Os custos gerados pela falta de gerenciamento da informação

Entender a necessidade de gerenciamento da informação com eficiência é um ponto crucial para as empresas que desejam otimizar seus resultados.

Todos os documentos possuem valor e registram dados que serão relevantes em algum momento para a empresa, seja para basear a tomada de decisões ou comprovar a execução de serviços, pagamentos e acordos.

A ocorrência de falhas no gerenciamento das informações está relacionada com problemas nas etapas de arquivamento e controle de acesso aos documentos, como no caso de perda dos arquivos.

Este tipo de situação influencia negativamente a execução dos processos, portanto, fique atento(a) às informações abaixo e saiba mais sobre a importância de controlar os documentos para evitar custos desnecessários no processo de gerenciamento da informação.

Um bom gerenciamento de informações evita problemas de controle e comunicação.(Imagem: Freepik)

O gerenciamento da informação e seu valor

Como mencionado anteriormente, os documentos registram informações que podem ser necessárias em algum momento, e portanto, é importante preservá-los visando a disponibilidade e a redução de custos gerados pela falta de gerenciamento.

A perda de documentos pode trazer sérios prejuízos, especialmente quando os mesmos não foram digitalizados, o que dificulta a recuperação das informações.

Porém, o gerenciamento de documentos digitais também deve ser realizado de forma organizada, pois a facilidade de acesso pode expor as informações ao uso indevido e descontrolado.

Além da preocupação com a segurança dos documentos, é importante destacar alguns dos principais tipos de custos relacionados à falta de gerenciamento da informação para uma compreensão sistêmica deste assunto.

Reprodução dos documentos

Em casos de perdas, é necessário providenciar cópias dos documentos e colher as assinaturas, o que gera custos com impressão, envio e recebimento dos processos.

O retrabalho com este tipo de serviço pode exigir a movimentação de pessoal, a depender do tipo de documento perdido e do processo de elaboração, como um contrato, por exemplo.

Melhore o gerenciamento da informação na sua empresa.(Imagem: Freepik)

A empresa perderá recursos financeiros e também produtividade com a reprodução dos documentos perdidos e/ou danificados, e para evitar estas situações, a melhor solução é armazenar e controlar as informações em um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) como o Keeva.

O Keeva permite a definição de níveis de acesso e preserva o histórico de alterações nos documentos, além de facilitar a localização dos arquivos pela ausência de pastas.

Assim, basta pesquisar o documento na barra de buscas e conferir as sugestões apresentadas pelo Keeva, tudo de forma prática, rápida e segura!

Para ter mais detalhes, visite o site do Keeva e conheça outras funcionalidade exclusivas do software!

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Até a próxima!

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