Importância do GED: porquê não deixar suas informações “presas no papel”

A agilidade no atendimento é um dos fatores mais importantes para o bom relacionamento entre as empresas e seus clientes.

Hoje, o ritmo de trabalho nos escritórios exige que os profissionais atuem com presteza em função da demanda de serviços, das necessidades dos clientes e da adequação dos processos que estão cada vez mais dinâmicos e integrados graças à tecnologia.

E para garantir a agilidade na execução dos serviços, é imprescindível facilitar o acesso às informações por meio da digitalização dos documentos, inclusive para que a empresa possa ampliar as opções de atendimento aos clientes na modalidade on-line.

Neste artigo, vamos apresentar os principais motivos para não deixar as informações “presas no papel” e destacar a importância do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) para o aumento da produtividade. Acompanhe!

Utilize o sistema GED Keeva e gerencie seus documentos!(Imagem: Freepik).

Importância do GED: Por que não deixar as informações da sua empresa “presas no papel”

Segurança das informações

Crie cópias digitais dos documentos e garanta a segurança do acervo de informações da sua empresa.

Essa será a melhor solução para evitar transtornos decorrentes de perdas, extravios e danificações em documentos importantes para a regularidade e controle dos serviços prestados.

Facilidade de uso e compartilhamento

Agilize a execução dos processos mantendo os documentos disponíveis em formato digital.

Desta forma, o tempo de localização dos documentos será reduzido e não haverá necessidade de deslocamento até a área dos arquivos, o que garante maior flexibilidade de atendimento e melhor rendimento dos profissionais que atuam em departamentos como RH, financeiro, suprimentos e etc.

Melhor aproveitamento do espaço físico do escritório

Reduza a quantidade de impressões de documentos e otimize o espaço destinado à guarda de documentos.

Mantenha somente os documentos essenciais armazenados nas pastas. Assim, você evita o acúmulo de documentos em papel e pode diminuir a quantidade de caixas e armários destinadas ao arquivo de documentos em seu escritório.

Economia de insumos de escritório

Digitalize os documentos e reduza custos com materiais de escritório.

Envie cópias digitais dos documentos para sua equipe de trabalho e deixe para imprimir somente os processos que demandam assinaturas e análises técnicas.

Além do fator “econômico”, a redução de insumos utilizados para a impresimportância do gedsão de documentos é uma ação que fortalece o compromisso das empresas com a responsabilidade ambiental por meio do uso consciente do papel nos trabalhos administrativos.

Informações na sua mão com Keeva(Imagem: Freepik).

Mais organização e produtividade

Utilize o Keeva e organize seus documentos com mais praticidade.

Com a solução Keeva para Gerenciamento Eletrônico de Documentos, você poderá compartilhar documentos com facilidade, controlar o nível de acesso de cada usuário e acompanhar o histórico de alterações nos documentos através das notificações emitidas pelo software.

Neste contexto a importância do GED é não deixar as informações da sua empresa presas no papel, além de favorecer o aumento da produtividade, também garante a organização dos documentos.

Para saber mais, leia o artigo “3 dicas infalíveis para aumentar a produtividade no escritório” e conheça outras ações que você pode adotar para melhorar a performance da sua empresa no mercado!

Esperamos que você tenha gostado deste artigo!

Siga nossas dicas e entre em contato conosco através do campo de comentários logo abaixo para tirar dúvidas ou sugerir temas que você gostaria de conferir aqui no blog.

Até a próxima!

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Comentários

  1. paulo leite disse:

    O Keeva é um software DESKTOP? Pode trabalhar em rede ou é na Nuvem??
    Precisa instalar um banco de dados? Ou vem nele?
    Como é feito as indexações?
    Dá pra indexar com campos já estruturados? Tipo um documento com CPF sempre no mesmo campo, entendeu?

    • Wallace Moura disse:

      Olá Paulo, tudo bem? Obrigado pelas perguntas!
      O Keeva é um aplicativo web que roda na nuvem e não é necessário instalar um banco de dados. O espaço de armazenamento varia de acordo com o plano, e estas informações podem ser encontradas no site http://keeva.io . As indexações funcionam por atribuição após o upload ou previamente por importação em lote, dependendo também do tipo de plano.

      Gostaria de tirar mais alguma dúvida? Posso pedir para que um de nossos especialistas entre em contato contigo via e-mail?

      Abraços!

  2. Gilmar disse:

    Olá esses planos pagos são mensais? Não esta especificando isso no site!

    • Pâmela Carvalho disse:

      Olá Gilmar, tudo bem? Sim, os planos do Keeva são mensais. Nossa equipe comercial entrará em contato para esclarecer melhor suas dúvidas e apresentar soluções que correspondam às suas necessidades.