3 dicas para uma boa gestão de documentos
por Isaias Silva,
Olá!
No artigo de hoje abordaremos um assunto muito pertinente para todas as empresas, mas que nem sempre é tratado com prioridade entre as atividades do cotidiano organizacional. Falaremos sobre a gestão de documentos e daremos dicas para que você consiga ter mais produtividade na consulta e no envio de dados em formato digital, tudo de maneira prática, rápida e muito segura.
Confira!
Saiba como realizar a gestão eletrônica de documentos da sua empresa.
A importância da boa gestão de documentos
Como você tem feito a gestão de documentos da sua empresa e quanto tempo você passa procurando processos em gavetas, pastas e caixas repletas de arquivos?
Talvez você ainda não tenha se atentado à essas questões, mas nós vamos te mostrar o quão fundamental é investir no gerenciamento de documentos e no uso de recursos tecnológicos que garantam o bom gerenciamento de informações com mais rapidez e dinamismo.
Ao implementar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, a empresa passa a usufruir de vantagens competitivas associadas à otimização dos processos, tanto pela redução do tempo gasto em pesquisas como também pelo aumento da produtividade a partir do uso de scanners profissionais.
Agora, confira as 3 dicas essenciais para uma boa gestão de documentos e saiba como melhorar o desempenho da sua empresa de maneira ampla e eficiente.
3 dicas para uma boa gestão de documentos
Segurança, organização e objetividade. Esses são os três conceitos que determinam uma boa gestão de documentos e que garantem vantagens competitivas às empresas, sobretudo para o alcance da redução de tempo e de custos com processos.
Veja as 3 dicas que preparamos para você atingir os melhores resultados com o gerenciamento documental e descubra como é possível controlar o fluxo de informações empresariais com ênfase na produtividade.
Preserve os documentos em formato digital
A tecnologia veio para facilitar diversos procedimentos burocráticos, inclusive quanto ao uso de documentos digitais nos processos de ordem administrativa ou jurídica.
Para investir em uma boa gestão de documentos é fundamental garantir a segurança, a organização e a objetividade, sendo que todas essas diretrizes direcionam para a preservação dos documentos em formato digital.
Ganhe tempo. Digitalize os documentos e preserve-os em formato digital!
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos corresponde ao uso combinado de tecnologias que permitem a realização de funções que facilitam o armazenamento, o controle e o envio de documentos de maneira prática e 100% segura.
Já o scanner será responsável por captar as imagens. Porém, é necessário o uso de modelos de scanner que otimizem os fluxos de trabalho e que possam ser facilmente integrados aos aplicativos corporativos, visando a máxima qualidade nesse tipo de ação.
Se você não sabe qual o tipo de scanner escolher para as tarefas de digitalização, clique aqui e confira uma lista com os modelos mais práticos e eficientes do mercado!
Reserve um local específico para a guarda dos documentos
Você certamente já perdeu muito tempo procurando por documentos quando mais precisava utilizá-los, não é mesmo?
Esse tipo de situação atrasa os processos e gera diversos transtornos na execução de atividades que demandam a parte documental com base no cumprimento de regras e de procedimentos empresariais padronizados.
Organize os documentos em pastas de acordo com o tipo. Exemplo: financeiro, administrativo, contratos, etc.
Portanto, reserve um espaço físico em sua empresa para a guarda de documentos após a digitalização e utilize estantes com trancas, caixas e pastas para manter os documentos separados e protegidos das ações do tempo.
Arquive os documentos mais antigos
Uma estratégia essencial para a boa gestão de documentos é seguir a ordem de emissão e relevância dos mesmos em função das necessidades cotidianas da empresa.
As fichas de registro de ex-funcionários, as planilhas mensais de custos e as cópias de recibos podem ser arquivadas, desde que tenham sido devidamente digitalizadas e mantidas em um software de gerenciamento de documentos.
Dessa forma, você otimiza a consulta de dados e documentos sem correr o risco de perder ou de danificar registros originais importantes quando estiver procurando por algum documento em seus arquivos.
Gostou do artigo?
Aproveite nossos conteúdos exclusivos sobre o gerenciamento eletrônico de documentos e tire todas as suas dúvidas com a gente! É só enviar seu comentário ou sugestão para a equipe de especialistas do Keeva no campo de comentários abaixo!
No próximo artigo, falaremos sobre a importância do acesso rápido à informação e como implantar esse conceito para evitar problemas relacionados ao dia a dia corporativo.
Até lá!
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