Digitalizar documentos: 5 motivos para aderir este hábito

Será que digitalizar documentos é algo realmente necessário? Para esclarecer esta dúvida considere a seguinte situação:

Segunda-feira. Você chega para mais um dia de trabalho, e de cara, vê aquela pilha de documentos acumulada em sua mesa.

Mesmo sabendo que precisa finalizar os procedimentos com agilidade, você não consegue se concentrar, com todos aqueles papéis parados ali, bem na sua frente. O prazo é curto e o volume de serviço é grande. Qual a solução mais eficaz para este dilema?

Bom, este é um panorama bem típico de muitas empresas, que ainda não descobriram as vantagens da digitalização. Afinal, digitalizar documentos é uma etapa essencial para o aumento da produtividade. Assim como para a construção de um ambiente de trabalho mais dinâmico e apto ao atendimento das demandas do mercado.

O tema de hoje do Blog do Keeva falará sobre como obter excelentes resultados nos serviços de escritório, convertendo documentos impressos para o formato digital.

Portanto, acompanhe o nosso conteúdo e saiba quais são os 5 principais motivos para digitalizar documentos. Garanto que farão toda a diferença na melhoria das atividades desenvolvidas pela sua empresa!

digitalizar-documentos-mesa-de-trabalhoSaiba porque é tão importante digitalizar documentos lendo esta publicação exclusiva! (Imagem: Freepik).

As vantagens da digitalização de documentos

A gestão documental deixou de ser uma atividade complexa quando os scanners profissionais chegaram ao mercado.

Com eles, é possível digitalizar documentos de forma otimizada, registrando frente e verso da folha simultaneamente, com alta qualidade de imagem. Isso facilita muito a organização dos arquivos impressos e mantém a segurança das informações contra perdas e fraudes.

Porém, muitas empresas ainda ficam na dúvida se devem ou não digitalizar documentos. Algumas pelo receio de que suas informações internas possam “vazar” na internet. E outras pelo fato de considerarem “desnecessária” a conversão para arquivos digitais.

Quanto à segurança dos documentos digitalizados, é preciso investir em um software GED que só disponibilize os arquivos para pessoas que tenham acesso ao sistema. Assim é possível limitar também “o quê” cada usuário pode visualizar, eis uma excelente decisão.

Agora, com relação à utilidade da digitalização, podemos citar várias explicações que ajudam a entender a necessidade e a validade de se realizar a conversão para arquivos digitais:

    • Agilidade no acesso à informação;
    • Redução de papel sobre a mesa de trabalho;
    • Possibilidade de compartilhamento dos arquivos com a equipe de trabalho a qualquer hora do dia;
    • Conservação dos “originais” (que serão retirados com menos frequência das pastas);
  • Controle dos prazos de validade dos documentos.

Publicamos recentemente um conteúdo especial que mostra o antes e o depois da digitalização de documentos. Seria muito interessante se você conferisse o artigo para entender mais sobre este assunto.

Acesse-o clicando aqui e aproveite as informações adicionais para investir corretamente na gestão de arquivos eletrônicos da sua empresa!

Vamos então aos 5 motivos para digitalizar documentos, considerando a redução de custo, a qualidade de atendimento ao cliente e a preservação do acervo de informações contra todos os tipos de riscos:

5 motivos para digitalizar documentos

infográfico do keeva

Conclusão

Com a digitalização, as tarefas que exigem a análise de documentos são executadas com mais objetividade. Deste modo, as empresas conseguem atender às solicitações de seus clientes respeitando os prazos de cada processo.

Portanto, se você precisa melhorar o desempenho na realização das atividades gerenciais, invista na organização dos documentos digitais com a solução de GED Keeva. E conte com o auxílio da tecnologia para aumentar a produtividade da sua empresa!

Saiba mais detalhes do software Keeva clicando aqui e deixe no campo de comentários suas dúvidas e sugestões para nossas próximas postagens!

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