Controle de documentos: segurança e produtividade para sua empresa!

O controle de documentos é um processo aplicado para a organização e preservação das informações empresariais de maneira estratégica e padronizada.

Além do fator “segurança da informação”, o controle de documentos também é responsável por facilitar a execução dos processos administrativos através da praticidade de localização dos documentos arquivados em pastas ou salvos no computador.

Neste artigo, vamos explicar mais detalhes sobre a importância do controle de documentos e do uso de soluções tecnológicas para a eficácia no gerenciamento da informação. Acompanhe!

Controle de documentos da melhor forma(Imagem: Freepik)

Controle de documentos – Desafios

Muitas empresas encontram dificuldades para manter seus documentos organizados e acessíveis.

Dentre as principais justificativas está a “falta de tempo” necessário para a realização do controle de documentos internos (produzidos pela própria empresa) e externos (gerenciados pela empresa, oriundos de seus clientes, fornecedores, órgãos públicos, etc).

Outra questão é a “demanda”, já que algumas empresas movimentam grandes volumes de documentos diariamente e precisam processá-los com agilidade visando o cumprimento dos prazos estabelecidos para cada serviço.

Controle de documentos – Soluções

Uma forma de garantir mais controle sobre o fluxo de documentos é através da digitalização, tanto para a redução do uso do papel como meio de circulação de informações na empresa, como para a facilidade de compartilhamento de documentos na execução de processos desenvolvidos de forma colaborativa.

A digitalização de documentos é fundamental para a segurança das informações empresariais, considerando os diversos fatores que podem prejudicar a legibilidade das imagens e textos impressos e/ou escritos em papel.

Confira mais detalhes lendo o artigo “5 motivos para digitalizar todos os seus documentos” e veja quais vantagens sua empresa terá com esta solução para o controle de documentos!

O Keeva é a solução para o controle de seus documentos(Imagem: Freepik)

Para o controle dos documentos e arquivos digitais, o mais indicado é a implantação de um software GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), com recursos que mantenham o usuário sempre atualizado quanto ao andamento dos processos.

A solução Keeva possui funcionalidades especiais para o controle de documentos, como o Sistema de Notificações, a Busca Salva e a Mensageria, que facilita a troca de informações entre os usuários do sistema.

O Keeva proporciona estas e outras funcionalidades que simplificam e garantem a eficácia no processo de controle de documentos.

Para saber mais, visite nosso site e fique por dentro das novidades do Keeva aqui no blog.

Otimize  processo de gerenciamento de documentos da sua empresa seguindo nossas dicas e conquiste mais produtividade na execução dos processos administrativos.

Conheça o Keeva e surpreenda-se!

Até a próxima!

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Comentários

  1. paulo leite disse:

    O Keeva é um software DESKTOP? Pode trabalhar em rede ou é na Nuvem??
    Precisa instalar um banco de dados? Ou vem nele?
    Como é feito as indexações?
    Dá pra indexar com campos já estruturados? Tipo um documento com CPF sempre no mesmo campo, entendeu?

    • Wallace Moura disse:

      Olá Paulo, tudo bem? Obrigado pelas perguntas!
      O Keeva é um aplicativo web que roda na nuvem e não é necessário instalar um banco de dados. O espaço de armazenamento varia de acordo com o plano, e estas informações podem ser encontradas no site http://keeva.io . As indexações funcionam por atribuição após o upload ou previamente por importação em lote, dependendo também do tipo de plano.

      Gostaria de tirar mais alguma dúvida? Posso pedir para que um de nossos especialistas entre em contato contigo via e-mail?

      Abraços!

  2. Gilmar disse:

    Olá esses planos pagos são mensais? Não esta especificando isso no site!

    • Pâmela Carvalho disse:

      Olá Gilmar, tudo bem? Sim, os planos do Keeva são mensais. Nossa equipe comercial entrará em contato para esclarecer melhor suas dúvidas e apresentar soluções que correspondam às suas necessidades.