Ideias para facilitar o acesso à informação – e evitar perda de arquivos!

Na última reunião de planejamento, ficou decidido que Carlos – Coordenador de Projetos – ficaria encarregado de traçar uma estratégia para facilitar o acesso à informação na empresa.

Após a análise de aspectos como “projetos em andamento”, “organização documental” e “gestão de contratos”, os gestores identificaram a necessidade de otimizar a produtividade do departamento administrativo.

Agora, Carlos precisa avaliar os problemas na execução dessas atividades, conversar com os profissionais responsáveis e levantar ideias para tornar possível a meta definida.

Ideias para facilitar o acesso à informação

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Ideias para facilitar o acesso à informação

Identificando os problemas

No dia seguinte, Carlos começou a trabalhar na estratégia a partir de algumas informações que havia apresentado na reunião.

Ele sabia que a empresa enfrentava algumas dificuldades para gerenciar documentos físicos e digitais, mesmo utilizando um sistema próprio para o lançamento de notas fiscais, solicitações e aprovações de pedidos.

Em conversa com alguns funcionários que utilizavam diariamente o sistema, percebeu que nem todos dominavam as funcionalidades, e por isso, não conseguiam realizar os trabalhos da rotina administrativa conforme as demandas da empresa.

Assim, Carlos definiu como primeiro ponto da estratégia a implantação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos com interface dinâmica e funções objetivas, visando otimizar o tempo de execução das atividades e facilitar o acesso à informação.

Outro problema identificado foi a falta de controle na distribuição dos documentos. Era preciso garantir que alguns arquivos fossem visualizados por departamentos ou níveis hierárquicos, sendo essa uma forma de prevenir o acesso indevido aos conteúdos confidenciais.

Além disso, Carlos notou que não havia uma política de arquivamento para os documentos digitalizados, que eram salvos em pastas eletrônicas e que “se perdiam” em meio ao fluxo de arquivos adicionados diariamente em todos os departamentos.

Colhendo opiniões, críticas e sugestões

Carlos já tinha algumas ideias de como facilitar o acesso à informação, visando aumentar a produtividade do setor administrativo da empresa. Mas precisava consultar os funcionários que trabalhavam diretamente com o gerenciamento de documentos antes de tomar uma decisão.

A primeira consultada foi a Cíntia, do RH. Carlos perguntou se ela enfrentava alguma dificuldade para gerenciar as informações do setor. Depois, pediu sugestões de melhoria que pudessem ser aplicadas nas políticas de acesso aos arquivos da empresa.

Eu criei uma planilha para controlar os vencimentos dos exames periódicos e realizar as programações de férias, por exemplo. Como são muitos documentos de períodos diferentes, seria interessante poder localizar os arquivos por datas, termos ou assuntos relacionados, para buscas mais ágeis no acervo digital”.

Carlos também conversou com profissionais do departamento administrativo, do setor de compras, comercial e financeiro, que são os que mais produzem e processam documentos.

Apesar de estarem acostumados com o sistema utilizado na empresa, boa parte dos colaboradores alegou que o mesmo não é totalmente eficaz para a organização dos documentos, já que oferece funcionalidades que não se aplicam a todos os tipos de arquivos – somente notas fiscais e pedidos de compra.

Reunindo dados

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Levantando ideias

Carlos analisou todas as questões sobre a atual política de gerenciamento de arquivos da empresa e chegou à conclusão de que era preciso otimizar a organização dos documentos digitais.

Primeiro, identificou a necessidade de agilizar o processo de digitalização de documentos, até mesmo como forma de ressaltar a importância do registro digital para a preservação do patrimônio histórico da empresa.

Sendo assim, ele definiu a primeira ideia para facilitar o acesso à informação: garantir a digitalização de todos os documentos utilizados na execução dos serviços internos e externos.

A solução para estimular os profissionais a executarem essa tarefa foi a aquisição de um scanner profissional, que entre outras funcionalidades, digitaliza frente e verso da folha simultaneamente e possibilita gerar arquivos compactados, ou seja, que ocupam menos espaço no disco rígido.

A segunda ideia foi a contratação de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED – e o escolhido foi o Keeva.

Carlos queria uma solução que permitisse facilidade de acesso às informações e identificou essa funcionalidade no Keeva.

Ele achou interessante o fato do software armazenar informações sem a necessidade de pastas e também aprovou a dinâmica da barra de busca do sistema, que permite a localização de documentos a partir de citações ou termos que correspondem ao conteúdo pesquisado.

Por fim, e aproveitando que o sistema disponibiliza a configuração avançada de políticas de acesso, Carlos definiu que ele seria o responsável por administrar a conta do Keeva para facilitar o acesso à informação e determinar quais documentos seriam disponibilizados para cada departamento.

A estratégia funcionou?

Após três semanas de aplicação da estratégia, Carlos e os gestores da empresa realizaram uma reunião para juntos analisarem os resultados.

Começando pela produtividade: com a implantação do Keeva, foi possível agilizar a execução dos serviços administrativos, uma vez que o sistema permite a inclusão de diversos tipos de conteúdos: documentos em Word, PDF, imagens, áudios e vídeos, por exemplo, e possui um sistema de notificações, que facilita a localização de documentos correspondentes a uma “busca salva” (entenda como esse recurso funciona clicando aqui).

Além de facilitar o acesso à informação, o aumento da produtividade trouxe dinamicidade à rotina de trabalho. Alguns projetos que estavam parados foram retomados, como a produção da campanha institucional em comemoração aos 15 anos da empresa.

Houve também a melhora na organização dos documentos digitais, que agora estão armazenados e protegidos no mesmo local – o Keeva – e a otimização da gestão de contratos, especialmente com relação a programação nos casos de renovação e encerramento.

No geral, Carlos e os gestores concluíram que a estratégia aplicada para facilitar o acesso à informação supriu as necessidades da empresa e trouxe mais agilidade para o desenvolvimento das tarefas de diversos setores, refletindo no aumento da produtividade e na satisfação com os resultados obtidos.

E você? Também precisa facilitar o acesso à informação da sua empresa mas ainda não encontrou a solução?

Nesse caso, não deixe de conhecer as funcionalidades do Keeva e descubra como controlar diversos tipos de conteúdos digitais de maneira prática, ágil e extremamente segura.

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Um abraço e até a próxima!

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