Gerenciamento Eletrônico de Documentos: 25 razões para fazer (Parte 2)

No último post, apresentamos a primeira parte do especial “25 razões para investir no Gerenciamento Eletrônico de Documentos”.  Lá nós destacamos 13 entre as 25 principais vantagens que o investimento em GED garante às empresas.

Hoje, você descobrirá outros 12 benefícios proporcionados pela gestão eletrônica de documentos. E terá mais informações sobre a importância de implantar corretamente essa solução no planejamento estratégico do seu negócio.

Observação: se você ainda não acessou a primeira parte deste especial, clique aqui e confira agora mesmo o conteúdo!

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14. Melhor aproveitamento do espaço físico

Você não precisa manter caixas e mais caixas com documentos em seu escritório por uma questão de “necessidade”.

É claro que alguns processos devem ser conservados nos arquivos, sobretudo os que possuem certificações dos órgãos públicos e que registram as atividades legais da empresa. Porém, o restante dos documentos, tais como as cópias e planilhas mensais, podem ser preservados em locais externos com empresas especializadas na guarda e na gestão de arquivos físicos.

Dessa forma, o espaço que hoje é reservado para os armários, estantes e gaveteiros poderá ser adaptado para que sua equipe trabalhe com mais conforto e mantenha o escritório organizado sem grandes esforços, algo que ajuda inclusive na redução de custos com serviços terceirizados de limpeza.      

15. Qualidade de atendimento ao cliente

Pense no tempo que você levaria para consultar um documento antigo em seus arquivos impressos.

Dependendo da data de emissão e da forma como você armazena o acervo (em caixas, gavetas e pastas), terá que reservar alguns minutos (ou horas) somente para localizar as informações necessárias e, possivelmente, precisará da ajuda de alguém nesse tipo de busca.

Essa é uma das situações que mais afeta a qualidade de atendimento ao público e reduz a participação da empresa no mercado, afinal, a rapidez na prestação de serviços é um posicionamento estratégico que fideliza clientes e sustenta a “confiança” nas propostas e soluções que uma marca oferece. 

16. Competitividade

Uma empresa competitiva consegue atender seu público-alvo com produtos e serviços práticos, além de estar sempre bem posicionada em relação às concorrentes do mesmo setor.

O investimento em tecnologia é um fator muito importante para que a empresa tenha destaque em seu segmento e economize tempo na conclusão de solicitações internas e externas relacionadas aos procedimentos de ordem administrativa.

Quanto mais ágil for o atendimento que a sua empresa oferece no mercado, mais solicitados serão os seus serviços, sendo esta uma das principais vantagens do Gerenciamento Eletrônico de Documentos na rotina organizacional à médio e longo prazo.

17. Redução nos custos administrativos

Quantas pessoas são responsáveis por armazenar e gerenciar os documentos da sua empresa?

Com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos é possível garantir a redução nos custos administrativos sem que a qualidade dos serviços seja prejudicada, até mesmo porque esse tipo de software otimiza o espaço de armazenamento e oferece o recurso de indexação para agilizar ainda mais a busca por documentos salvos em formato digital.

redução de custosAumente a qualidade dos serviços e reduza custos administrativos com o GED!

18. Gerenciamento automatizado dos processos

Organização e destreza são qualidades imprescindíveis na atuação dos profissionais responsáveis pelo controle de toda a parte documental de uma empresa.

A atenção quanto às datas de vencimento e de envio de processos para assinaturas e aprovações também exige um cuidado maior sobre como e onde os documentos estão sendo armazenados, considerando a agilidade de acesso em função dos prazos de conclusão estabelecidos e inadiáveis.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos reduz o tempo gasto nas buscas manuais de arquivos com base nas definições de prioridades do usuário, tendo como diferencial o controle automático das datas de vencimento de cada processo.

19. Acesso por meio de dispositivos móveis

A disponibilidade dos arquivos para o acesso em mídias alternativas é mais uma dentre as vantagens de implantação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos que aumentam a produtividade e tornam o processo de checagem de informações muito mais objetivo e dinâmico.

O GED pode ser integrado facilmente aos sistemas operacionais dos dispositivos móveis, facilitando o acesso aos documentos digitalizados por meio de plataformas que você utiliza diariamente no trabalho.

Assim, é possível acessar os documentos salvos na máquina a partir da sincronização do dispositivo móvel ao software utilizado para gerenciar os arquivos digitalizados da sua empresa.

20. Segurança do acervo

Existem vários tipos de intervenções que podem prejudicar a qualidade e o sigilo dos documentos armazenados somente em vias impressas.

Garantir a segurança das informações e das ações documentadas de uma empresa por meio da digitalização é uma medida preventiva contra extravios, fraudes e o desgaste natural do papel, bem como outras situações que colocam em risco a preservação das versões originais dos arquivos.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos protege os arquivos contra alterações e perdas de dados, além de possuir a opção de Backup, conforme mencionamos na primeira parte deste especial.

21. Melhorias na comunicação organizacional

Algumas empresas enfrentam problemas relacionados à comunicação interna e externa, mesmo com todos os recursos tecnológicos disponíveis para a troca de informações por meio de mensagens de texto e chamadas de voz.

Ao disponibilizar os documentos digitalizados em uma plataforma capaz de ordená-los segundo os critérios de busca estabelecidos pelo usuário, fica muito mais fácil efetivar a boa comunicação organizacional, evitando possíveis falhas no atendimento aos clientes e atrasos na conclusão dos processos graças à disponibilidade de acesso à informação proporcionada pelo GED.

22. Aumento da produtividade

As empresas estão cada vez mais “enxutas” e essa realidade exige dos profissionais uma dose extra de organização para que a demanda de serviços seja atendida da melhor forma possível, dentro do prazo estabelecido entre a gerência e cada setor.

É preciso reduzir o tempo empregado em procedimentos burocráticos, visando o aumento da produtividade e o bom desempenho nas tarefas administrativas.

Se os resultados gerenciais da sua empresa estão abaixo do esperado e você ainda não encontrou uma solução eficaz para resolver esta questão, chegou o momento de investir na gestão de arquivos digitais e de aplicar uma nova estratégia de atuação que traga mais rapidez e segurança às etapas de armazenagem e busca dos documentos protegidos pelo GED.

produtividade1Aumente a produtividade da sua empresa com a gestão eletrônica de documentos.

23. Compartilhamento de informações

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos funciona como uma verdadeira “rede de informações” e interliga uma empresa ao seu público interno e externo através do compartilhamento facilitado de informações.

Além dos recursos de criação de usuários e de controle de acesso, a opção de compartilhamento de informações é definida pelo gestor e promove benefícios essenciais nas etapas de negociação e captação de novos clientes, tendo como base o envio seguro de documentos que sustentam as propostas apresentadas em reuniões e visitas comerciais.

24. Reconhecimento de letras por OCR

OCR (Optical Character Recognition) é um recurso tecnológico de identificação de caracteres em arquivos de imagem e o software de GED Keeva possui o reconhecimento de letras por OCR integrado à ferramenta. 

Assim, basta digitar um termo de busca na barra de pesquisas e pronto: a solução de GED Keeva exibirá uma lista com todos os documentos relacionados instantaneamente, promovendo muito mais objetividade nas consultas e na utilização dos arquivos armazenados no software.

25. Satisfação dos funcionários

Falamos nos tópicos anteriores sobre como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos aumenta a produtividade e o desempenho nos serviços administrativos, porém, é preciso analisarmos o quanto esse tipo de solução tecnológica contribui para a satisfação dos funcionários graças a sua interface dinâmica e robusta.

Não é nada estimulante passar horas e horas procurando por documentos em pastas, caixas e gavetas, além de ser um processo que limita o desenvolvimento de habilidades gerenciais necessárias para que o funcionário esteja apto a assumir cargos de maior responsabilidade na empresa.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos melhora as condições de trabalho e evita esforços desnecessários nas etapas de busca e análise de arquivos, tanto para o aumento da qualidade de execução dos serviços de escritório como também do índice de satisfação dos funcionários a partir da implantação de um sistema de gestão documental prático, seguro e de alta flexibilidade.  

Chegamos ao fim deste artigo!

Essas são as 25 razões para investir no Gerenciamento Eletrônico de Documentos, e para garantir todas essas vantagens, o mais importante é investir em um software que ofereça os quatro pilares do GED: captura, organização, busca e gestão.

O Keeva organiza as informações de forma prática e intuitiva para que você não se preocupe com a localização dos arquivos. Basta colocá-los no Keeva e realizar as buscas de maneira simples e objetiva, digitando os termos relacionados aos documentos na barra de pesquisas.

Tenha mais detalhes do Keeva com nossa equipe de especialistas em GED e saiba como aumentar a produtividade da sua empresa utilizando um software completo e eficiente de gerenciamento eletrônico de documentos.

Até a próxima!

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