Busca salva: saiba mais sobre esta funcionalidade do Keeva!

Keeva - a informação que trafega pelo caminho certo se transforma em conhecimento.

A busca salva do Keeva é uma funcionalidade que facilita o controle de documentos de forma prática e de acordo com as preferências do usuário.

Assim, a localização de informações no sistema será muito mais ágil e objetiva, garantindo a eficiência do gerenciamento de documentos e a produtividade na execução dos serviços administrativos.

Neste artigo, mostraremos o passo a passo de como utilizar a “busca salva”, explicando cada etapa e mostrando a variedade de aplicações para otimizar os processos em sua empresa. Confira!

Como cadastrar uma busca salva no Keeva

O cadastro de uma “busca salva” no Keeva é feito de forma simples.

Você pode utilizá-la para controlar a data de vencimento de boletos e contratos, entre outros tipos de documentos.

Veja abaixo como cadastrar uma “busca salva” para controlar documentos com data de vencimento:

Observação: utilizaremos como exemplo um documento do tipo “boleto” que vencerá em 20/10/2017.

1. Após realizar login no Keeva, utilize a “barra de busca” para informar o período em que deseja receber os alertas sobre o vencimento do documento, que no nosso exemplo, será de 7 dias.

Keeva busca

A “busca salva” ficará definida da seguinte forma: “boletos com data de vencimento para os próximos 7 dias”.

Observação: lembrando que é possível determinar qualquer prazo para a data de vencimento.

2. Agora, vamos salvar nossa busca e nomeá-la.

Para isso, clique no ícone “salvar busca”, conforme a indicação da imagem abaixo:

Na tela que aparecerá, basta informar um nome para sua busca (em nosso exemplo utilizamos “Boletos a vencer nos próximos 7 dias”) e selecionar como você prefere receber os alertas: pelo sistema de notificações do Keeva, por e-mail ou ambos (conforme mostra a imagem abaixo).

Keeva busca avançada

Clique em salvar.

3. Pronto! A busca já está registrada! Para acessá-la, clique no ícone “estrela”, conforme indicado na imagem abaixo:

Gerencie suas buscas no Keeva

4. Clique na “busca salva” que deseja consultar.

Escolha sua busca salva

5. Caso algum documento identificado após a definição da “busca salva” atenda seus critérios, o sistema o notificará automaticamente, desde que o sistema de notificações do Keeva tenha sido selecionado na tela “Salvar Busca”, conforme explicado no passo 3.

Notificações no GED Keeva

Cadastrar busca salva para controlar documentos por data de emissão ou aprovação

Se por exemplo o documento for uma “Solicitação de Compra”, você poderá cadastrar buscas com base na “data de emissão” ou na “data de aprovação” dos pedidos.

Após inserir o termo “Solicitação de Compra” na “barra de busca”, o Keeva mostrará as opções correspondentes.

Controle de documentos no Keeva

É possível inserir uma data de emissão e definir o critério de busca através das sugestões de busca apresentadas:

Critérios de busca no Keeva

Apresentará documentos na data de emissão informada na “barra de busca”;

Apresentará documentos emitidos com data posterior à informada na “barra de busca”;

Apresentará documentos emitidos com data anterior à informada na “barra de busca”;

Apresentará documentos com a data e/ou emitidos a partir da data informada na “barra de busca”. Em nosso exemplo, seriam as “solicitações de compras” emitidas a contar do dia 01/10/2017;

Apresentará documentos com a data e/ou emitidos até a data informada na “barra de busca”. Em nosso exemplo, seriam as “solicitações de compras” emitidas até o dia 01/10/2017.

Observação: todos os usuários com acesso ao Keeva podem cadastrar uma busca salva.

Viu como é simples e prático utilizar esta funcionalidade do Keeva?

Ao cadastrar uma “busca salva”, você terá maior controle sobre o fluxo de documentos inseridos no sistema, localizando-os de acordo com critérios como data de emissão ou de vencimento.

Assim, os serviços administrativos são executados de forma programada, algo essencial para a diminuição de falhas nos processos e também para o aumento da produtividade.

Continue acompanhando nossas publicações para saber mais detalhes da solução Keeva, e se tiver alguma dúvida sobre a utilização da funcionalidade apresentada neste artigo, é só mandar sua mensagem no campo de comentários logo abaixo.

Obrigado pela visita ao blog e até a próxima!

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Comentários

  1. argean alves disse:

    versao demo para aprender ??

    • Isaias Silva disse:

      Bom dia Argean!

      Entraremos em contato para te explicar mais detalhes sobre a solução de GED Keeva, tudo bem?

      Agradecemos pela visita em nosso blog.

      Continue conosco e confira mais conteúdos sobre gestão eletrônica de documentos.

      Um abraço!