Keeva: 3 noções básicas de gerenciamento de documentos digitais

Gerenciar documentos digitais é um dos processos mais importantes quando se busca mais produtividade na execução dos serviços de escritório.

A automação de processos, a facilidade de compartilhamento de arquivos e a rastreabilidade são alguns dos princípios do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) que garantem “mais praticidade e eficiência no controle do acervo de informações empresariais”.

Porém, existem outros recursos do sistema GED que agregam benefícios para a melhoria das atividades relacionadas à análise e elaboração de documentos e é justamente sobre este assunto que falaremos nesta publicação!

Acompanhe o artigo para conferir as 3 noções básicas de gerenciamento de documentos digitais e descobrir as vantagens competitivas que sua empresa terá ao utilizar a solução Keeva nos processos de organização e controle dos arquivos digitais!

(Imagem: Freepik).

Noções básicas de gerenciamento de documentos digitais

1. Rapidez e facilidade de identificação dos documentos

O GED proporciona agilidade e praticidade no processo de identificação de documentos, sendo estes alguns dos benefícios para todas as empresas que desejam aumentar a produtividade nos setores administrativo e de atendimento ao cliente.

No Keeva, por exemplo, basta digitar na barra de busca algum termo relacionado ao arquivo que se deseja consultar e conferir as opções apresentadas, de acordo com as regras de permissionamento definidas pelo administrador do sistema.

Além disso, no Keeva não é necessário organizar documentos em pastas, o que garante ainda mais benefícios ao usuário.

Assim, ao adicionar um arquivo no software, seja ele em formato PDF, áudio ou vídeo, basta informar o nome, o tipo e as informações básicas de identificação dos documentos conforme os campos de preenchimento sugeridos pelo próprio sistema

2. Controle de permissões de acesso aos documentos

Outra noção básica de gerenciamento de documentos digitais diz respeito ao recurso de “permissões de acesso”, que garante aos gestores o controle de quem pode (ou não) visualizar determinadas informações da empresa.

Este é um item essencial para a excelência no gerenciamento de documentos digitais, pois permite adequar o uso do software de acordo com as necessidades de cada empresa.

(Imagem: Freepik).

3. Disponibilidade de documentos sem limites físicos

Utilizar um software GED é uma escolha que traz vantagens competitivas, começando pelo fator “economia”.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos facilita o compartilhamento de informações e reduz a necessidade de impressões e cópias físicas dos documentos, o que faz toda a diferença para a organização do escritório e, consequentemente, para a manutenção de um ambiente de trabalho que inspire produtividade.

Desta forma será possível “eliminar” da área de arquivos os documentos obsoletos, uma vez que os mesmos já estarão salvos e protegidos no sistema GED.

Estas são apenas algumas noções sobre o gerenciamento de documentos digitais, mas que são muito importantes para que você possa entender a diferença que uma solução GED prática e intuitiva como o Keeva proporciona.

Saiba mais deste assunto lendo o artigo “25 razões para investir no Gerenciamento Eletrônico de Documentos”.

Caso tenha alguma dúvida relacionado ao tema, envie suas perguntas e continue acompanhando as atualizações do blog para ter mais informações.

Agradecemos a companhia e até a próxima!

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