para descobrir mais vantagens, acesse o site www.keeva.io e confira como é prático gerenciar documentos com a nossa solução através dos vídeos publicados no Canal do Keeva no Youtube!
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