Do papel ao digital: como gerenciar o fluxo de informações com eficácia?

Em sua rotina de trabalho, o André precisa gerenciar informações com eficácia.

Formado em administração, há cinco anos ele é o responsável pela gestão de contratos de uma construtora de médio porte, que executa obras em diversas cidades do estado de São Paulo.

Cada obra possui um auxiliar de administração, que encaminha ao André as informações e documentos que devem ser gerenciados para registrar o cumprimento legal das atividades da construtora.

 como gerenciar o fluxo de informações?

Só que o André queria otimizar os trabalhos do setor administrativo e oferecer aos auxiliares uma solução para gerenciar informações com eficácia e de maneira produtiva.

Nas reuniões e visitas às obras, o André sempre ressaltava a importância de digitalizar os documentos e de arquivá-los de forma organizada, visando a segurança das informações e a agilidade nas consultas em casos de vistorias e fiscalizações.

Foi então que ele começou a pesquisar na internet artigos sobre assunto, para poder traçar uma estratégia e melhorar a gestão do fluxo de informações da construtora.

A solução que o André encontrou para gerenciar informações com eficácia

O André já tinha ouvido falar sobre GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, mas não entendia muito bem como a solução funcionava.

Entre uma pesquisa e outra no Google, acessou este artigo e descobriu que o “GED é a junção de tecnologias que permitem a organização, armazenamento, controle e compartilhamento de informações por meio de softwares que capturam e protegem os arquivos”.

Era justamente o que ele estava procurando! Uma solução para gerenciar informações com eficácia e melhorar os resultados do setor administrativo da empresa!

O artigo que o André consultou sobre GED é do Blog do Keeva e ele continuou pesquisando o assunto por meio de outras publicações, como por exemplo, o texto que apresenta Os 4 Pilares do GED.

Agora que já sabia um pouco mais sobre GED, ele decidiu que precisava “testar” aquela solução e verificar os resultados aplicados na realidade da sua rotina de trabalho.

Após uma conversa com a diretoria, entrou em contato com a equipe da solução Keeva e contratou um plano para a empresa.

Utilizando a solução Keeva para gerenciar informações com eficácia

Antes de contratar o serviço, o André recebeu uma apresentação do Keeva e conversou com a área comercial para esclarecer algumas dúvidas.

Na prática, ele percebeu que era bem simples utilizar o software, tanto pelo layout da plataforma, como também pelas funcionalidades disponíveis. Veja algumas delas:

Captura

A captura corresponde ao envio de documentos para o software. Utilizando o Keeva, o André passou a armazenar documentos em PDF, imagens, áudios, vídeos e diversos outros tipos de extensões no mesmo sistema, facilitando assim o processo de busca e otimizando o gerenciamento de informações.

Organização

Outro detalhe do Keeva que chamou a atenção do André foi a ausência de pastas para organizar os documentos.

O próprio software reconhece o arquivo que está sendo identificado e sugere o preenchimento das informações que serão analisadas pela ferramenta de busca.

Isso é possível porque o Keeva possui a tecnologia OCR – Optical Character Recognition – integrada ao sistema, sendo esta responsável pela leitura e reconhecimento dos caracteres de cada documento.

Barra de busca

O André percebeu a facilidade para localizar documentos no Keeva utilizando a barra de busca.

Ao digitar termos específicos (exemplo: exame admissional), o sistema já apresentava todos os documentos relacionados, com um detalhe muito importante: o Keeva só apresenta resultados de busca de acordo com as regras de permissionamento definidas para cada usuário.

Mas o que são “Regras de Permissionamento”? Clique aqui que você vai saber!

Gestão

Como administrador da conta, o André passou a gerenciar informações com eficácia, pois o Keeva permite a configuração avançada de políticas de acesso.

Assim, ele definiu permissões para que os auxiliares administrativos pudessem criar, editar e acessar os documentos.

Keeva

Ferramentas e suporte

Com a melhoria no gerenciamento das informações, o André também aproveitou as ferramentas do Keeva para tornar o dia a dia no trabalho mais dinâmico e aumentar a produtividade do setor administrativo da empresa.

Uma delas é a “Mensageria”, que permite citar usuários do sistema nos comentários dos documentos, e também a “Busca Salva”, que facilita a programação de pagamentos e o controle de vencimentos de contratos, por exemplo.

E para utilizar todas as ferramentas disponíveis corretamente, o Keeva oferece suporte via e-mail e tem um canal no Youtube com todas as instruções de como gerenciar informações com eficácia.

Do papel ao digital: a importância do GED

O caso do André é um exemplo da importância do GED para gerenciar informações com eficácia.

A realidade do mercado exige uma atuação mais ágil e assertiva por parte das empresas, especialmente com a implantação de sistemas tecnológicos que proporcionam o aumento da produtividade nas funções referentes à rotina administrativa.

Gerenciar documentos de forma dinâmica é uma solução para otimizar o fluxo de atividades e melhorar os resultados do trabalho em equipe, sem deixar de lado questões como a segurança das informações, a proteção dos originais e a organização dos arquivos.

Para gerenciar informações com eficácia, é necessário dispor de ferramentas capazes de armazenar os diversos tipos de documentos de maneira integrada, e assim, preservar o histórico de atividades das empresas para consultas rápidas e precisas.

Vimos que o André é o responsável pela gestão dos contratos de uma construtora. Ele encontrou a solução para gerenciar informações com eficácia implantando um software GED para compartilhar informações com os auxiliares que trabalham nas obras executadas pela empresa.

Considerando a necessidade de gerenciar documentos, essa é uma solução que se aplica a diversos tipos de negócios, com por exemplo, os escritórios de advocacia, contabilidade e departamentos de RH.

A ideia de armazenar e controlar informações em formato digital representa o avanço das relações organizacionais, ou seja, o presente e o futuro da dinâmica de atuação das empresas, que precisam investir em produtividade para atender às necessidades dos clientes de forma ágil e com qualidade.

Hoje você conheceu a experiência do André, que optou pela solução Keeva para gerenciar informações com eficiência.

Acompanhe em nosso blog outras informações sobre esse assunto e veja mais dicas de produtividade que certamente vão ajudar bastante no seu dia a dia profissional.

Um abraço e até a próxima!

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