Controle de documentos: segurança e produtividade para sua empresa!

O controle de documentos é um processo aplicado para a organização e preservação das informações empresariais de maneira estratégica e padronizada.

Além do fator “segurança da informação”, o controle de documentos também é responsável por facilitar a execução dos processos administrativos através da praticidade de localização dos documentos arquivados em pastas ou salvos no computador.

Neste artigo, vamos explicar mais detalhes sobre a importância do controle de documentos e do uso de soluções tecnológicas para a eficácia no gerenciamento da informação. Acompanhe!

Controle de documentos da melhor forma(Imagem: Freepik)

Controle de documentos – Desafios

Muitas empresas encontram dificuldades para manter seus documentos organizados e acessíveis.

Dentre as principais justificativas está a “falta de tempo” necessário para a realização do controle de documentos internos (produzidos pela própria empresa) e externos (gerenciados pela empresa, oriundos de seus clientes, fornecedores, órgãos públicos, etc).

Outra questão é a “demanda”, já que algumas empresas movimentam grandes volumes de documentos diariamente e precisam processá-los com agilidade visando o cumprimento dos prazos estabelecidos para cada serviço.

Controle de documentos – Soluções

Uma forma de garantir mais controle sobre o fluxo de documentos é através da digitalização, tanto para a redução do uso do papel como meio de circulação de informações na empresa, como para a facilidade de compartilhamento de documentos na execução de processos desenvolvidos de forma colaborativa.

A digitalização de documentos é fundamental para a segurança das informações empresariais, considerando os diversos fatores que podem prejudicar a legibilidade das imagens e textos impressos e/ou escritos em papel.

Confira mais detalhes lendo o artigo “5 motivos para digitalizar todos os seus documentos” e veja quais vantagens sua empresa terá com esta solução para o controle de documentos!

O Keeva é a solução para o controle de seus documentos(Imagem: Freepik)

Para o controle dos documentos e arquivos digitais, o mais indicado é a implantação de um software GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), com recursos que mantenham o usuário sempre atualizado quanto ao andamento dos processos.

A solução Keeva possui funcionalidades especiais para o controle de documentos, como o Sistema de Notificações, a Busca Salva e a Mensageria, que facilita a troca de informações entre os usuários do sistema.

O Keeva proporciona estas e outras funcionalidades que simplificam e garantem a eficácia no processo de controle de documentos.

Para saber mais, visite nosso site e fique por dentro das novidades do Keeva aqui no blog.

Otimize  processo de gerenciamento de documentos da sua empresa seguindo nossas dicas e conquiste mais produtividade na execução dos processos administrativos.

Conheça o Keeva e surpreenda-se!

Até a próxima!

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