4 Motivos para compartilhar documentos usando Keeva
por Pâmela Carvalho,
Documentos são itens delicados, principalmente quando envolvem dados empresariais. E, para evitar falhas e prejuízos, quando o processo administrativo exige que esses documentos sejam compartilhados com outras pessoas é importante ter muita cautela. Por isso reunimos aqui 4 motivos para você começar a compartilhar documentos usando Keeva.
1. Regras de permissionamento ao compartilhar documentos
Esse tópico é essencial para garantir a privacidade das informações.
Delimitando as regras de permissionamento você define a quais tipos de documentos cada usuário terá acesso; e quais ações poderão ser executadas sobre eles (visualizar, editar, baixar, excluir).
Com isso você consegue assumir o controle das informações da sua empresa e manter a confidencialidade dos dados necessários.
2. Comentários e notificações
Ao compartilhar documentos usando o Keeva você otimiza seu fluxo de trabalho. Enquanto as notificações auxiliam no controle de prazos, com a funcionalidade “comentários” é possível trocar informações e orientar sua equipe sobre as ações a serem realizadas em cada documento.
Selecionando a opção “seguir comentários deste documento” você será notificado sempre que for inserida uma nova informação no arquivo em questão. Você pode ainda utilizar o ícone “@” para mencionar algum usuário que, por sua vez, receberá uma notificação sobre tal comentário.
Desta maneira, você agiliza e acompanha de perto todo processo de gerenciamento de documentos, evitando atrasos e erros na execução de tarefas.
3. Segurança das informações
Com o Keeva você diminui os riscos de perda de documentos. Como os arquivos são armazenados na nuvem, e todas as fases do processo de gerenciamento são realizadas dentro do sistema, as informações permanecem armazenadas de maneira muito mais segura.
4. Controle de versões
Sabe aquela confusão que acontece quando várias pessoas ficam responsáveis por atualizar um documento, e no final fica difícil descobrir qual é a versão válida? No Keeva esse problema não existe.
Não há duplicidade de documentos no Keeva. Para realizar qualquer alteração basta abrir o documento em questão, ir no menu de versões e adicionar a versão corrigida.
E como os arquivos do Keeva são armazenados na nuvem, as atualizações ficam disponíveis automaticamente para todos os usuários que possuem acesso ao documento em questão.
Ainda tem dúvidas sobre se vale a pena compartilhar documentos usando o Keeva? Comprove experimentando nosso plano Starter! Se preferir, você também pode começar conhecendo o Keeva com a nossa versão gratuita. Ela não inclui a funcionalidade de compartilhamento, mas tem muitas outras ferramentas que facilitam o gerenciamento de documentos.
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