Importância do GED: porquê não deixar suas informações “presas no papel”

A agilidade no atendimento é um dos fatores mais importantes para o bom relacionamento entre as empresas e seus clientes.

Hoje, o ritmo de trabalho nos escritórios exige que os profissionais atuem com presteza em função da demanda de serviços, das necessidades dos clientes e da adequação dos processos que estão cada vez mais dinâmicos e integrados graças à tecnologia.

E para garantir a agilidade na execução dos serviços, é imprescindível facilitar o acesso às informações por meio da digitalização dos documentos, inclusive para que a empresa possa ampliar as opções de atendimento aos clientes na modalidade on-line.

Neste artigo, vamos apresentar os principais motivos para não deixar as informações “presas no papel” e destacar a importância do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) para o aumento da produtividade. Acompanhe!

Utilize o sistema GED Keeva e gerencie seus documentos!(Imagem: Freepik).

Importância do GED: Por que não deixar as informações da sua empresa “presas no papel”

Segurança das informações

Crie cópias digitais dos documentos e garanta a segurança do acervo de informações da sua empresa.

Essa será a melhor solução para evitar transtornos decorrentes de perdas, extravios e danificações em documentos importantes para a regularidade e controle dos serviços prestados.

Facilidade de uso e compartilhamento

Agilize a execução dos processos mantendo os documentos disponíveis em formato digital.

Desta forma, o tempo de localização dos documentos será reduzido e não haverá necessidade de deslocamento até a área dos arquivos, o que garante maior flexibilidade de atendimento e melhor rendimento dos profissionais que atuam em departamentos como RH, financeiro, suprimentos e etc.

Melhor aproveitamento do espaço físico do escritório

Reduza a quantidade de impressões de documentos e otimize o espaço destinado à guarda de documentos.

Mantenha somente os documentos essenciais armazenados nas pastas. Assim, você evita o acúmulo de documentos em papel e pode diminuir a quantidade de caixas e armários destinadas ao arquivo de documentos em seu escritório.

Economia de insumos de escritório

Digitalize os documentos e reduza custos com materiais de escritório.

Envie cópias digitais dos documentos para sua equipe de trabalho e deixe para imprimir somente os processos que demandam assinaturas e análises técnicas.

Além do fator “econômico”, a redução de insumos utilizados para a impresimportância do gedsão de documentos é uma ação que fortalece o compromisso das empresas com a responsabilidade ambiental por meio do uso consciente do papel nos trabalhos administrativos.

Informações na sua mão com Keeva(Imagem: Freepik).

Mais organização e produtividade

Utilize o Keeva e organize seus documentos com mais praticidade.

Com a solução Keeva para Gerenciamento Eletrônico de Documentos, você poderá compartilhar documentos com facilidade, controlar o nível de acesso de cada usuário e acompanhar o histórico de alterações nos documentos através das notificações emitidas pelo software.

Neste contexto a importância do GED é não deixar as informações da sua empresa presas no papel, além de favorecer o aumento da produtividade, também garante a organização dos documentos.

Para saber mais, leia o artigo “3 dicas infalíveis para aumentar a produtividade no escritório” e conheça outras ações que você pode adotar para melhorar a performance da sua empresa no mercado!

Esperamos que você tenha gostado deste artigo!

Siga nossas dicas e entre em contato conosco através do campo de comentários logo abaixo para tirar dúvidas ou sugerir temas que você gostaria de conferir aqui no blog.

Até a próxima!

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Comentários

  1. Marcos Ribeiro disse:

    Bom dia.
    Tenho uma clinica médica de pequeno porte (02) médicos trabalhando e uma empresa de alugueis com 9 funcionarios. Gostaria de saber qual o custo para implantação do serviço de gerenciamento eletronico, para essas 2 empresas, custo individualizado, pois são empresas diferentes.
    Grato
    Marcos

    • Isaias Silva disse:

      Bom dia Marcos, tudo bem?

      Agradecemos pela visita ao blog.

      Entraremos em contato com o senhor via e-mail para mais informações sobre a implantação do Keeva, ok?

      Um abraço!

      Att;

      Equipe Keeva