Cuide do bem mais precioso da sua empresa: a informação!

cuidados ao gerenciar informações(Imagem: Freepik)

A informação é um bem intangível e atemporal necessário para a sobrevivência humana.

Estamos em constante interação com diversos tipos de informações e precisamos “qualificar” a importância dos conteúdos que utilizamos no dia a dia.

No contexto empresarial, os dados são a base para a tomada de decisões e gerenciar informações requer muito cuidado, visando a regularidade da prestação de serviços e a utilização consciente dos dados internos.

Acompanhe neste artigo as questões mais importantes relacionadas ao gerenciamento da informação e mantenha o acervo de documentos da sua empresa protegido com ações práticas e eficazes!

Como melhor gerenciar informações

Preservação

Após o arquivamento é fundamental dedicar cuidados para prolongar o tempo de vida útil dos documentos e a legibilidade das informações.

Com relação aos documentos em papel é necessário escolher um local adequado para guardá-los, conforme mostra o artigo “Dicas para arquivar documentos depois da digitalização”.

A umidade, o acúmulo de poeira e o acondicionamento inadequado são fatores que contribuem para a perda da qualidade de conservação do papel e por isso merecem atenção no momento da escolha do espaço de arquivamento.

Quanto aos documentos digitais, os riscos de perda e/ou exclusão acidental exigem uma visão estratégica sobre como gerenciar informações de maneira prática e consistente.

Para evitar o uso e compartilhamento indevidos de documentos digitais a solução mais indicada é a utilização de um software GED que preserve as informações originais dos documentos em casos de alterações ou de inclusões de dados.

Segurança

A definição de uma política de acesso aos documentos é a decisão mais importante para a segurança da informação.

Algumas informações empresariais devem ser mantidas em sigilo e/ou divulgadas para públicos específicos, portanto é necessário manter o acervo de documentos sob controle.

Os documentos em papel podem ser extraviados e/ou utilizados indevidamente por pessoas não-autorizadas, e por esta razão, a digitalização é fundamental para evitar o acúmulo de documentos em papel e tornar o gerenciamento da informação mais eficiente.

Geralmente é necessário definir uma pessoa responsável pela guarda e manutenção dos documentos, dependendo do porte da empresa.

Assim, a conservação de cópias digitais dos documentos é a melhor solução para a segurança das informações, pois proporciona mais dinamicidade à ação de busca dos documentos, sem limites de espaços físicos e necessidade de deslocamento.

Acessibilidade

Além da necessidade de “restringir” o acesso a determinados tipos de documentos, também é importante “facilitar” a localização de informações que são necessárias para a execução dos processos administrativos, financeiros, etc.

Dessa forma, a preservação influenciará na facilidade de acesso aos documentos, que consequentemente trará benefícios para a produtividade e a qualidade dos serviços.

Estes são os pontos mais importantes sobre preservação das informações, considerando os cuidados com os documentos em papel e no formato digital.

Em resumo, para que as informações sejam preservadas com eficácia, não se esqueça de realizar cópias digitais dos documentos e de avaliar a necessidade de utilização de um software GED para gerenciar informações da sua empresa com mais controle e praticidade.

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Obrigado e até a próxima!

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