Keeva: solução de GED para arquivar e gerenciar documentos

por Isaias Silva, 4 de setembro de 2017

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A solução Keeva reúne funções que garantem a eficácia do gerenciamento de informações empresariais de maneira integrada, considerando principalmente a necessidade de acesso rápido às informações e a máxima proteção aos arquivos.

Além disso, a experiência de uso é um item de suma importância na escolha de um software GED que, de fato, possa fazer a diferença na execução dos serviços de escritório por meio da facilidade de acesso e compartilhamento de informações entre funcionários e clientes de uma empresa.

Acompanhe este artigo para entender mais sobre as etapas de como arquivar e gerenciar documentos no Keeva e veja como a tarefa de controlar os documentos empresariais pode ser realizada com mais objetividade, organização e dinamicidade!

Imagem: Freepik.

Arquivamento

O arquivamento é a etapa de classificação dos documentos, de forma a facilitar a localização e também para a garantia da segurança do acervo de informações.

Arquivar também significa “conservar” e “guardar” de acordo com padrões que tornem as buscas ágeis e assertivas, seja com relação aos documentos em formato impresso ou digital.

A solução Keeva possui recursos que facilitam o processo de arquivar e gerenciar documentos de diversos formatos, mantendo-os organizados de acordo com o tipo ou a extensão.

Arquivos em PDF e gravações de áudio e vídeo serão armazenados no Keeva de forma inteligente para que você possa ter acesso aos documentos com muita agilidade.

Gerenciamento

O Keeva é um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos com proposta inovadora, composto por funcionalidades que simplificam o controle dos arquivos com muita praticidade e segurança.

Gerenciar é uma tarefa ampla, pois contempla diversas responsabilidades e exige integração do profissional com cada etapa dos processos, sobretudo para a tomada de decisões que tragam os resultados esperados pela organização.

Quando falamos de GED, falamos de solução, de produtividade e de economia de recursos financeiros que geralmente são empregados para a manutenção do acervo documental de uma empresa.

Com o Keeva, o gerenciamento eletrônico de documentos torna-se uma tarefa prática e dinâmica, pois além de manter os arquivos organizados de forma inteligente, o sistema ainda proporciona diversos benefícios de uso, como por exemplo:

Segurança de acesso: permite configuração de acesso aos documentos. Assim, caso seja necessário, o gestor pode limitar a visualização de determinadas informações somente a alguns usuários do software (clique aqui e saiba mais sobre as regras de permissionamento do Keeva);
Controle de versões dos documentos: mesmo que um arquivo seja modificado, o sistema manterá as versões anteriores, para que o histórico permaneça acessível;
Notificações: a emissão de avisos facilita o trabalho do gestor, que será informado pelo sistema sobre por exemplo: a inclusão de novos documentos, datas de vencimento de faturas, contratos e exames periódicos, entre outros.

E estas são apenas algumas das funções do Keeva para que você tenha mais praticidade ao arquivar e gerenciar seus arquivos digitais!

Confira outras informações sobre a dinâmica de funcionamento do software lendo este artigo e conheça os diferenciais do Keeva para o arquivar e gerenciar documentos.

Encerramos por aqui o artigo de hoje do nosso blog e estaremos à sua disposição para o esclarecimento de dúvidas a respeito dos assuntos tratados neste conteúdo.

Basta enviar sua pergunta no campo de comentários abaixo e acompanhar as próximas postagens para saber mais sobre as vantagens do Keeva para sua empresa.

Obrigado pela visita e até lá!

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