Como escolher um software GED?

Você sabe quais critérios avaliar para escolher um software de GED?

Os princípios da gestão eletrônica de documentos correspondem à facilidade de uso dos arquivos digitais em favor da produtividade e da segurança do histórico de informações de uma empresa.

Existem muitas razões para investir em GED, porém, é fundamental avaliar se o sistema consultado contempla os 4 pilares do gerenciamento eletrônico de documentos e garante aos administradores o máximo controle de “como” as informações serão disponibilizadas e “quais usuários” poderão acessá-las.

Para conhecer mais detalhes sobre este assunto, continue a leitura do artigo e saiba quais critérios analisar na hora de escolher um software GED para sua empresa!

Imagem: Freepik.

Motivos para utilizar o GED

Muitos acreditam que o GED é indicado para tipos de negócios específicos, porém, todas as empresas podem implantar a gestão eletrônica de documentos para a conquista de mais produtividade nos serviços de escritório, independente do segmento de atuação.

Confira alguns dos principais motivos para utilizar o GED e veja quantos benefícios esta solução proporciona:

Mais produtividade

Os arquivos digitais ficam disponíveis para acesso remoto. Assim, os documentos são localizados com agilidade, evitando que os processos sofram solução de continuidade.

Economia de custos com materiais de escritório

A gestão eletrônica de documentos favorece o trabalho em equipe, já que os arquivos podem ser compartilhados entre os usuários do sistema.

Além disso, é uma solução econômica, pois reduz a necessidade do uso do papel como meio de circulação de informações nas empresas.

Proteção dos arquivos digitais

O GED mantém os arquivos protegidos contra extravios e perdas, preservando as versões originais e limitando o acesso aos documentos de acordo com as regras definidas pelo gestor.

Essa é uma das vantagens da solução de GED Keeva. (clique aqui e saiba mais)

Controle de acesso aos documentos

Saber quando um arquivo foi adicionado ao software ou quando algum documento foi alterado é essencial para o trabalho do gestor, que precisa ter o controle das atividades de sua equipe de trabalho para “atuar” de forma assertiva e com antecedência em casos “críticos”.

Ao utilizar um software GED como o Keeva, o gestor recebe notificações quanto ao uso dos arquivos e define quais usuários podem visualizar e editar cada tipo de documento.

Praticidade na localização das informações 

A facilidade de utilização é um dos principais atrativos do GED, principalmente quando falamos de um software com interface dinâmica e operação intuitiva como o Keeva.

Dessa forma, é possível acessar as informações de qualquer lugar (com acesso à internet) e manter os arquivos impressos conservados por mais tempo, já que a necessidade de utilizá-los no dia a dia será bem menor.

Para conhecer outros motivos, leia o artigo “5 vantagens que só o GED garante à sua empresa” e descubra como é possível controlar todas as informações da sua empresa com praticidade e eficiência!

Pondere antes de escolher um software gedImagem: Freepik.

Sistema GED: saiba como escolher

A partir de agora, você terá dicas de como escolher um software GED através da análise dos principais recursos que este tipo de sistema deve oferecer para que, de fato, seja um investimento vantajoso na busca por mais produtividade e redução de custos gerenciais.

Mas primeiro, é importante destacarmos o quanto a tecnologia evoluiu nos últimos anos, sobretudo no mundo dos negócios.

A internet modificou o relacionamento entre as empresas e seus clientes, tanto pela disponibilidade de serviços online, como também pelos canais de comunicação e suporte, que simplificam a resolução de dúvidas e suprimem a necessidade de deslocamento até um posto de atendimento.

E neste cenário mercadológico intermediado pela tecnologia, a gestão eletrônica de documentos cumpre o papel de proporcionar o acesso rápido à informação, garantindo a proteção dos arquivos digitais.

Portanto, separamos algumas informações primordiais que você deve analisar com muita atenção antes de escolher um software GED para sua empresa, tendo como base os princípios da gestão eletrônica de documentos citados no início deste artigo. Confira!

Capacidade de armazenamento

Considere o volume de documentos correspondentes a cada departamento (RH, financeiro, planejamento, comercial, marketing, etc) e escolha um software GED que permita o armazenamento de arquivos em diversos formatos e extensões (DOC, PDF, JPG, .mp3, .mp4, entre outros).

Facilidade de acesso ao sistema

A experiência do usuário também é um ponto crucial na escolha de um software GED, portanto, avalie se o sistema oferece recursos que, de fato, facilitam a localização e o gerenciamento das informações, tais como o “controle de versões” (histórico de alterações nos documentos) e o envio de “notificações” sobre a inclusão de novos arquivos no sistema.

Organização simplificada dos arquivos

Um bom software GED proporciona acesso rápido à informação, e neste quesito, o Keeva mostra seus diferenciais para a gestão eletrônica de documentos, pois através do reconhecimento óptico de caracteres OCR (Optical Character Recognition), o sistema faz sugestões do tipo de documento (contrato, conta de luz, nota fiscal, etc) e já apresenta os campos de preenchimento parametrizados.

Regras de Permissionamentoescolher 

Em função do volume de arquivos armazenados, é fundamental optar por um software GED como o Keeva, que garante ao gestor a opção de definir quem pode visualizar, criar e editar cada tipo de documento.

Busca inteligente

Invista em um  software GED que proporcione agilidade na identificação dos arquivos através da barra de busca, disponibilizando os documentos relacionados aos termos inseridos, seja pelo nome de um cliente, o número de um contrato ou pela data de emissão/vencimento de um processo.

Conclusão

Analisar a facilidade de utilização e os recursos de segurança de acesso de um software GED são critérios fundamentais para a escolha de um sistema que traga vantagens a médio e longo prazos.

Portanto, para escolher um software GED, siga nossas dicas e não deixe de conhecer as funcionalidades que só o Keeva oferece!

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Agradecemos sua companhia e até a próxima!

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Comentários

  1. argean alves disse:

    existe uma versao demo para aprender ??

    • Isaias Silva disse:

      Bom dia Argean!

      Entraremos em contato e te explicaremos mais detalhes sobre o software, tudo bem?

      Obrigado pela visita em nosso blog.

      Um abraço!