Gerenciamento Eletrônico de Documentos: 25 razões para fazer (Parte 1)

O gerenciamento eletrônico de documentos, também conhecido como GED, é uma solução prática e totalmente segura para armazenar e preservar arquivos em formato digital. Ele garante o controle de dados gerenciais e reduz o tempo empregado nos processos de pesquisa e de checagem de informações.

A implantação desse tipo de software indica que a empresa está investindo na redução de custos e na qualidade de seus serviços. Que está visando a simplificação de tarefas burocráticas e repetitivas que precisam ser realizadas com rapidez e precisão.

Portanto, hoje vamos te apresentar 25 razões para investir no Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Confira a seguir as principais vantagens e recursos que a sua empresa pode aproveitar para aumentar a competitividade e otimizar o atendimento ao cliente de forma ágil e dinâmica!

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Por que investir no Gerenciamento Eletrônico de Documentos?

Você já deve ter notado que as empresas estão cada vez mais “digitais” e que buscam formas interativas e otimizadas para a conclusão de processos burocráticos junto aos seus clientes.

Antes, era preciso uma verdadeira “mobilização” nos procedimentos de pesquisa e apresentação de documentos na versão impressa. Algo que impactava negativamente a rotina de trabalho e reduzia o tempo disponível para a realização de atividades que representassem maior lucratividade à empresa.

Porém, com o surgimento dos scanners e o desenvolvimento de softwares que gerenciam documentos em formato digital, o acesso rápido à informação passou a ser uma questão prioritária. Uma possibilidade que agrega os conceitos de credibilidade e de confiança que o mercado (e principalmente o público consumidor) tanto valorizam.

Assim, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos representa um investimento na qualidade dos serviços, na produtividade das funções de registro e checagem de informações. Contribui também na redução de custos com recursos humanos e cópias de documentos que possuem a mesma validade quando convertidos para arquivos em PDF ou outras extensões similares.

E se você ainda está com dúvidas sobre a importância do GED e os motivos para implantá-lo, não se preocupe.

Acompanhe neste artigo especial as 25 razões que provam como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos simplifica a burocracia e saiba como utilizá-lo para ter controle sobre os dados e registros documentais da sua empresa!

25 razões para investir no Gerenciamento Eletrônico de Documentos

essa3Confira todos os recursos que você pode aproveitar com o GED!

1. Preservação dos documentos

Mesmo que você conserve as vias originais (impressas) dos documentos, não dá para evitar a ocorrência de modificações justificadas pelas ações do tempo, considerando as possibilidades de incidentes nos arquivos físicos e as vulnerabilidades do papel.

Preservando os documentos em formato digital, você evita esses problemas e consegue armazenar uma alta quantidade de arquivos que não sofrerão alterações “naturais” capazes de prejudicar a leitura no futuro.

2. Organização do banco de dados

Quando você vê aquela pilha de papel sobre sua mesa e precisa consultar um documento em poucos minutos, o que costuma fazer? Olhar folha por folha de forma ordenada ou revirar os papéis e depois organizá-los?

Não há dúvidas de que a organização do banco de dados é importante, porém, se você ainda não utiliza a gestão eletrônica de documentos para essa finalidade, perderá muito tempo procurando por informações que podem estar ao alcance de alguns cliques.

3. Controle das informações

Gerenciar o fluxo de informações de uma empresa não é uma tarefa simples, mas representa uma das maiores necessidades para quem busca crescimento e maior participação no mundo dos negócios.

Se alguém manipula um documento físico, vai levar um certo tempo para você descobrir quem realizou a ação. Porém, se os arquivos digitais forem alterados, o software que gerencia os documentos vai registrar não apenas o autor, mas também o dia, o horário e todas as modificações efetuadas.

4. Sistema de busca avançada

Quanto mais documentos você armazenar no GED, maior será a necessidade do recurso de “busca avançada”, que reduz ainda mais o tempo de consultas por informações que geralmente envolvem números, datas e protocolos.

Saber o CPNJ de um fornecedor, resgatar o número de um pedido e checar a data de assinatura de um contrato. Com a gestão eletrônica de documentos, você consegue aplicar critérios de busca otimizados e realiza os procedimentos com maior objetividade e dinamismo.

5. Sincronia com as tarefas de digitalização

O scanner fará a digitalização e a conversão do formato impresso para o digital, gerando arquivos e alimentado o banco de dados eletrônicos da sua empresa.

É nesse ponto que você precisará de um software que possa armazenar e controlar as imagens capturadas pelo equipamento, até porque estamos falando de “soluções” que garantem mais vantagens e benefícios ao seu negócio.

digrO GED organiza os documentos logo após a digitalização

A implantação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos permite a sincronia com as tarefas de digitalização e organiza os arquivos para que você não perca tempo nas pesquisas, além, é claro, de ampliar a capacidade de armazenamento para o registro de todos os processos sem qualquer tipo de interferência na qualidade dos documentos na versão digital.

6. Indexação

A indexação (ação de descrever e identificar um documento de acordo com o seu assunto) é um recurso essencial da boa gestão de documentos.

Existem serviços de armazenamento de arquivos que não possuem essa opção, que é uma das mais importantes quando falamos da produtividade que o Gerenciamento Eletrônico de Documentos proporciona.

Ao ordenar os documentos em função do tipo, assunto e data, as buscas serão muito mais rápidas e você não terá nenhum problema quando precisar ou mesmo desejar conferir seus arquivos sem o uso da busca avançada.  

7. Confidencialidade e Privacidade

Por mais que o software execute todas as funções de gerenciamento, você estará sempre no comando das operações, definindo inclusive quem tem ou não permissão para acessar os arquivos da sua empresa.

Essa é uma questão de extrema importância, visto que a informação é a base de qualquer planejamento estratégico e deve ser gerenciada de forma hierárquica dentro de uma empresa.

8. Recurso “criação de usuários”

Falamos do controle das informações e da privacidade de acesso aos arquivos como vantagens do Gerenciamento Eletrônico de Documentos, que tem como prioridade a segurança dos arquivos de acordo com os níveis de acesso estabelecidos.

A criação de usuários é uma função personalizada que garante ao gestor o controle total de todas as informações armazenadas no GED, proporcionando maior flexibilidade à empresa sempre que houver alguma mudança na relação de usuários que podem ou não utilizar determinado documento.

9. Redução de documentos impressos na mesa de trabalho

A análise de um processo demanda o estudo de muitos documentos que registram as etapas, solicitações e encaminhamentos até sua conclusão.

Você não vai conseguir se concentrar totalmente no seu trabalho com uma mesa repleta de papéis, além do risco de se atrapalhar e até mesmo de danificar algum documento que precisa ser assinado e preservado em via original.

mesa limpaGaranta mais espaço na mesa de trabalho com a digitalização dos documentos

Nas funções de análise e consulta de informações, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos é a solução ideal para que os processos sejam concluídos com mais agilidade. Mesmo quando você não estiver com os documentos que precisa consultar em mãos.

10. Possibilidade de Backup

Sem o GED, seus arquivos podem ser extraviados ou mesmo alterados, deixando em risco a segurança das informações da sua empresa e afetando diretamente toda a credibilidade que ela conquistou no mercado.

Por essas e outras razões, a opção de Backup é essencial contra a perda de documentos digitais e mantém a originalidade dos dados contra qualquer tipo de ameaça virtual interna ou externa.

11. Integração com sistemas e ferramentas

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um software que pode ser integrado a vários sistemas e ferramentas de armazenamento de arquivos sem dificuldades.

Essa é mais uma vantagem da solução GED resultante da união de tecnologias que garantem o aumento da produção e a melhora contínua do workflow.

12. Facilidade de operação

Mesmo com o desenvolvimento tecnológico e a automação dos processos, muitas empresas ainda veem o uso de softwares de gerenciamento de informações com certo “receio”, tanto pela questão da segurança de acesso como também pela dificuldade de uso atribuída por quem não possui muita familiaridade com a operação de sistemas.

O GED não exige do usuário qualquer tipo de conhecimento técnico em software para ser implantado e conta com recursos práticos que facilitam a execução de atividades correspondentes à gestão documental sem a necessidade de treinamentos e manuais de operação extensos.

13. Sustentabilidade

Economizar o uso de papel em impressão e cópias é uma das muitas ações sustentáveis promovidas pelo Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Além de reduzir custos financeiros e colaborar com o meio ambiente, não tenha dúvidas de que sua empresa será bem avaliada no mercado e esse é o grande diferencial para aumentar o número de parceiros que acreditam nas soluções e nas vantagens oferecidas pelo seu negócio.

Essa foi a primeira parte do nosso especial. Esperamos que tenha sido útil e contribua para que você e sua empresa decidam pela adoção do Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Confira a continuação dessa lista de vantagens no post Gerenciamento Eletrônico de Documentos: 25 razões para fazer (Parte 2).

Não perca a continuação dessa lista em nossa próxima publicação e continue de olho no blog para saber como produzir mais em seu escritório gerenciando seus documentos em formato digital!

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