Gerenciador de documentos eletrônicos: o que é e como funciona
por Isaias Silva,
Administrar o fluxo de informações organizacionais é um dos maiores desafios corporativos. Afinal, o mundo dos negócios está cada vez mais dinâmico e pautado no uso da tecnologia para facilitar a realização de serviços técnicos ou operacionais. O gerenciador de documentos eletrônicos é um exemplo disso.
Grande parte dos empresários ainda desconhece algumas técnicas que facilitam as atividades do dia a dia empresarial. Como, por exemplo, a gestão eletrônica de documentos, também conhecida como GED.
Um gerenciador de documentos eletrônicos deve ser capaz de armazenar, proteger e disponibilizar informações de forma simples e eficiente. De maneira que facilite o trabalho em equipe e o desenvolvimento dos processos administrativos.
Portanto, se você está em busca de soluções inovadoras que otimizem a produtividade do seu escritório, acompanhe este artigo. Descubra mais detalhes sobre o que é e como funciona um gerenciador de documentos eletrônicos!
Imagem: Freepik.
O que é um gerenciador de documentos eletrônicos?
Um software gerenciador de documentos eletrônicos é composto por um conjunto de tecnologias que simplificam o acesso aos documentos digitais de uma empresa. Ele proporciona total controle sobre o armazenamento e às consultas das informações de forma ágil, prática e eficiente.
Este tipo de software é indicado a toda e qualquer empresa, sendo uma solução eficaz para que não haja erros e atrasos no atendimento ao cliente.
De modo simplificado, um gerenciador de documentos eletrônicos garante a segurança dos arquivos digitais. Além de proporcionar muita agilidade na localização de qualquer documento. Como por exemplo: contratos, fichas de cadastro e comprovantes de pagamentos.
Para entender mais sobre o gerenciamento eletrônico de documentos, clique aqui e leia o artigo “25 razões para investir no GED”.
Como funciona o gerenciador eletrônico de documentos?
O gerenciador de documentos eletrônicos atua da seguinte maneira:
- Captura dos documentos: etapa onde ocorre a inclusão dos arquivos digitais no software.
A solução de GED Keeva garante a captura de documentos de vários formatos (PDF, JPG, BMP, GIF) e extensões, tais como áudios e vídeos.
- Organização: momento em que os documentos serão armazenados e indexados.
Com o Keeva, não é necessário criar pastas para cada tipo de documento. O próprio software identifica a origem dos arquivos, para que sejam armazenados de acordo com as informações e suas necessidades funcionais. Ex: número de contrato, nome ou CPF do cliente, etc.
- Sistema de busca: funcionalidades que facilitam a localização dos documentos, de acordo com os termos inseridos na caixa de busca (índices).
O mecanismo de busca do Keeva é abrangente, o que torna prática a consulta por documentos independente de seus formatos. Além disso, o sistema emite alertas sobre a inclusão de arquivos e as datas de vencimentos dos processos.
- Gestão dos documentos: procedimentos para controle de acesso e de alterações nos arquivos.
O Keeva só disponibiliza os documentos de acordo com as definições estipuladas para os níveis de acesso de cada usuário. Isso mantém a máxima segurança das informações e garante ao gestor o conhecimento das alterações realizadas em cada arquivo.
Para saber mais detalhes das funcionalidades, benefícios e vantagens do Keeva, clique aqui. Descubra como é simples e altamente produtivo manter seus arquivos digitais organizados em nosso software!
Qual a importância de um gerenciador de documentos eletrônicos?
A administração dos documentos deve considerar fatores como “tempo” e “recursos” em função das múltiplas tarefas que correspondem ao dia a dia organizacional.
O uso de tecnologias como o GED é essencial para que as empresas tenham maior controle de suas ações e possam ter mais agilidade na busca pela melhoria contínua de seus serviços. Até porque, os documentos permeiam a realização de todas as atividades internas e externas.
Nesse contexto, o gerenciador de documentos eletrônicos é muito importante, pois proporcionará as seguintes vantagens:
- Aumento da produtividade, permitindo mais agilidade no desenvolvimento de atividades diárias;
- Redução de custos com impressões e cópias de documentos;
- Melhor gestão financeira do negócio através da facilidade de acesso aos documentos;
- Diminuição dos espaços destinados ao armazenamento de documentos;
- Identificação de documentos obsoletos;
- Rastreabilidade de acesso às informações;
- Domínio dos assuntos para mais agilidade na tomada de decisões.
Dessa maneira, é possível concluir que o software GED é um grande auxiliar do planejamento estratégico. Pois ele oferece ao gestor maior controle das informações organizacionais e contribui para a melhoria da comunicação interna. Ou seja, auxilia tanto para a integração do trabalho em equipe, como para a redução de erros na execução dos serviços administrativos.
Imagem: Freepik.
Por que o GED é um bom negócio?
Considerando todas as vantagens citadas no tópico anterior, fica claro que a implantação de um software de gestão eletrônica de documentos será um grande diferencial. É a solução ideal para qualquer empresa que deseje se tornar mais organizada e eficiente através da diminuição de tempo na localização e uso das informações arquivadas.
Com o passar do tempo, o volume de documentos tende a aumentar. Nestas situações, o GED evita que ocorram perdas e extravios das informações que registram o histórico das atividades empresariais.
Neste sentido, é fundamental ressaltar a importância da digitalização de documentos e da escolha de um software GED prático e eficiente como o Keeva. Que possui uma plataforma interativa e com recursos exclusivos para que o usuário tenha as melhores experiências ao gerenciar informações.
Percebeu como o gerenciador de documentos eletrônicos pode alavancar a qualidade dos serviços e auxiliar na administração da sua empresa de forma geral?
Este tipo de tecnologia está à sua disposição justamente para garantir resultados excelentes na execução dos processos gerenciais e na busca da satisfação dos clientes.
Saiba mais a respeito das vantagens do gerenciador de documentos eletrônicos no artigo “Software Ged: benefícios e soluções”. E entre em contato conosco para tirar suas dúvidas sobre a implantação deste tipo de sistema.
Por hoje é só, mas voltaremos em breve com mais conteúdos e dicas para você melhorar a gestão de documentos na sua empresa.
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