Descomplique seu controle financeiro com o Keeva

Você tem duas opções: continuar revirando gavetas quando precisar consultar seus comprovantes, e correndo riscos de pagar multas por atraso de pagamento; ou colocar em prática as dicas deste artigo e simplificar seu controle financeiro com o Keeva.

Antes de tudo, conta pra gente, como anda sua relação com os seus boletos? Complicada? Sufocante? Confusa e desgastante?

É assim mesmo, a gente vai se deixando levar, e quando nos damos conta eles já dominaram nosso pensamento, invadiram nossas gavetas e bagunçaram nossa racionalidade.

Mas isso pode mudar!

Você pode optar por um método de controle financeiro super prático, que te permite receber alertas para não perder prazos de pagamento, garantir a segurança desses documentos e mantê-los facilmente acessíveis para qualquer necessidade de consulta.

Quer saber como?

É só usar o Keeva.

Eis uma solução tão simples quanto eficiente. Basta seguir este passo a passo:

1. Capture documentos via e-mail

Você pode enviar documentos diretamente do e-mail para o Keeva. Mas apenas com o e-mail que você usa para fazer login no Keeva. Portanto, se desejar realizar esta ação, basta encaminhar seus e-mails referentes a documentos para lá.

A etapa seguinte é muito simples. Você só precisa clicar sobre o e-mail em questão e encaminhá-lo para o endereço: seu-nome-keeva@capture.keeva.io

O campo seu-nome-keeva será substituído por seu nome de usuário no Keeva. No meu caso, por exemplo, o e-mail será direcionado para o endereço: pamela@capture.keeva.io

Envio de boletos para o keeva via e-mail para controle financeiro

Se por acaso não souber qual o seu nome de usuário, basta fazer login no Keeva. Seu nome de usuário é o que aparece na url da sua página inicial:

Nome de usuário no Keeva

2. Crie os índices “Linha Digitável” e “Status”

Com o índice “linha digitável”, ao inserir suas contas no Keeva todas as informações contidas no documento serão preenchidas automaticamente, economizando seu tempo. E com o índice “status” você poderá classificar seus boletos como “pagos” e “não pagos”.

Para criá-los basta clicar no ícone de configuração, selecionar a opção “Índices”, depois clicar no botão “NOVO ÍNDICE”.

Para o índice Linha digitável insira o termo “Linha digitável” no campo de nome. Selecione o tipo “Boletos (Keeva)” e conclua.

Criação do índice Linha Digitável para controle financeiro

Já para o índice Status, nomeie como “Status”, selecione o Tipo “Alfanumérico” e clique no botão “Configurar Índice”.

Criação do índice Status para controle financeiro parte 1

Na opção “Lista de Valores” preencha os campos de Nome e Valor com “Pago”; adicione mais uma opção e preencha como “Não Pago”; adicione uma última opção de valor e deixe-a em branco. E então é só salvar.

Para entender melhor como funciona a criação de uma Lista de Valores você pode assistir ao vídeo: Como fazer? Lista de Valores

Criação do índice status para controle financeiro parte 2

3. Adicione os índices criados ao tipo de documento boleto

Agora você irá sincronizar os índices “Linha digitável” e “Status” ao tipo de documento “Boleto”. Desta maneira, sempre que você identificar um documento como boleto, essas funcionalidades serão ativadas automaticamente.

Para isso, basta clicar no ícone de configuração e selecionar a opção tipos de documentos. Então você irá clicar no tipo de documento “Boleto” e selecionar a opção “Linha digitável”, depois a opção “Status” na barra de seleção.

Atrelando índices ao tipo de documento Boleto

4. Identifique seus boletos no Keeva

Agora chegou o momento de identificar os documentos que você enviou para o Keeva. Ou seja, definir o tipo de documento e seus respectivos índices (ou características).

Para isso, você deve abrir sua página inicial, onde ficam dispostos os documentos não identificados; clicar no documento em questão; selecionar na barra “Tipo de Documento” a opção boleto; conferir se todas as informações preenchidas automaticamente estão corretas; corrigi-las ou completá-las se for necessário; e salvar.

Identificação de boletos 
no Keeva

5. Configure a busca salva para receber notificações sobre prazos de vencimento

As notificações de busca salva permitem que você seja notificado quando um determinado tipo de documento passe a se enquadrar nas condições pré-estabelecidas.

Ou seja, se você configurar, por exemplo, uma busca salva para os tipo de documento “boleto” na condição de “prazo de vencimento em 7 dias”, você será notificado sempre que um novo boleto cumprir estes requisitos.

Para realizar essa configuração digite na barra de busca o período em que você deseja receber os alertas. Como nosso exemplo é uma busca de boletos que vencem em 7 dias, digitamos o número 7. Neste momento a barra sugere as condições que podemos atribuir a tal valor. No nosso caso selecionamos “Data de vencimento nos próximos 7 dias”.

Feito isso, você precisa clicar sobre o ícone de disquete para salvar sua busca:

E então é só nomear e selecionar as fontes de notificação de sua preferência (Keeva, e-mail ou ambos).

configuração de busca salva no Keeva

Você pode conferir mais detalhes sobre essa funcionalidade no artigo Busca salva: saiba mais sobre esta funcionalidade do Keeva!

6. Mude o status para pago

Pagou alguma conta? Não esqueça de registrar o pagamento para não se confundir. Abra o boleto em questão e no índice Status selecione a opção “Pago”.

Mudança do índice Status do boleto

7. Crie relatórios de busca e facilite o controle financeiro

Com a criação de relatórios de busca, seu processo de controle financeiro pode ficar bem mais prático. Basta inserir na barra de busca as condições desejadas e exportar os documentos em questão para XLS.

Para estabelecer um registro de gastos mensais, por exemplo, você pode criar um relatório para a busca de “Boletos Pagos”.

Basta inserir na barra de busca o valor do índice desejado, ou seja, o valor “Pago” do índice “Status”; selecionar a opção: Boleto, com Status = Pago; clicar no botão “RELATÓRIO”; nomear o arquivo; e escolher a opção de exportação desejada.

criação de relatórios de controle financeiro no Keeva

Para relatórios que envolvem mais de um Tipo de Documento o modelo de relatório separado por abas é o mais indicado. Também é possível gerar uma planilha consolidada, porém pode ser que haja confusão na disposição das colunas, por conta da diferença entre o número de índices em cada Tipo de Documento.

8. Compartilhe seu sistema de controle financeiro e tire seus amigos do sufoco

Depois de comprovar a eficiência do Keeva, aproveite para compartilhar este artigo com amigos e familiares que também estão em guerra com os boletos. Com as contas em dia pode até sobrar verba pra um presentinho de agradecimento, quem sabe.

Enfim, essa é sua chance de sair da crise, fazer as pazes com os boletos, e viver feliz para sempre com uma vida financeira bem organizada. Experimente o controle financeiro do Keeva, depois compartilhe com a gente os frutos dessa nova relação.

Para mais dicas de organização, veja também:

Organização de documentos: pastas x índices

Organização de documentos físicos e digitais

Organização pessoal e profissional: o segredo para o sucesso!

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