Como indexar documentos digitais de maneira simples?

A indexação é um passo essencial para a organização de documentos em uma plataforma de GED. Como definido em nosso artigo sobre o assunto, indexar documentos é organizar arquivos por meio de índices, dentro de um sistema. Veja aqui como indexar documentos digitais de forma simples!

Como funciona a indexação de documentos?

A indexação de documentos começa com a identificação de índices para um tipo específico de documento. Vamos considerar o documento tipo “nota fiscal”. Vários índices podem ser utilizados para indexação neste caso, como:

  • Número da nota fiscal;
  • Nome do vendedor;
  • Data de emissão;
  • Nome do produto, etc.

Os índices podem variar, já que cada organização possui seu próprio jeito de lidar com cada tipo de documento.

Exemplo: se a sua empresa trabalha com sistema de metas para os vendedores, o índice nome do vendedor para classificar as notas fiscais emitidas seria essencial, pois assim seria possível calcular individualmente o resultado das vendas de cada vendedor. Mas se alguma outra empresa não trabalha com metas, ou conta apenas com um vendedor, esse índice não seria tão necessário.

Outros exemplos de índices são o prazo de guarda e a destinação final, estes são usados na definição de uma tabela de temporalidade documental.

Por isso é necessário investir em uma solução GED que permita flexibilidade na criação de índices para diferentes tipos de documentos e necessidades.

Como indexar documentos digitais?

Existem muitas formas de indexar documentos e arquivos digitalizados e o processo também pode variar de empresa para empresa.

Em organizações com baixos volumes de documentos é comum encontrar colaboradores preenchendo os campos de indexação de cada documento digitalizado. Para isso é importante que a solução GED possua uma boa renderização da imagem e possibilidade de zoom.

Outro modo é a indexação por extração de texto. Muito usada quando há um volume constante de documentos do mesmo tipo. A indexação de documentos por extração utiliza o conteúdo textual de um documento para indicar o preenchimento dos índices. A extração ocorre por meio da ferramenta OCR, responsável por realizar a identificação de caracteres.

Ou seja, ao indexar um documento em uma plataforma GED que possui OCR, a ferramenta irá fazer uma “leitura” das informações e sugerir o preenchimento automático do tipo de documento e seus respectivos índices. Neste vídeo você consegue ver claramente como isso funciona: Identificando um Documento na Prática.

A indexação de documentos por importação em lote também é uma opção. Ela acontece ao fazer o upload de vários documentos, indicando o respectivo tipo de documento e associando os índices.

O que fazer com o arquivo indexado?

Agora que você já aprendeu como indexar documentos digitais, resta descobrir o que muda quando eles estão devidamente indexados.

A configuração de índices, quando utilizada de maneira inteligente, otimiza o gerenciamento da informação. O acesso aos dados se torna imediato, uma vez que todo documento fica ao alcance de uma simples busca.

O documento indexado em um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) é um documento devidamente arquivado, seguro e de prático compartilhamento e leitura. Um sistema GED previne a corrupção ou perda de dados essenciais para os processos de sua empresa.

O manuseio dos documentos se torna muito mais rápido e preciso. Afinal, quando um documento é devidamente indexado, o sistema GED consegue identificá-lo por todas e cada uma de suas características definidas.

É possível encontrar, por exemplo, um contrato por seu prazo de renovação, um RG por sua data de emissão, um e-book por seu respectivo título. As opções podem ser amplas ou específicas, mas serão sempre práticas e assertivas.

Enfim, se a intenção da organização de arquivos é facilitar a vida de quem precisa lidar com  determinadas informações, o melhor jeito de atingir tal objetivo é indexando os documentos envolvidos neste processo.

Aproveite a dica para otimizar os resultados da sua empresa, mostre para sua equipe de trabalho como indexar documentos digitais de um jeito simples. E lembre-se: um método de armazenamento sem indexação é um método de armazenamento sem eficiência.

Quer saber mais?

Se você quer saber mais sobre indexação de documentos em um GED, não deixe de conferir nosso artigo sobre o assunto. Não deixe também de descobrir 5 vantagens que só o GED garante à sua empresa!

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Abraços e até a próxima!

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