Indexação de documentos: pastas x índices.
por Pâmela Carvalho,
Quer se livrar das pastas?
Seja em um arquivo físico ou no próprio computador, a maioria das pessoas tem o costume de armazenar documentos em pastas. O que muitos não sabem, é que existem outros métodos de organização de documentos que podem ser bem mais práticos, seguros e efetivos. Um destes métodos é a indexação, ou organização por sistema de índice.
Todo sistema de armazenamento, até mesmo em pastas, exige algum tipo de indexação. Porém, a indexação que trataremos aqui é uma indexação sistêmica, característica de softwares de gerenciamento eletrônico de documentos (GED). Neste artigo, você vai entender como ela funciona e quais são as suas vantagens.
Como funciona a indexação sistêmica?
Este tipo de indexação ocorre por meio de um sistema mais completo, que permite realizar uma identificação detalhada de cada documento armazenado.
Você não divide os documentos em compartimentos, eles são individualmente identificados e classificados de acordo com suas respectivas características. Seriam os chamados índices.
Desta maneira, na hora da busca, você não precisará ficar abrindo pastas para encontrar seu arquivo. Basta digitar alguma de suas características ou informações e o sistema irá encontrá-lo automaticamente.
Vantagens da indexação
Confira aqui as principais vantagens deste método de organização de documentos, em relação ao tradicional armazenamento em pastas:
| ARMAZENAMENTO EM PASTAS | SISTEMA DE ÍNDICES/ INDEXAÇÃO | |
| VELOCIDADE DE BUSCA | Demorada. Para encontrar um documento é preciso localizar a pasta e na sequência identificar o documento. | Rápida. Basta digitar alguma característica ou informação específica, que o sistema sugere o documento correspondente. |
| SEGURANÇA | Risco de confusão e perda de documentos. | Se o software de GED for confiável e oferecer o recurso de armazenamento na nuvem, ele irá garantir maior segurança das informações. |
| ECONOMIA | Quando faz-se uso do arquivo físico, a quantidade de gasto com papel para impressão é bem alta. | Quando gerência-se a maior parte dos documentos em formato digital, os custos com material de escritório reduzem significativamente. |
Existem ainda softwares que fornecem algumas funcionalidades adicionais. O Keeva, por exemplo, integra seu processo de busca com um sistema de permissionamento. Ou seja, é possível definir a quais tipos de documentos cada usuário terá acesso.
Feito isso, quando determinado usuário realizar uma busca, o sistema só irá encontrar e sugerir documentos que se adequem ao seu perfil de acesso.
E aí, tá esperando o que? Livre-se das pastas e simplifique o arquivo e a organização de documentos. Experimente o Keeva.
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