Descomplique seu controle financeiro com o Keeva

Você tem duas opções: continuar revirando gavetas quando precisar consultar seus comprovantes, e correndo riscos de pagar multas por atraso de pagamento; ou colocar em prática as dicas deste artigo e simplificar seu controle financeiro com o Keeva.

Antes de tudo, conta pra gente, como anda sua relação com os seus boletos? Complicada? Sufocante? Confusa e desgastante?

É assim mesmo, a gente vai se deixando levar, e quando nos damos conta eles já dominaram nosso pensamento, invadiram nossas gavetas e bagunçaram nossa racionalidade.

Mas isso pode mudar!

Você pode optar por um método de controle financeiro super prático, que te permite receber alertas para não perder prazos de pagamento, garantir a segurança desses documentos e mantê-los facilmente acessíveis para qualquer necessidade de consulta.

Quer saber como?

É só usar o Keeva.

Eis uma solução tão simples quanto eficiente. Basta seguir este passo a passo:

1. Capture documentos via e-mail

Você pode enviar documentos diretamente do e-mail para o Keeva. Mas apenas com o e-mail que você usa para fazer login no Keeva. Portanto, se desejar realizar esta ação, basta encaminhar seus e-mails referentes a documentos para lá.

A etapa seguinte é muito simples. Você só precisa clicar sobre o e-mail em questão e encaminhá-lo para o endereço: seu-nome-keeva@capture.keeva.io

O campo seu-nome-keeva será substituído por seu nome de usuário no Keeva. No meu caso, por exemplo, o e-mail será direcionado para o endereço: pamela@capture.keeva.io

Envio de boletos para o keeva via e-mail para controle financeiro

Se por acaso não souber qual o seu nome de usuário, basta fazer login no Keeva. Seu nome de usuário é o que aparece na url da sua página inicial:

Nome de usuário no Keeva

2. Crie os índices “Linha Digitável” e “Status”

Com o índice “linha digitável”, ao inserir suas contas no Keeva todas as informações contidas no documento serão preenchidas automaticamente, economizando seu tempo. E com o índice “status” você poderá classificar seus boletos como “pagos” e “não pagos”.

Para criá-los basta clicar no ícone de configuração, selecionar a opção “Índices”, depois clicar no botão “NOVO ÍNDICE”.

Para o índice Linha digitável insira o termo “Linha digitável” no campo de nome. Selecione o tipo “Boletos (Keeva)” e conclua.

Criação do índice Linha Digitável para controle financeiro

Já para o índice Status, nomeie como “Status”, selecione o Tipo “Alfanumérico” e clique no botão “Configurar Índice”.

Criação do índice Status para controle financeiro parte 1

Na opção “Lista de Valores” preencha os campos de Nome e Valor com “Pago”; adicione mais uma opção e preencha como “Não Pago”; adicione uma última opção de valor e deixe-a em branco. E então é só salvar.

Para entender melhor como funciona a criação de uma Lista de Valores você pode assistir ao vídeo: Como fazer? Lista de Valores

Criação do índice status para controle financeiro parte 2

3. Adicione os índices criados ao tipo de documento boleto

Agora você irá sincronizar os índices “Linha digitável” e “Status” ao tipo de documento “Boleto”. Desta maneira, sempre que você identificar um documento como boleto, essas funcionalidades serão ativadas automaticamente.

Para isso, basta clicar no ícone de configuração e selecionar a opção tipos de documentos. Então você irá clicar no tipo de documento “Boleto” e selecionar a opção “Linha digitável”, depois a opção “Status” na barra de seleção.

Atrelando índices ao tipo de documento Boleto

4. Identifique seus boletos no Keeva

Agora chegou o momento de identificar os documentos que você enviou para o Keeva. Ou seja, definir o tipo de documento e seus respectivos índices (ou características).

Para isso, você deve abrir sua página inicial, onde ficam dispostos os documentos não identificados; clicar no documento em questão; selecionar na barra “Tipo de Documento” a opção boleto; conferir se todas as informações preenchidas automaticamente estão corretas; corrigi-las ou completá-las se for necessário; e salvar.

Identificação de boletos 
no Keeva

5. Configure a busca salva para receber notificações sobre prazos de vencimento

As notificações de busca salva permitem que você seja notificado quando um determinado tipo de documento passe a se enquadrar nas condições pré-estabelecidas.

Ou seja, se você configurar, por exemplo, uma busca salva para os tipo de documento “boleto” na condição de “prazo de vencimento em 7 dias”, você será notificado sempre que um novo boleto cumprir estes requisitos.

Para realizar essa configuração digite na barra de busca o período em que você deseja receber os alertas. Como nosso exemplo é uma busca de boletos que vencem em 7 dias, digitamos o número 7. Neste momento a barra sugere as condições que podemos atribuir a tal valor. No nosso caso selecionamos “Data de vencimento nos próximos 7 dias”.

Feito isso, você precisa clicar sobre o ícone de disquete para salvar sua busca:

E então é só nomear e selecionar as fontes de notificação de sua preferência (Keeva, e-mail ou ambos).

configuração de busca salva no Keeva

Você pode conferir mais detalhes sobre essa funcionalidade no artigo Busca salva: saiba mais sobre esta funcionalidade do Keeva!

6. Mude o status para pago

Pagou alguma conta? Não esqueça de registrar o pagamento para não se confundir. Abra o boleto em questão e no índice Status selecione a opção “Pago”.

Mudança do índice Status do boleto

7. Crie relatórios de busca e facilite o controle financeiro

Com a criação de relatórios de busca, seu processo de controle financeiro pode ficar bem mais prático. Basta inserir na barra de busca as condições desejadas e exportar os documentos em questão para XLS.

Para estabelecer um registro de gastos mensais, por exemplo, você pode criar um relatório para a busca de “Boletos Pagos”.

Basta inserir na barra de busca o valor do índice desejado, ou seja, o valor “Pago” do índice “Status”; selecionar a opção: Boleto, com Status = Pago; clicar no botão “RELATÓRIO”; nomear o arquivo; e escolher a opção de exportação desejada.

criação de relatórios de controle financeiro no Keeva

Para relatórios que envolvem mais de um Tipo de Documento o modelo de relatório separado por abas é o mais indicado. Também é possível gerar uma planilha consolidada, porém pode ser que haja confusão na disposição das colunas, por conta da diferença entre o número de índices em cada Tipo de Documento.

8. Compartilhe seu sistema de controle financeiro e tire seus amigos do sufoco

Depois de comprovar a eficiência do Keeva, aproveite para compartilhar este artigo com amigos e familiares que também estão em guerra com os boletos. Com as contas em dia pode até sobrar verba pra um presentinho de agradecimento, quem sabe.

Enfim, essa é sua chance de sair da crise, fazer as pazes com os boletos, e viver feliz para sempre com uma vida financeira bem organizada. Experimente o controle financeiro do Keeva, depois compartilhe com a gente os frutos dessa nova relação.

Para mais dicas de organização, veja também:

Organização de documentos: pastas x índices

Organização de documentos físicos e digitais

Organização pessoal e profissional: o segredo para o sucesso!

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Comentários

  1. Seria muito útil se pudessem nos sugerir servidores de arquivos em nuvem, que sejam adequados a escritórios de advocacia.

    • Pâmela Carvalho disse:

      Olá Neudi, tudo bem? Na verdade nós temos um serviço muito usado no setor de advocacia, talvez possa te interessar. Nossa equipe comercial entrará em contato para passar mais informações. Até mais!

  2. MILENA CAMPOS DULLIUS disse:

    TRABALHAMOS COM OUTSOURGING DE IMPRESSÕES.
    GOSTARÍAMOS DE AGREGAR SOLUÇÕES EM NOSSA CLIENTELA.
    VOCÊS FAZEM PARCERIA?

    • Pâmela Carvalho disse:

      Olá Milena, tudo bem? Trabalhamos com parcerias sim, nossa equipe comercial entrará em contato para te passar mais informações. Obrigada!