Você está gerenciando seus documentos da forma correta?

Gestão de documentos é uma das tarefas primordiais que todas as empresas precisam cumprir, sobretudo com relação aos contratos, fichas de funcionários e parcerias comerciais.

Mas existem alguns erros que podem colocar em risco a segurança dos arquivos, tanto no formato impresso quanto digital. Um deles, por exemplo, é a falta de organização das informações, algo que gera impactos negativos quando se fala em produtividade e qualidade de atendimento ao cliente.

É preciso escolher soluções que otimizem o tempo dos serviços e favoreçam o acesso rápido à informação, tais como o servidor de arquivos na nuvem e o GED, que gerenciam os arquivos de maneira inteligente para o controle de todas as informações organizacionais.

Veja neste artigo mais informações sobre a importância da gestão de documentos e aproveite nossas dicas para não ter problemas com a organização e a segurança dos seus arquivos!

Leia o conteúdo e descubra se você está gerenciando corretamento os documentos da sua empresa! (Imagem: Freepik)

O segredo para a boa gestão de documentos

Uma boa gestão de documentos deve priorizar a facilidade de acesso às informações e a proteção contra perdas, extravios e alterações indevidas nos arquivos.

Com relação aos documentos em formato impresso, é necessário escolher um local adequado para o arquivamento, considerando as situações que podem danificar o papel direta ou indiretamente (umidade, manchas provocadas por produtos químicos, perda da qualidade da impressão, etc).

Quanto aos documentos em formato digital, os riscos estão voltados, principalmente, para a questão das “permissões de acesso”, algo fundamental no sentido de assegurar a máxima proteção dos documentos compartilhados pela equipe de trabalho.

A solução de GED Keeva é uma excelente opção para investir na segurança dos documentos digitais, pois conta com uma tecnologia que analisa os níveis de acesso de cada usuário antes de apresentar os arquivos solicitados em sua ferramenta de busca.

Dessa forma, o software disponibiliza apenas os arquivos que o usuário tenha permissão para visualizar ou editar, segundo as regras estabelecidas pelo administrador.

Sendo assim, o segredo para a boa gestão de documentos está na escolha da solução que proporcione, de forma simultânea, mais agilidade e segurança no uso das informações necessárias para a realização das atividades administrativas, tendo como prioridade a conservação dos originais e a manutenção das cópias digitais.

Como gerenciar documentos corretamente?

Para gerenciar documentos corretamente, é preciso investir na segurança e na organização dos arquivos, de forma a facilitar a localização das informações e aumentar a produtividade nos serviços de escritório.

Separamos algumas dicas essenciais da boa gestão de documentos que você poderá implantar facilmente na sua empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte. Acompanhe!

Imagem: Freepik

Documentos digitais

A digitalização  de documentos é uma forma prática e eficiente de garantir o acesso rápido à informação, e com isso, melhorar a qualidade dos serviços que demandam a análise e a produção de arquivos.

O scanner será responsável por captar as imagens, ou seja, pela parte da digitalização, porém, é necessário o uso de modelos de scanners que otimizem os fluxos de trabalho e que possam ser facilmente integrados aos softwares e aplicativos corporativos, visando a máxima qualidade nesse tipo de ação.

Se você não sabe qual o tipo de scanner escolher para as tarefas de digitalização, clique aqui e confira uma lista com os modelos mais práticos e eficientes do mercado!

Gestão eletrônica de documentos

O GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) corresponde ao uso combinado de tecnologias que permitem a realização de funções que facilitam o armazenamento, o controle e o envio de documentos de maneira prática e 100% segura.

Dentre os principais benefícios e soluções do GED, é importante destacar o quanto a implantação deste tipo de sistema gera de impactos positivos para o aumento da produtividade, uma vez que os arquivos são indexados e permanecem disponíveis para acesso dentro e fora do escritório.

A solução de GED Keeva contempla tudo isso e muito mais, além de garantir ao usuário uma plataforma interativa e com ferramentas indispensáveis para a boa gestão de documentos.

Leia o artigo “As soluções do Keeva para a gestão eletrônica de documentos” e descubra as vantagens exclusivas que a sua empresa terá com a utilização do Keeva!

Preservação e organização dos documentos impressos

Você já precisou adiar a entrega de um relatório por não ter localizado todas as informações necessárias no prazo definido?

Esse tipo de situação atrasa os processos e gera diversos transtornos na execução de atividades que demandam a parte documental, com base no cumprimento de regras e de procedimentos empresariais padronizados.

Portanto, organize os documentos após a digitalização em pastas de acordo com o tipo e departamento (exemplo: financeiro, administrativo, contratos) e utilize estantes com trancas, caixas e pastas para manter os documentos separados e protegidos das ações do tempo.

Arquive os documentos em ordem cronológica

Esta é uma das principais estratégias da boa gestão de documentos: siga a ordem de emissão e relevância dos mesmos em função das necessidades cotidianas da sua empresa.

As fichas de registro de ex-funcionários e as cópias de recibos de competências anteriores podem ser arquivadas, desde que tenham sido devidamente digitalizadas e mantidas em um software de gerenciamento de documentos como o Keeva.

Assim, é possível simplificar a consulta de dados e documentos sem correr o risco de perder ou de danificar registros originais importantes e ter que retirá-los de suas respectivas pastas com frequência.

Gostou das dicas de como arquivar documentos corretamente?

Para mais informações de como implantar um software de gestão eletrônica de documentos na sua empresa é muito simples: basta entrar em contato com a equipe de especialistas em GED do Keeva e também você pode acessar outros conteúdos em nosso blog.

Caso tenha alguma dúvida sobre os assuntos tratados nesta publicação, envie sua pergunta através do campo de comentários abaixo e inscreva-se em nossa newsletter para receber novos conteúdos com exclusividade em seu e-mail.

Até a próxima!

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