GED: aumentando a produtividade com a organização dos documentos digitais

por Isaias Silva, 10 de julho de 2017

O acúmulo de papel na mesa de trabalho é um dos problemas mais comuns nos escritórios e muitas empresas não sabem como solucioná-lo de forma rápida e eficaz.

Além de desestimulante, é muito arriscado manter os documentos impressos em locais de livre acesso, considerando as possibilidades de perdas, extravios e até mesmo acidentes que podem prejudicar a legibilidade das informações.

Mas existe uma alternativa tecnológica muito prática e segura que chegou para resolver definitivamente esse tipo de situação e nós vamos apresentá-la a você nesta publicação.

Falaremos sobre como o GED aumenta incrivelmente a produtividade e garante a organização dos documentos digitais, relacionado as funcionalidades e soluções deste tipo de software.

Acompanhe e veja todas as vantagens de investir na gestão eletrônica dos seus documentos!

Qual o segredo para aumentar a produtividade?

Quando o assunto é “produtividade”, não há dúvidas: todos querem aumentá-la, mas nem todos conhecem as soluções que, de fato, promovem a otimização dos resultados organizacionais.

Na prática, a produtividade é verificada através da eficiência com a qual os serviços são realizados, visando não apenas lucros financeiros, mas também a redução de custos operacionais e a padronização da qualidade de atendimento ao cliente.

A gestão do tempo é o grande segredo para aumentar a produtividade, porém, não basta “produzir mais em menos tempo”, pensando somente nos números de produtos entregues no mercado.

Uma empresa consegue ser mais produtiva quando une agilidade e compromisso com a satisfação dos clientes em todas as etapas do planejamento estratégico, e isso é possível com a integração de sistemas que garantem a organização dos documentos digitais e o acesso rápido à informação por meio de computadores e dispositivos móveis.

A organização dos documentos digitais

Manter a organização dos documentos digitais também é uma função gerencial que faz toda a diferença para o aumento da produtividade nos serviços de escritório.

O acúmulo de arquivos nas pastas sem qualquer tipo de classificação é um dos problemas mais recorrentes nas empresas que digitalizam dezenas (ou mesmo centenas) de documentos diariamente, algo que ocorre por diversos motivos, tais como:

• Falta de padronização: quando os funcionários responsáveis pela gestão documental realizam a organização de arquivos digitais seguindo seus próprios critérios de arquivamento;

• Identificação errônea dos documentos: nomear arquivos de forma incompleta (abreviações) ou com números, o que dificulta (e muito) a identificação;

• Subpastas: os documentos ficam espalhados em diversas pastas, e assim, é preciso ter muita paciência para localizá-los se não estiverem salvos com os nomes corretos;

• Arquivos na área de trabalho: além da desorganização (visualmente falando), a segurança dos documentos salvos na área de trabalho estará diretamente ameaçada se o computador for utilizado por duas ou mais pessoas;

• Pastas generalizadas: arquivos em PDF (e demais extensões), áudios, imagens e vídeos, todos juntos em uma mesma pasta: um dos erros mais comuns da gestão eletrônica de documentos.

Será que você está organizando corretamente seus arquivos digitais? (Imagem: Freepik)

Para evitar atrasos na localização dos arquivos digitais, o primeiro passo é armazená-los seguindo boas práticas para digitalização de documentos, tendo como ponto mais importante a escolha do software que manterá as informações protegidas e relacionadas em listas de assuntos (indexação).

Assim, é possível investir corretamente na organização dos documentos digitais de forma simples, eficaz e inteligente, tanto para a economia de custos com processos administrativos, como também para o alcance de resultados otimizados que valorizem a competitividade das empresas em seus respectivos segmentos de atuação.

A solução GED

O gerenciamento eletrônico de documentos resolve diversos problemas que impedem o aumento da produtividade nas atividades desenvolvidas em um escritório, independente do tipo de negócio.

A solução de GED Keeva possui todos os recursos necessários para que o usuário assuma o controle das informações gerenciais e não perca tempo com a organização dos documentos digitais.

Primeiro: com o Keeva, não é preciso colocar os documentos em várias pastas. Basta adicioná-los ao software e conferir as sugestões que o sistema fará de acordo com o tipo de arquivo identificado.

Aumentando a produtividade com o GED

E o funcionamento deste recurso é muito simples: o Keeva fará o reconhecimento das informações contidas em cada documento, e logo na sequência, mostrará uma tela de confirmação.

Se o tipo de documento sugerido pelo software estiver correto, basta seguir as etapas de preenchimento dos campos de índice e finalizar o procedimento!

Dessa forma, a identificação dos documentos será muito mais rápida, pois o Keeva conta com uma barra de pesquisas intuitiva e apresenta rapidamente os arquivos que possuem algum tipo de relação com os termos de busca utilizados.

Ao digitar o nome de um funcionário, por exemplo, serão disponibilizados documentos relacionados a ele, tais como ficha de cadastro, currículo, contrato e exames médicos.

Além disso, o recurso “controle de versões” mantém o histórico de alterações nos documentos, algo fundamental para que sejam evitadas fraudes e modificações que não foram autorizadas pela gerência.

Gerencie seus documentos com o Keeva e tenha mais tempo para produzir! (Imagem: Freepik)

Vale lembrar que o Keeva analisa as regras de permissionamento de cada usuário antes de apresentar os resultados de busca, protegendo as informações e garantindo a organização dos documentos digitais de forma prática, ágil e abrangente.

Mude sua estratégia de gestão documental e tenha mais produtividade com a solução de GED Keeva!

Para saber mais detalhes sobre os benefícios do nosso software, clique aqui e envie sua pergunta no campo de comentários logo abaixo se precisar de outros detalhes quanto ao funcionamento do sistema.

Por hoje é só!

Obrigado pela companhia. Contamos com a sua participação em nossa próxima postagem!

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