3 dicas infalíveis para aumentar a produtividade no escritório

Aumentar a produtividade é uma dentre as principais metas de todas as empresas que buscam a excelência na prestação de serviços e a conquista de mais espaço no mercado.

Porém, muitas acabam “se perdendo” em meio aos compromissos do cotidiano organizacional, principalmente quando falamos das atividades desenvolvidas em um escritório, como a elaboração e análise de contratos e o processamento de notas fiscais.

O acúmulo de papel nas mesas de trabalho pode ser algo prejudicial à produtividade, pois consome o tempo hábil que os administradores dispõem para localizar e utilizar os documentos em formato impresso.

Por isso, produzimos este artigo com 3 dicas essenciais para aumentar a produtividade nos serviços de escritório, relacionando tanto a questão da organização dos documentos, como também a adequação do planejamento estratégico e a importância da comunicação interna.

Acompanhe e aplique nossas dicas em sua empresa!

3 dicas infalíveis para aumentar a produtividade no escritório

Use a tecnologia em favor dos objetivos da sua empresa

Comece utilizando soluções que, de fato, promovam a redução de tempo e de esforços que você e sua equipe de trabalho costumam empregar nas atividades referentes à rotina administrativa.

Primeiro: digitalize todos os documentos e mantenha o acervo de informações da sua empresa acessível em um software GED.

O processo de digitalização, além de prático e rápido, é fundamental para aumentar a produtividade no escritório, tendo como principais vantagens o acesso rápido às informações, a organização dos arquivos e a facilidade de localização dos documentos, sem a necessidade de deslocamentos e buscas generalizadas em pastas e gavetas.

Saiba mais sobre a importância da digitalização de documentos clicando aqui e descubra também os benefícios de utilizar um scanner profissional neste tipo de atividade.

(Imagem: Freepik).

O GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é uma solução que torna o dia a dia organizacional mais produtivo e todas as empresas, de diferentes ramos de atuação, podem utilizá-lo para manter o acervo documental protegido, organizado e acessível em formato digital.

O Keeva é um software GED que tem por objetivo facilitar a experiência dos usuários por meio de sua interface dinâmica e seus recursos exclusivos, considerando desde a captura dos arquivos (ou seja, da inclusão dos documentos no sistema), até as etapas de organização, busca e gestão.

Para saber mais acerca destas questões, basta acessar o artigo “As soluções do Keeva para a gestão eletrônica de documentos” para entender como o software funciona e conhecer seus diferenciais de uso e de implantação.  

Trabalhe sempre com prazos, tanto para o início quanto para a conclusão de cada serviço

Outra dica importante para aumentar a produtividade no escritório é a organização da agenda de tarefas, com a definição de prazos, estratégias de ação e métricas de acompanhamento dos resultados.

Ideias surgem diariamente, porém, é necessário colocá-las no papel e avaliar seus prós e contras antes de qualquer decisão.

Prazos são necessários para maior agilidade na tomada de decisões que sejam coerentes com as metas e objetivos de uma organização, sobretudo na realização dos serviços administrativos e nas funções gerenciais.

(Imagem: Freepik).

Portanto, antes de iniciar qualquer projeto, faça o planejamento e calcule quanto tempo será necessário para concluí-lo, sem deixar de considerar a ocorrência de imprevistos e de acompanhar o curso das atividades com cada setor envolvido.

Assim, você poderá agir previamente (caso necessário) e estará liderando sua equipe de forma equilibrada, realizando a gestão de tempo e dos resultados obtidos com a estratégia de ação escolhida.

Separe um dia da semana para reunir sua equipe de trabalho e traçar novas estratégias

Se você deseja realmente aumentar a produtividade da sua empresa, precisa investir na qualidade do relacionamento com seus colaboradores, mostrando-lhes a importância que cada um representa para o sucesso da organização.

É preciso que você, como gestor(a), oriente e esteja sempre a postos para auxiliar sua equipe de maneira pró-ativa, para que não perca o controle dos prazos e possa identificar oportunidades através da análise de ações que “estão dando resultado” e precisam ser priorizadas na adequação do planejamento estratégico.

(Imagem: Freepik).

Dessa forma, mantenha sua equipe de trabalho unida e alimente o espírito de colaboração em reuniões semanais, que de fato, possam integrar todas as ideias e considerações dos colaboradores de maneira equilibrada, sendo este um importante fator para aumentar a produtividade também nos serviços de escritório.

Gostou das dicas? Quer saber mais sobre este assunto e conhecer ferramentas que otimizam os resultados gerenciais?

Então assine a newsletter do Keeva e confira outros conteúdos em nosso blog!

Voltaremos em breve com mais publicações sobre produtividade, e não se esqueça de deixar o seu comentário com sugestões ou dúvidas que você tenha a respeito deste ou de outros temas abordados em nossos artigos!

Contamos com sua participação e até a próxima!

Artigos recentes

Tags

Comentários

Nenhum comentário ainda