ECM: o que é? Como funciona? Serve para mim?

O que é ECM?

Vamos começar com uma breve definição do ECM e suas finalidades. ECM é a sigla para Enterprise Content Management, ou seja, “Gerenciamento de Conteúdo Empresarial”.

Por essa descrição, já é possível deduzir “porque” aplicar o ECM para a administração das informações referentes ao âmbito profissional, não é mesmo?

De forma geral, o ECM engloba um conjunto de tecnologias e estratégias que permitem a captura, armazenamento, gestão e organização dos diversos tipos de conteúdo produzidos pelas empresas.

Documentos em Word, PDF, imagens, apresentações em áudio e vídeo e muitos outros.

O ECM é um sistema que gerencia todo conteúdo empresarial de maneira integrada e inteligente.

Neste artigo, vamos falar um pouco sobre essa solução, suas aplicações e utilidades para a produtividade na rotina de trabalho.

Se você já conhece e utiliza um ECM, leia e agregue conhecimento para aproveitar cada vez mais os benefícios da tecnologia disponível na área de gerenciamento eletrônico de documentos.

E se ainda não tem muitas informações sobre o assunto, acompanhe os tópicos a seguir e descubra se o ECM é indicado para suprir as necessidades da sua empresa!

O sistema ECM é para minha empresa?
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Como funciona o ECM?

Para facilitar o entendimento, considere que o ECM corresponde a uma rede de captação e controle de informações.

O funcionamento desse tipo de sistema é dinâmico e oferece o suporte adequado para a gestão de arquivos digitais. Confira algumas das funções básicas:

Captura de conteúdo

É o envio de documentos de diversas extensões para o sistema.

Uma vez adicionado, o conteúdo passa a ser controlado com segurança e fica à disposição dos usuários que podem acessá-lo, conforme as definições de permissão de acesso ao ECM.

Armazenamento

Os arquivos ficam armazenados sem risco de perda ou extravio.

Isso porque o ECM protege o acesso a “rede de informações” e proporciona as condições adequadas para que as empresas possam preservar diversos tipos de documentos com praticidade.

Gestão

Corresponde as decisões sobre como organizar os documentos e com quem compartilhar as informações inseridas no sistema.

Nesse sentido, vale destacar a proteção das versões dos conteúdos para análise no caso de edições aplicadas de forma incorreta ou indevida.

Por que utilizar o ECM?

Uma solução de ECM resolve alguns dos principais gargalos dos setores administrativo e de planejamento de empresas dos mais diversos segmentos.

Veja algumas situações e aplicações:

  • Excesso de conteúdo: com o passar dos anos, o volume de documentos aumenta e é preciso definir uma estratégia para a conservação do acervo de dados;
  • Informações não estruturadas: dificuldade para organizar os arquivos, e consequentemente, para localizá-los;
  • Controle de acesso aos conteúdos: definição de permissões para visualizar os documentos, especialmente quando o sistema é utilizado por profissionais de departamentos distintos.

Produtividade e gestão com ECM

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Até aqui, você conferiu um pouco sobre os conceitos do ECM e alguns dos principais motivos para aplicá-lo visando a otimização do gerenciamento de conteúdos empresariais.

Diante das informações expostas, agora vamos listar as vantagens do ECM para os resultados das empresas, especialmente quanto ao aumento da produtividade e a facilidade de organização dos documentos digitais!

Vantagens do ECM

  • Agilidade na consulta dos arquivos;
  • Disponibilidade de acesso para a equipe de trabalho;
  • Liberação de espaço físico no escritório – possibilitando o envio dos documentos em papel para uma área de arquivos interna ou externa;
  • Facilidade para compartilhar os documentos digitalizados e evitar erros nas tomadas de decisões;
  • Mais proteção contra a distribuição indevida dos documentos.

O ECM é para minha empresa?

O ECM é para minha empresa?

Depois de todas as informações apresentadas neste artigo, você pode estar se perguntando: Mas será que o ECM é para minha empresa?

Bom, para ajudar a decidir se você deve ou não investir nessa solução, preparamos alguns questionamentos.

Se você responder “sim” a pelo menos um deles, sugerimos que invista na contratação do serviço – que é equivalente ao GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) – para assumir o controle das informações de maneira prática e eficaz. Confira:

  • Avaliando a produtividade do setor administrativo, você acredita que poderia agilizar a execução das atividades relacionadas ao gerenciamento de documentos?
  • Costuma compartilhar documentos digitalizados por aplicativos de mensagem, mas acredita que esses não são os meios mais seguros para enviar e receber arquivos da empresa?
  • Gostaria de centralizar todos os conteúdos para controlar o acervo documental sem a necessidade de consultar os documentos em papel?

Como escolher um ECM?

Analise se o ECM possui as seguintes funcionalidades antes de decidir qual solução implantar na sua empresa:

  • Buscador para localizar documentos a partir da identificação das citações e termos relacionados;
  • Reconhecimento óptico de caracteres – OCR. A tecnologia OCR transforma arquivos PDF e imagens em dados editáveis e pesquisáveis;
  • Controle das versões, para registro das alterações aplicadas nos documentos, como a data alterações de usuários, por exemplo.

Essas são apenas algumas dicas de como escolher a melhor solução ECM para o atendimento das demandas de cada empresa.

Conforme mencionado, ECM e GED são sistemas desenvolvidos com o mesmo propósito.

Entretanto, o que muda são as soluções que cada software oferece para o gerenciamento eletrônico de documentos.

Portanto, se você tem interesse em implantar um sistema GED, conheça o Keeva e descubra como é prático assumir o controle das informações produzidas diariamente nos diversos setores da sua empresa.

A “mágica” do Keeva acontece a cada inclusão e busca de documentos, tanto pela agilidade dos processos, como também pelas funcionalidades que garantem uma experiência produtiva para todos os profissionais que gerenciam informações.

Se tiver alguma dúvida ou quiser saber mais a respeito do assunto, envie-nos um comentário!

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Um abraço e até a próxima!

Fonte: (http://docmanagement.com.br/08/08/2011/mas-o-que-e-ecm-afinal/)

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