3 dicas para uma boa gestão de documentos
por Isaias Silva,
Olá!
No artigo de hoje abordaremos um assunto muito pertinente para todas as empresas, mas que nem sempre é tratado com prioridade entre as atividades do cotidiano organizacional. Falaremos sobre a gestão de documentos e daremos dicas para que você consiga ter mais produtividade na consulta e no envio de dados em formato digital, tudo de maneira prática, rápida e muito segura.
Confira!
Saiba como realizar a gestão eletrônica de documentos da sua empresa.
A importância da boa gestão de documentos
Como você tem feito a gestão de documentos da sua empresa e quanto tempo você passa procurando processos em gavetas, pastas e caixas repletas de arquivos?
Talvez você ainda não tenha se atentado à essas questões, mas nós vamos te mostrar o quão fundamental é investir no gerenciamento de documentos e no uso de recursos tecnológicos que garantam o bom gerenciamento de informações com mais rapidez e dinamismo.
Ao implementar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, a empresa passa a usufruir de vantagens competitivas associadas à otimização dos processos, tanto pela redução do tempo gasto em pesquisas como também pelo aumento da produtividade a partir do uso de scanners profissionais.
Agora, confira as 3 dicas essenciais para uma boa gestão de documentos e saiba como melhorar o desempenho da sua empresa de maneira ampla e eficiente.
3 dicas para uma boa gestão de documentos
Segurança, organização e objetividade. Esses são os três conceitos que determinam uma boa gestão de documentos e que garantem vantagens competitivas às empresas, sobretudo para o alcance da redução de tempo e de custos com processos.
Veja as 3 dicas que preparamos para você atingir os melhores resultados com o gerenciamento documental e descubra como é possível controlar o fluxo de informações empresariais com ênfase na produtividade.
Preserve os documentos em formato digital
A tecnologia veio para facilitar diversos procedimentos burocráticos, inclusive quanto ao uso de documentos digitais nos processos de ordem administrativa ou jurídica.
Para investir em uma boa gestão de documentos é fundamental garantir a segurança, a organização e a objetividade, sendo que todas essas diretrizes direcionam para a preservação dos documentos em formato digital.
Ganhe tempo. Digitalize os documentos e preserve-os em formato digital!
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos corresponde ao uso combinado de tecnologias que permitem a realização de funções que facilitam o armazenamento, o controle e o envio de documentos de maneira prática e 100% segura.
Já o scanner será responsável por captar as imagens. Porém, é necessário o uso de modelos de scanner que otimizem os fluxos de trabalho e que possam ser facilmente integrados aos aplicativos corporativos, visando a máxima qualidade nesse tipo de ação.
Se você não sabe qual o tipo de scanner escolher para as tarefas de digitalização, clique aqui e confira uma lista com os modelos mais práticos e eficientes do mercado!
Reserve um local específico para a guarda dos documentos
Você certamente já perdeu muito tempo procurando por documentos quando mais precisava utilizá-los, não é mesmo?
Esse tipo de situação atrasa os processos e gera diversos transtornos na execução de atividades que demandam a parte documental com base no cumprimento de regras e de procedimentos empresariais padronizados.
Organize os documentos em pastas de acordo com o tipo. Exemplo: financeiro, administrativo, contratos, etc.
Portanto, reserve um espaço físico em sua empresa para a guarda de documentos após a digitalização e utilize estantes com trancas, caixas e pastas para manter os documentos separados e protegidos das ações do tempo.
Arquive os documentos mais antigos
Uma estratégia essencial para a boa gestão de documentos é seguir a ordem de emissão e relevância dos mesmos em função das necessidades cotidianas da empresa.
As fichas de registro de ex-funcionários, as planilhas mensais de custos e as cópias de recibos podem ser arquivadas, desde que tenham sido devidamente digitalizadas e mantidas em um software de gerenciamento de documentos.
Dessa forma, você otimiza a consulta de dados e documentos sem correr o risco de perder ou de danificar registros originais importantes quando estiver procurando por algum documento em seus arquivos.
Gostou do artigo?
Aproveite nossos conteúdos exclusivos sobre o gerenciamento eletrônico de documentos e tire todas as suas dúvidas com a gente! É só enviar seu comentário ou sugestão para a equipe de especialistas do Keeva no campo de comentários abaixo!
No próximo artigo, falaremos sobre a importância do acesso rápido à informação e como implantar esse conceito para evitar problemas relacionados ao dia a dia corporativo.
Até lá!
Artigos recentes
- Servidor de arquivos na nuvem: 4 vantagens para sua empresa
- Servidor de arquivos local: quais os riscos?
- Autenticação em dois fatores: segurança dobrada para seus documentos
- E-Book gratuito: o que é GED? E por que você precisa?
- Software para transportadora: onde guardar CTE's e outros documentos digitais
excelente texto!
Obrigado pela participação em nosso blog Wallace.
Um abraço!
Agradecemos pelo comentário Wallace.
Um abraço!
Excelente texto, parabéns!
Olá Luani!
Agradecemos sua participação no Blog do Keeva!
Se tiver alguma dúvida ou tiver sugestões de conteúdos, por favor, entre em contato conosco.
Um abraço!
Excelente texto, parabéns!