Indexação de documentos: O que é? Qual a sua importância?

Ninguém gosta de perder tempo procurando documentos arquivados, não é mesmo? Por isso é tão importante entender o que é indexação de documentos.

Seja nas pastas físicas ou no próprio computador, quanto mais rápida for a identificação do processo, mais eficiente será a execução das atividades. Que, por sua vez, demandam a análise de informações documentadas ao longo do tempo de operação da empresa.

E por falar em rapidez na localização dos documentos, você sabe qual a importância da indexação de documentos? E quais são os benefícios que ela proporciona para o bom desempenho dos serviços de escritório?

Pois é justamente sobre esse assunto que vamos falar hoje. 

Homem no escritório artigo indexação de documentosSaiba tudo sobre a indexação de documentos em mais um artigo exclusivo do Blog do Keeva!

O que é indexar?

Bom, este pode ser um termo novo para muitas pessoas. Porém, é um dos mais importantes quando o assunto é GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).

Indexar é a ação que alguns sistemas realizam para deixar os arquivos “organizados através de índices”. A qual facilita o acesso rápido à informação e favorece a organização dos documentos digitais.

Ou seja, a indexação de documentos é uma das funções primordiais para a eficácia na gestão de arquivos eletrônicos. Afinal, ela evita que o usuário perca tempo pesquisando em várias pastas, por algo que pode ser localizado em poucos segundos.

Basta digitar o nome do arquivo ou algum termo a ele relacionado no campo de buscas e pronto. O sistema apresentará então resultados segmentados e otimizados. O que, consequentemente, gera ganhos incríveis de produtividade na conclusão de tarefas administrativas.

A importância da indexação de documentos arquivados

O volume de papéis utilizados como meio de circulação de informações nas empresas pode ser reduzido drasticamente com a digitalização de documentos. Porém, é importante garantir um espaço virtual seguro para armazenar os arquivos e disponibilizá-los aos integrantes da equipe de trabalho. Deve-se evitar riscos de invasões e extravios na internet.

A conversão dos documentos impressos para o formato eletrônico promove agilidade na consulta de dados no computador e nos dispositivos móveis. Entretanto, é necessário manter os arquivos ordenados de acordo com o tipo ou assunto. Essa é uma forma de “agrupar” os processos que possuem algum grau de relação.

A importância da indexação de documentos abrange a necessidade de manter os arquivos em um software seguro e de organizá-los de forma automática. O objetivo é fazer com que os resultados de busca sejam intuitivos e apresentem os documentos que o usuário realmente quer e precisa consultar.

keeva22Tenha mais agilidade na identificação dos seus arquivos com a solução de GED Keeva!

É essencial avaliar esse recurso antes da escolha do software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos ideal.

A solução de GED Keeva oferece os principais recursos que garantem toda a eficácia da indexação de documentos para buscas rápidas e assertivas.

Benefícios da indexação de documentos

Agora que você já sabe o que é indexação e qual sua importância no processo de gestão dos documentos, está na hora de conhecer os principais benefícios oferecidos por este recurso com o uso do software GED Keeva:

Buscas intuitivas, rápidas e otimizadas

Não é preciso inserir muitos termos na barra de busca para encontrar um documento.

Basta informar o nome ou o tipo do arquivo (certidão, contrato, comprovante, etc) e o software apresentará instantaneamente os documentos correspondentes.

Os documentos são organizados no próprio Keeva

Elimine a quantidade de pastas no computador!

O Keeva auxilia no preenchimento dos campos de índices, fazendo sugestões de acordo com os termos de busca informados pelo usuário. Isso facilita ainda mais a identificação dos documentos, pois permite que ela seja realizada em poucos cliques.

A indexação e as regras de permissionamento funcionam juntas 

Não se preocupe com a segurança dos documentos ao utilizar o Keeva.

Sempre que algum usuário do sistema digitar qualquer termo na barra de busca, o software fará as sugestões de arquivos considerando as regras de permissionamento. Ele disponibilizará somente os documentos com o tipo e índices que o usuário em questão puder acessar.

Todos esses benefícios provém das possibilidades de compartilhamento e de acesso aos documentos digitais. E são fundamentais para a construção de um ambiente de trabalho mais dinâmico, ágil e cooperativo. 

Garanta a qualidade na prestação dos serviços do seu escritório com o recurso de indexação de documentos da solução de GED Keeva. E veja como é possível reduzir simultaneamente tempo e custos administrativos com a gestão de arquivos eletrônicos.

Para conferir mais dicas e informações sobre esse assunto, não deixe de acessar nossos artigos. Ou entre em contato conosco se desejar mais detalhes sobre como implantar o GED Keeva em sua empresa!

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Comentários

  1. argean alves disse:

    versao demo para aprender ??

    • Isaias Silva disse:

      Bom dia Argean!

      Entraremos em contato para te explicar mais detalhes sobre a solução de GED Keeva, tudo bem?

      Agradecemos pela visita em nosso blog.

      Continue conosco e confira mais conteúdos sobre gestão eletrônica de documentos.

      Um abraço!