Gestão de arquivos: por onde começar?

A gestão de arquivos é uma das principais ações que os administradores e gestores devem realizar para “manter a empresa em ordem”. Feita logo após a digitalização dos documentos, consiste em um processo de extrema importância para a segurança das informações empresariais.

É preciso dedicar atenção especial à “gestão de arquivos”. Vale lembrar que ela pode ser realizada de forma prática com o uso de um software de gerenciamento eletrônico de documentos.

Neste artigo vamos falar mais a respeito deste assunto e apresentar dicas de como você pode iniciar a gestão de arquivos da sua empresa com eficácia. Principalmente para reduzir custos administrativos e agilizar a conclusão dos processos. Acompanhe!

(Imagem: Freepik)

Gestão de arquivos: por onde começar?

Primeiramente, vamos fazer uma pequena reflexão. Você já reparou que praticamente todas as atividades que realizamos no trabalho envolvem o uso de documentos?

Seja em uma compra, em uma solicitação de um orçamento ou até para escrever um projeto, os documentos são essenciais. Afinal, eles são utilizados para dar base às ações, orientar a tomada rápida de decisões e regulamentar a legalidade de todos os serviços.

A digitalização de documentos é um procedimento aplicado para a proteção do acervo de informações das empresas. E claro, para a utilização do mesmo em formato digital.

O aumento do volume de documentos digitais gera a necessidade de um gerenciamento específico. Que, por sua vez, garanta maior praticidade na localização e controle dos arquivos. Sejam eles em formato PDF, DOC, MP3 ou MP4 (entre outros).

É aí que começamos a falar sobre GED. GED é um tipo de sistema que corresponde à junção de determinadas tecnologias. Estas, por sua vez, proporcionam os seguintes benefícios para a gestão de arquivos:

GED e seus Benefícios

  • Armazenamento de arquivos de diversos formatos em uma única plataforma;
  • Facilidade de indexação dos documentos;
  • Agilidade na localização de arquivos;
  • Facilidade de compartilhamento das informações;
  • Diminuição da necessidade de cópias dos documentos;
  • Conservação do histórico em casos de alterações.
  • Controle da tabela de temporalidade de documentos.

Neste ponto, é essencial destacar que nem todos os sistemas GED proporcionam os mesmos recursos.

Por isso, vale a pena ler este artigo. Ele demonstra a diferença que a escolha de uma boa solução GED faz para todo o processo de gestão de arquivos.

gestao-de-arquivos-pessoa-ao-computador(Imagem: Freepik)

Enfim, para manter os arquivos sempre organizados e protegidos, utilize um sistema GED que atenda às demandas da sua empresa. Esta é a maneira mais eficiente de gerenciar documentos digitais.

Ou seja, analise as funcionalidades do sistema GED pensando sempre na “experiência de uso” da sua equipe de trabalho. E considere, principalmente, aspectos como “opções de envio de documentos” e “regras de permissionamento”.

Se você ainda não conhece o Keeva clique aqui e confira mais detalhes sobre a nossa solução para o Gerenciamento Eletrônico de Documentos!

Conclusão

Podemos concluir que, com o desenvolvimento dos sistemas GED, gerenciar arquivos deixou de ser uma tarefa complexa.

As empresas conseguem manter uma boa organização de seus documentos com o auxílio da tecnologia. Porém, é necessário avaliar os recursos que cada software apresenta para que, de fato, a implantação do sistema GED traga as vantagens esperadas.

Portanto, garanta mais dinamicidade ao seu negócio e comece a gerenciar seus arquivos de maneira organizada, prática e segura com o GED. E não deixe de conferir os diferenciais do Keeva para o aumento da produtividade na execução dos serviços do dia a dia empresarial.

Chegamos ao fim de mais um artigo!

Mas você pode acompanhar outros conteúdos relacionados a este tema aqui no nosso blog. E se tiver alguma dúvida sobre “gestão de arquivos“, basta enviar sua mensagem através do campo de comentários logo abaixo.

Contamos com sua participação e até a próxima!

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Comentários

  1. Day Nascimento disse:

    Adorei o conteúdo! Parabéns Wallace!

    * Ah! Estou usando o Trello e recomendo, muito fácil de usar e intuitivo.

  2. JANE disse:

    QUAL O VALOR ?

    • Pâmela Carvalho disse:

      Olá Jane, tudo bem? Obrigada pelo interesse. Nossa equipe comercial entrará em contato para te passar mais informações. Até mais!