BPM: o que é? Por que sua empresa precisa?
por Pâmela Carvalho,
Em artigos anteriores, já vimos que um workflow bem definido é essencial para a otimização do BPM de uma empresa.
Mas afinal, o que é BPM?
A sigla BPM significa Business Process Management. Traduzindo para o português: gestão de processos de negócio.
Ou seja, o BPM envolve todos os recursos e métodos necessários para realizar o gerenciamento de projetos e de processos internos de uma organização.
Ele é composto pelo conjunto de workflows, colaboradores, técnicas e ferramentas de automação e de análise que uma determinada empresa possui.
A correta distribuição e integração entre estes elementos condiciona o formato ideal de mapeamento e modelagem de processos.
A função do BPM
A principal função do BPM é fazer com que o desenvolvimento organizacional seja algo sólido e constante.
Para isso, é preciso manter um fluxo contínuo de análise e melhoria de processos.
Gestão da produção, controle de qualidade e gerenciamento da rotina de trabalho são alguns entre os inúmeros tópicos analisados neste processo.
Etapas do ciclo BPM
O primeiro passo para otimizar o BPM da sua empresa é entender quais são as etapas da gestão de processos que garantem a eficiência deste método. Saiba um pouco mais sobre cada uma delas:
1. Projeto
É o momento de definir o como e o porquê. Identifique quais são os fatores que afetam o desenvolvimento da sua organização. Avalie cada processo individualmente, mas observe-os também de uma perspectiva geral.
Para saber como direcionar adequadamente o seu BPM, é importante ter noção de como está o fluxo de relacionamento entre os processos como um todo.
Com os problemas identificados, defina quais são as possíveis medidas que podem eliminar ou amenizar seus impactos negativos sobre a organização.
2. Modelagem
Nessa etapa ocorre a identificação de todos os processos que garantem o funcionamento da empresa. Ou seja, é o momento em que você levanta informações sobre todos os workflows que compõem o seu BPM.
São inúmeros os possíveis processos internos de uma organização. Como exemplo, podemos citar o processo de contratação realizado pelo RH e o processo de gerenciamento de contas realizado pelo departamento financeiro.
O levantamento deste conjunto de processos também é conhecido como definição da cadeia de valor.
O próximo passo é detalhar as atividades envolvidas em cada processo identificado. E classificar se o processo em questão é do tipo: negócio, gestão ou apoio/suporte.
Vale lembrar que entrevistas, questionários e workshops com os colaboradores envolvidos, são muito úteis para validar a visão do analista de processos.
Por fim, deve-se desenhar o atual fluxo de cada processo, de acordo com a notação escolhida. A notação, por sua vez, é o conjunto regras e símbolos definidos para representar cada informação a respeito do processo.
3. Simulação
Aqui deverão ser definidos os objetivos propostos para cada processo.
E então, por meio de testes, três pontos devem ser verificados: se o fluxo do processo está funcionando adequadamente; se as etapas estão claras para todos os colaboradores envolvidos; e se o processo está condicionando a entrega dos resultados esperados.
Qualquer problema identificado nesta fase deverá ser corrigido antes que a empresa comece a seguir o modelo desenhado.
4. Execução
Eis o momento de colocar o plano em prática. Antes disso, é importante conferir se todos os recursos necessários para a execução do processo foram providenciados.
Itens como ferramentas de automação, softwares, sistemas, devem estar em perfeito funcionamento nesta etapa do processo. A equipe também precisa estar devidamente treinada para executar suas responsabilidades.
5. Monitoramento
Lembra dos objetivos que você definiu lá no tópico de simulação? Essa é hora de descobrir se eles estão sendo alcançados.
Com base em indicadores de desempenho previamente definidos você deverá acompanhar constantemente os resultados do seu BPM.
Avalie-os com cuidado e profundidade e extraia dados concretos desta avaliação.
6. Melhoria
Por fim, com todo este conhecimento detalhado em mãos é hora de usá-lo da melhor maneira possível em prol do desenvolvimento da sua organização. Um novo processo será modelado.
Considere cada possibilidade de melhoria: ferramentas que podem ser aproveitadas, métodos que podem ser implantados, regras que devem ser alteradas, atividades que podem ser incluídas ou precisam ser eliminadas.
Pontos positivos devem ser aprimorados e potencializados, e pontos negativos devem ser compreendidos e melhorados.
Não se contente apenas em corrigir o que não deu certo. Aproveite para investigar e extrair o máximo que puder.
Afinal, a experiência servirá de base para evitar possíveis falhas e aproveitar possíveis oportunidades. O aprendizado que você tira de cada tentativa é o que fortalece a sua estratégia.
Mantenha sua empresa em constante evolução
Pronto, agora você está apto a otimizar o BPM da sua organização. Quer uma dica extra? Experimente essa ferramenta para construir e monitorar seus processos: Workflow do Keeva. Continue acompanhando nosso blog para mais dicas de planejamento e produtividade. E se um dos seus objetivos é aprimorar o processo de controle financeiro da sua empresa, não deixe de conferir este artigo: Simplifique seu Controle Financeiro.
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