4 Motivos para compartilhar documentos usando Keeva

Documentos são itens delicados, principalmente quando envolvem dados empresariais. E, para evitar falhas e prejuízos, quando o processo administrativo exige que esses documentos sejam compartilhados com outras pessoas é importante ter muita cautela. Por isso reunimos aqui 4 motivos para você começar a compartilhar documentos usando Keeva.

1. Regras de permissionamento ao compartilhar documentos

Esse tópico é essencial para garantir a privacidade das informações.

Delimitando as regras de permissionamento você define a quais tipos de documentos cada usuário terá acesso; e quais ações poderão ser executadas sobre eles (visualizar, editar, baixar, excluir).

Com isso você consegue assumir o controle das informações da sua empresa e manter a confidencialidade dos dados necessários.

Tela de permissionamento ao compartilhar documentos com o Keeva

2. Comentários e notificações

Ao compartilhar documentos usando o Keeva você otimiza seu fluxo de trabalho. Enquanto as notificações auxiliam no controle de prazos, com a funcionalidade “comentários” é possível trocar informações e orientar sua equipe sobre as ações a serem realizadas em cada documento.

Selecionando a opção “seguir comentários deste documento” você será notificado sempre que for inserida uma nova informação no arquivo em questão. Você pode ainda utilizar o ícone “@” para mencionar algum usuário que, por sua vez, receberá uma notificação sobre tal comentário.

Desta maneira, você agiliza e acompanha de perto todo processo de gerenciamento de documentos, evitando atrasos e erros na execução de tarefas.

espaço para inserir comentários ao compartilhar documentos no Keeva

3. Segurança das informações

Com o Keeva você diminui os riscos de perda de documentos. Como os arquivos são armazenados na nuvem, e todas as fases do processo de gerenciamento são realizadas dentro do sistema, as informações permanecem armazenadas de maneira muito mais segura.

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4. Controle de versões

Sabe aquela confusão que acontece quando várias pessoas ficam responsáveis por atualizar um documento, e no final fica difícil descobrir qual é a versão válida? No Keeva esse problema não existe.

Não há duplicidade de documentos no Keeva. Para realizar qualquer alteração basta abrir o documento em questão, ir no menu de versões e adicionar a versão corrigida.

E como os arquivos do Keeva são armazenados na nuvem, as atualizações ficam disponíveis automaticamente para todos os usuários que possuem acesso ao documento em questão.

compartilhar-documentos-menu-versoes

Ainda tem dúvidas sobre se vale a pena compartilhar documentos usando o Keeva? Comprove experimentando nosso plano Starter! Se preferir, você também pode começar conhecendo o Keeva com a nossa versão gratuita. Ela não inclui a funcionalidade de compartilhamento, mas tem muitas outras ferramentas que facilitam o gerenciamento de documentos.

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