Como indexar documentos digitais de maneira simples?

A indexação é um passo essencial para a organização de documentos em uma plataforma de GED. Como definido em nosso artigo sobre o assunto, indexar documentos é organizar arquivos por meio de índices, dentro de um sistema. Veja aqui como indexar documentos digitais de forma simples!

Como funciona a indexação de documentos?

A indexação de documentos começa com a identificação de índices para um tipo específico de documento. Vamos considerar o documento tipo “nota fiscal”. Vários índices podem ser utilizados para indexação neste caso, como:

  • Número da nota fiscal;
  • Nome do vendedor;
  • Data de emissão;
  • Nome do produto, etc.

Os índices podem variar, já que cada organização possui seu próprio jeito de lidar com cada tipo de documento.

Exemplo: se a sua empresa trabalha com sistema de metas para os vendedores, o índice nome do vendedor para classificar as notas fiscais emitidas seria essencial, pois assim seria possível calcular individualmente o resultado das vendas de cada vendedor. Mas se alguma outra empresa não trabalha com metas, ou conta apenas com um vendedor, esse índice não seria tão necessário.

Por isso é necessário investir em uma solução GED que permita flexibilidade na criação de índices para diferentes tipos de documentos e necessidades.

Como indexar documentos digitais?

Existem muitas formas de indexar documentos e arquivos digitalizados e o processo também pode variar de empresa para empresa.

Em organizações com baixos volumes de documentos é comum encontrar colaboradores preenchendo os campos de indexação de cada documento digitalizado. Para isso é importante que a solução GED possua uma boa renderização da imagem e possibilidade de zoom.

Outro modo é a indexação por extração de texto. Muito usada quando há um volume constante de documentos do mesmo tipo. A indexação de documentos por extração utiliza o conteúdo textual de um documento para indicar o preenchimento dos índices. A extração ocorre por meio da ferramenta OCR, responsável por realizar a identificação de caracteres.

Ou seja, ao indexar um documento em uma plataforma GED que possui OCR, a ferramenta irá fazer uma “leitura” das informações e sugerir o preenchimento automático do tipo de documento e seus respectivos índices. Neste vídeo você consegue ver claramente como isso funciona: Identificando um Documento na Prática.

A indexação de documentos por importação em lote também é uma opção. Ela acontece ao fazer o upload de vários documentos, indicando o respectivo tipo de documento e associando os índices.

O que fazer com o arquivo indexado?

Agora que você já aprendeu como indexar documentos digitais, resta descobrir o que muda quando eles estão devidamente indexados.

A configuração de índices, quando utilizada de maneira inteligente, otimiza o gerenciamento da informação. O acesso aos dados se torna imediato, uma vez que todo documento fica ao alcance de uma simples busca.

O documento indexado em um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) é um documento devidamente arquivado, seguro e de prático compartilhamento e leitura. Um sistema GED previne a corrupção ou perda de dados essenciais para os processos de sua empresa.

O manuseio dos documentos se torna muito mais rápido e preciso. Afinal, quando um documento é devidamente indexado, o sistema GED consegue identificá-lo por todas e cada uma de suas características definidas.

É possível encontrar, por exemplo, um contrato por seu prazo de renovação, um RG por sua data de emissão, um e-book por seu respectivo título. As opções podem ser amplas ou específicas, mas serão sempre práticas e assertivas.

Enfim, se a intenção da organização de arquivos é facilitar a vida de quem precisa lidar com  determinadas informações, o melhor jeito de atingir tal objetivo é indexando os documentos envolvidos neste processo.

Aproveite a dica para otimizar os resultados da sua empresa, mostre para sua equipe de trabalho como indexar documentos digitais de um jeito simples. E lembre-se: um método de armazenamento sem indexação é um método de armazenamento sem eficiência.

Quer saber mais?

Se você quer saber mais sobre indexação de documentos em um GED, não deixe de conferir nosso artigo sobre o assunto. Não deixe também de descobrir 5 vantagens que só o GED garante à sua empresa!

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Abraços e até a próxima!

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