Boas práticas para digitalização de documentos

O uso de arquivos digitais tem ganhado cada vez mais relevância no dia a dia organizacional e auxilia empresas dos mais diversos setores a otimizarem o tempo de execução dos serviços que exigem a análise documental.

Para tanto, é necessário realizar a digitalização dos documentos, uma etapa que envolve a escolha certa do modelo de scanner e também a forma como os arquivos serão gerenciados em formato digital.

Neste artigo, vamos falar sobre a importância da digitalização de documentos e daremos dicas de como realizar corretamente esta atividade, tendo como objetivo a garantia da organização e da segurança dos arquivos digitais. Confira!

keevaoneVeja boas práticas para digitalizar corretamente os documentos da sua empresa!

Por que digitalizar os documentos?

Algumas empresas ficam na dúvida sobre a necessidade da digitalização de documentos e acabam deixando de registrar seus arquivos no formato digital, algo muito arriscado em função de todas as interferências que podem danificar a legibilidade das informações impressas.

Primeiro, é válido falarmos sobre a integração da tecnologia nos processos gerenciais e as oportunidades que tal investimento proporciona para a melhoria da prestação de serviços.

O mercado de trabalho está dinâmico e exige rapidez na tomada de decisões, que devem ser orientadas por informações concretas, ou seja, documentadas.

A digitalização de documentos é fundamental para garantir mais agilidade na realização das tarefas de escritório, além de manter cópias dos documentos que podem sofrer diversas alterações ao longo do tempo.

A conversão do impresso para o digital garante a segurança das informações por mais tempo, bem como a facilidade de acesso e de uso dos arquivos a partir da implantação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

Realizamos uma lista com os principais benefícios da digitalização de documentos para que você entenda mais sobre a importância de manter seus arquivos armazenados e protegidos também no formato digital. Acompanhe!

Benefícios da digitalização de documentos

Registrar os documentos em formato digital, além de ser uma prática sustentável, é a solução mais eficaz para o aumento da produtividade nos serviços de escritório.

A digitalização de documentos proporciona benefícios essenciais para a competitividade das empresas e gera impactos diretos na qualidade de atendimento ao cliente.

Confira quais são as vantagens da digitalização e veja como sua empresa pode melhorar a prestação de serviços mantendo os arquivos armazenados em um software GED:

Facilidade de acesso e compartilhamento de arquivos

É possível acessar os documentos remotamente e adicioná-los em sites de armazenamento em nuvem, algo excelente para a integração do trabalho em equipe.

keeva definitivoSolução GED: utilize o computador ou mesmo o celular para verificar os documentos.

Rapidez na conclusão das tarefas administrativas

Os documentos estarão arquivados no computador e poderão ser visualizados em poucos cliques. Assim, a mesa de trabalho ficará mais organizada e as tarefas administrativas que demandam a análise de informações documentadas serão concluídas com mais agilidade e assertividade.

Preservação do arquivo físico

Manter cópias digitais dos documentos também é uma forma de preservar os arquivos físicos, pois não haverá necessidade de retirá-los das pastas para a checagem dos dados que podem ser analisados em formato digital.

Redução de custos fixos 

A digitalização de documentos ajuda na redução de custos com impressões e a reposição de suprimentos de escritório (papel, recarga de tintas da impressora, etc), algo primordial na adequação do planejamento financeiro de qualquer empresa. 

Boas práticas para digitalização de documentos

Confira agora o passo a passo de como digitalizar documentos com mais agilidade e garanta a segurança dos seus arquivos em formato digital:

Utilize um scanner profissional

Os scanner profissionais são excelentes para a digitalização de grandes volumes de documentos, principalmente pelo fato de registrarem frente e verso da página em uma única passada da folha.

É possível digitalizar dezenas de páginas em poucos minutos com excelente qualidade de imagem, sendo que alguns modelos de scanners convertem automaticamente os arquivos para PDF compactado.

Confira uma lista de scanners que possuem este recurso clicando aqui e veja qual é o modelo mais adequado para a demanda de digitalização da sua empresa.

Preparação dos documentos

Comece separando os documentos de acordo com o tipo (comprovantes de pagamento, fichas de registro, contratos, exames, etc).

Depois, retire clipes e grampos para evitar problemas com a legibilidade dos documentos digitalizados. Além disso, caso a folha esteja muito amassada, tente melhorar o aspecto da página antes da digitalização.

Assim, os arquivos digitais serão registrados com mais qualidade no processo de conversão executado pelo scanner.

Gerenciamento dos arquivos digitais

Após a digitalização, é importante manter os arquivos em um software GED, que será responsável pela organização, acessibilidade e segurança dos documentos em formato digital.

Sem a utilização deste tipo de tecnologia, fica difícil garantir o acesso rápido à informação e identificar possíveis alterações nos arquivos originais.

Assim, os documentos digitalizados estarão protegidos e só poderão ser acessados por pessoas autorizadas, seja por funcionários da empresa ou usuários externos do sistema.

Essas são as principais dicas de como realizar a digitalização de documentos da forma correta, visando a organização e a segurança dos arquivos digitais contra perdas e extravios.

Saiba mais sobre as vantagens da solução GED do Keeva e acesse outros artigos em nosso blog para descobrir como aumentar definitivamente a produtividade da sua empresa implantando nosso software!

Até a próxima!

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