Como cortar custos no processo de gerenciamento de documentos?

Adequar o planejamento estratégico é algo fundamental para a melhoria do rendimento operacional e financeiro de uma empresa, sobretudo, quando é possível reduzir custos com processos que dependem de mão de obra qualificada e consomem tempo hábil da agenda de compromissos diários das organizações.

O gerenciamento de documentos corresponde a uma atividade de extrema importância que, em muitas situações, gera custos administrativos que podem ser poupados com a adoção das quatro práticas que apresentaremos ao longo deste artigo.

Hoje, você saberá em quais ações investir para cortar custos no processo de gerenciamento de documentos e terá dicas de como manter todo o acervo de informações da sua empresa organizado e protegido com mais facilidade.

Acompanhe!

(Imagem: Freepik).

Como cortar custos no processo de gerenciamento de documentos:

Digitalize todos os documentos e reduza a quantidade de papel que circula em seu escritório

Quantas impressões e cópias de documentos você realiza diariamente?

E quando descobre que a impressão está com algum erro ou sem padrões de formatação? Você descarta ou reutiliza a folha como rascunho?

É importante realizar o cálculo de gasto com papel nos serviços administrativos, pois este é o fato mais impactante no processo de gerenciamento de documentos, considerando todos os custos referentes às tarefas de impressão e cópias de arquivos.

O volume de documentos impressos gera a necessidade de mais espaço para os arquivos, e consequemente, de cuidados com a conservação do acervo, o que em muitas situações, demanda o investimento em mão de obra especializada para este tipo de serviço (arquivista).

Portanto, para cortar custos no processo de gerenciamento de documentos, realize a digitalização dos arquivos para que você possa reduzir ao máxima a quantidade de papel que circula em seu escritório!

Dica: utilize um scanner profissional e tenha mais produtividade na digitalização dos documentos (saiba mais sobre as vantagens exclusivas deste tipo de equipamento clicando aqui).

Classifique e guarde os documentos de maneira estratégica

Após a digitalização, organize o acervo em papel de forma a facilitar a localização caso seja necessário. Como? É simples:

Primeiro, separe os documentos em lotes, de acordo com o tipo ou o assunto (veja abaixo algumas sugestões de padrão de arquivamento).

Depois, classifique as pastas com etiquetas e cores específicas (RH – etiqueta azul, financeiro – etiqueta verde, etc) e não se esqueça de nomear as pastas, organizando-as nos armários em posição vertical para utilizar ao máximo a área de arquivamento.

Seguindo estas dicas, você poderá cortar custos no processo de gerenciamento de documentos em papel com a redução dos riscos de perda dos arquivos e, consequentemente, com a realização de cópias que deverão ser assinadas, e eventualmente, autenticadas novamente, gerando custos com envio para as partes envolvidas.

Siga padrões de arquivamento e realize a manutenção do acervo de informações da empresa

Assim como mencionado anteriormente, a organização do acervo documental em papel é um fator determinante para a economia de custos no processo de arquivamento e gestão das informações empresariais.

Veja alguns critérios que você pode utilizar, isoladamente ou combinados, para definir um padrão de guarda de documentos:

  • Datas de emissão (mantendo os arquivos mais recentes nas primeiras gavetas);
  • Tipos de documentos (contratos, termos de compra, venda e prestação de serviços, etc);
  • Ordem alfabética (documentos com informações de clientes e funcionários);
  • Departamentos (financeiro, RH, marketing, planejamento, compras, fiscal, etc);
  • Frequência de uso (processos em andamento e processos concluídos).

Realize também a manutenção do acervo no mínimo uma vez a cada três meses, especialmente para identificar a existência de documentos que sua empresa pode estar mantendo nos arquivos sem necessidade.

(Imagem: Freepik).

Mantenha os arquivos digitais organizados e protegidos com a solução de GED Keeva!

Você pode manter todos os seus arquivos digitais (todos mesmo) em um software GED e acessá-los quando e onde quiser a partir de um dispositivo conectado à rede.

O Keeva é um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos que proporciona estas e muitas outras funcionalidades exclusivas que farão toda a diferença para o desafio de reduzir custos no processo de gestão de informações em empresas de pequeno, médio ou grande porte.

O keeva como solução para a sua empresa

No Keeva, os documentos são organizados de forma intuitiva, pois o próprio software reconhece o tipo de arquivo adicionado e sugere ao usuário o preenchimento dos campos de índice, o que torna a captação de documentos extremamente rápida e objetiva.

Além disso, o Keeva possui um sistema rigoroso de identificação de usuários, o que garante a máxima proteção para os arquivos digitais.

Outras funcionalidades do GED Keeva!

Nas etapas de busca e compartilhamento de arquivos, o software utilizará como base de análise as definições de níveis de acesso e só apresentará os documentos aos quais cada usuário tenha autorização para visualizar (ou editar) .

Quer saber mais detalhes? Então leia o artigo “As soluções do Keeva para a gestão eletrônica de documentos” e veja como é possível reduzir drasticamente os custos relacionados aos processos de arquivamento e manutenção do acervo de informações da sua empresa.

Chegamos ao fim de mais um artigo do Blog do Keeva!

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Agradecemos a companhia e até a próxima!

Após a digitalização, organize o acervo em papel de forma a facilitar a localização caso seja necessário. Como? É simples:

Primeiro, separe os documentos em lotes, de acordo com o tipo ou o assunto (veja abaixo algumas sugestões de padrão de arquivamento).

Depois, classifique as pastas com etiquetas e cores específicas (RH – etiqueta azul, financeiro – etiqueta verde, etc) e não se esqueça de nomear as pastas, organizando-as nos armários em posição vertical para utilizar ao máximo a área de arquivamento.

Seguindo estas dicas, você poderá cortar custos no processo de gerenciamento de documentos em papel com a redução dos riscos de perda dos arquivos e, consequentemente, com a realização de cópias que deverão ser assinadas, e eventualmente, autenticadas novamente, gerando custos com envio para as partes envolvidas.

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