Cuide do bem mais precioso da sua empresa: a informação!
por Isaias Silva,
(Imagem: Freepik)
A informação é um bem intangível e atemporal necessário para a sobrevivência humana.
Estamos em constante interação com diversos tipos de informações e precisamos “qualificar” a importância dos conteúdos que utilizamos no dia a dia.
No contexto empresarial, os dados são a base para a tomada de decisões e gerenciar informações requer muito cuidado, visando a regularidade da prestação de serviços e a utilização consciente dos dados internos.
Acompanhe neste artigo as questões mais importantes relacionadas ao gerenciamento da informação e mantenha o acervo de documentos da sua empresa protegido com ações práticas e eficazes!
Como melhor gerenciar informações
Preservação
Após o arquivamento é fundamental dedicar cuidados para prolongar o tempo de vida útil dos documentos e a legibilidade das informações.
Com relação aos documentos em papel é necessário escolher um local adequado para guardá-los, conforme mostra o artigo “Dicas para arquivar documentos depois da digitalização”.
A umidade, o acúmulo de poeira e o acondicionamento inadequado são fatores que contribuem para a perda da qualidade de conservação do papel e por isso merecem atenção no momento da escolha do espaço de arquivamento.
Quanto aos documentos digitais, os riscos de perda e/ou exclusão acidental exigem uma visão estratégica sobre como gerenciar informações de maneira prática e consistente.
Para evitar o uso e compartilhamento indevidos de documentos digitais a solução mais indicada é a utilização de um software GED que preserve as informações originais dos documentos em casos de alterações ou de inclusões de dados.
Segurança
A definição de uma política de acesso aos documentos é a decisão mais importante para a segurança da informação.
Algumas informações empresariais devem ser mantidas em sigilo e/ou divulgadas para públicos específicos, portanto é necessário manter o acervo de documentos sob controle.
Os documentos em papel podem ser extraviados e/ou utilizados indevidamente por pessoas não-autorizadas, e por esta razão, a digitalização é fundamental para evitar o acúmulo de documentos em papel e tornar o gerenciamento da informação mais eficiente.
Geralmente é necessário definir uma pessoa responsável pela guarda e manutenção dos documentos, dependendo do porte da empresa.
Assim, a conservação de cópias digitais dos documentos é a melhor solução para a segurança das informações, pois proporciona mais dinamicidade à ação de busca dos documentos, sem limites de espaços físicos e necessidade de deslocamento.
Acessibilidade
Além da necessidade de “restringir” o acesso a determinados tipos de documentos, também é importante “facilitar” a localização de informações que são necessárias para a execução dos processos administrativos, financeiros, etc.
Dessa forma, a preservação influenciará na facilidade de acesso aos documentos, que consequentemente trará benefícios para a produtividade e a qualidade dos serviços.
Estes são os pontos mais importantes sobre preservação das informações, considerando os cuidados com os documentos em papel e no formato digital.
Em resumo, para que as informações sejam preservadas com eficácia, não se esqueça de realizar cópias digitais dos documentos e de avaliar a necessidade de utilização de um software GED para gerenciar informações da sua empresa com mais controle e praticidade.
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Obrigado e até a próxima!
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