A importância do acesso rápido à informação

Olá,

Voltamos com mais uma publicação aqui, no Blog do Keeva!

Você já deve ter reparado que a rotina profissional está cada vez mais dinâmica, algo que exige das empresas a busca por soluções tecnológicas que reduzem o tempo gasto com a gestão das informações registradas em documentos.

Não dá mais para perder tempo com processos burocráticos e métodos gerenciais que não consideram o uso da tecnologia nas etapas de consulta, uso e armazenagem de documentos em formatos digitais, o que agiliza (e muito) a conclusão de tarefas essenciais do cotidiano organizacional.

Para que você possa entender melhor sobre esse assunto, hoje vamos falar sobre a importância do acesso rápido à informação e daremos as melhores dicas para que você consiga aumentar a produtividade da gestão de documentos na sua empresa. Confira!

imagem 1Acompanhe este artigo e veja como investir no gerenciamento eletrônico de documentos.

A importância do acesso rápido à informação

Existem alguns fatores que dificultam o acesso rápido à informação e muitos deles estão relacionados aos métodos “tradicionais” empregados na gestão de documentos, considerando tanto os arquivos físicos como também os processos em formato digital.

O armazenamento e a gestão documental garantem a segurança das informações empresariais, porém, o grande “x” da questão está no processo de localização dos documentos, e principalmente, na rapidez de identificação dos arquivos de acordo com o fluxo diário de atividades no escritório.

Um dos maiores problemas decorrentes da dificuldade de acesso rápido à informação é a improdutividade, que reduz drasticamente o desempenho e a qualidade dos serviços que geralmente são realizados por etapas.

A empresa perde credibilidade na preferência do público quando não investe na melhoria contínua do seu atendimento, tanto no esclarecimento de dúvidas como também no fornecimento de todos os detalhes sobre os seus produtos e serviços.

Portanto, é importante priorizar o acesso rápido à informação para evitar a insatisfação do público consumidor e as possibilidades de erros e falhas nos contatos que uma empresa estabelece com seus clientes, sejam eles internos ou externos.

Qualidade de atendimento ao cliente

A objetividade e a prontidão de atendimento são fatores essenciais para que uma marca seja bem-vista no mercado e aumente sua competitividade, porém, tudo dependerá de como o fluxo de informações ocorre dentro da organização e do tipo de sistema utilizado para a gestão de documentos impressos e digitais.

Além da improdutividade, a dificuldade de acesso rápido à informação prejudica o trabalho em equipe e o rendimento individual dos colaboradores em meio ao grande volume de atividades que surgem ao longo do dia e que precisam ser concluídas seguindo o padrão de qualidade da empresa.

Nesse sentido, é importante que as informações sejam difundidas para que haja mais “autonomia” e “assertividade” nas tomadas de decisões, trabalhando sempre o conceito de redução do tempo de conclusão dos procedimentos burocráticos com o auxílio de soluções tecnológicas práticas e seguras.

Como facilitar e agilizar o acesso à informação?

Essa é uma dúvida compartilhada por empresas de diferentes segmentos e representações no mercado, sobretudo pela necessidade de controle e de preservação de documentos para consultas rápidas e diárias.

Aqui, precisamos destacar a importância da digitalização como um procedimento de fácil realização que reduz os riscos de perdas de informações a partir da conversão do impresso para o formato digital.

Com a utilização dos equipamentos certos e a implantação de soluções tecnológicas, é possível garantir o acesso rápido à informação de forma abrangente, o que acaba dinamizando os processos gerenciais por meio da integração de diversas funções que otimizam a guarda e o controle de documentos.

Utilize equipamentos de digitalização

Vamos começar falando dos equipamentos, ou seja, dos scanners, que são responsáveis pela conversão de todo o conteúdo dos materiais impressos para a versão digital. Assim, fica muito mais fácil organizar e acessar documentos que precisam ser compartilhados entre os departamentos de uma empresa.

imagem 22As funcionalidades dos scanners proporcionam a otimização do gerenciamento de documentos.

A partir desse tipo de conversão, é preciso armazenar e gerenciar os arquivos com o uso de um software que, de fato, proporcione os recursos necessários aos processos de consulta de dados, tendo como prioridades a segurança dos arquivos, a disponibilidade e o acesso rápido à informação.

Gerencie os documentos em formato digital

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma solução eficaz para empresas dos mais diversos segmentos que oferece vários recursos de pesquisa e de organização de arquivos em formato digital.

Escritórios de advocacia, construtoras e instituições de ensino são exemplos de negócios que produzem um grande fluxo de documentos utilizados constantemente para a validação de procedimentos e a obtenção de certificações que precisam ser preservados por um grande período de tempo.

Muitos processos que antes eram exigidos na versão original (impressa), hoje podem ser solicitados e concluídos com o envio de documentos digitais, o que possibilita a redução de custos com tarefas administrativas que podem ser executadas em poucos minutos.

A escolha desse tipo de software deve levar em consideração alguns fatores determinantes conforme as expectativas e necessidades de cada empresa, tais como:

  • Possibilidade de backup;
  • Integração com sistemas e aplicativos externos;
  • Boa capacidade de armazenamento;
  • Criação de usuários;
  • Definição de níveis de acesso.

Dentre outras funções, a gestão eletrônica de documentos também oferece a indexação (ação de listar e organizar itens por assuntos) e os mecanismos de busca avançada que otimizam o tempo empregado em pesquisas e na checagem de arquivos.

Viu quantas vantagens esse tipo de gerenciamento de informações proporciona? E que tal utilizá-lo para organizar e controlar os seus documentos em formato digital?

A equipe de especialistas do Keeva está à sua disposição para o esclarecimento de dúvidas sobre o Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Clique aqui e saiba mais!

Imagem 33O Gerenciamento Eletrônico de Documentos facilita o acesso rápido à informação.

A utilização desses recursos tecnológicos está ligada ao conceito de objetividade, que determina o uso estratégico de esforços e de recursos investidos na disposição das informações a serem compartilhadas em uma empresa.

Esperamos que tenha gostado deste artigo sobre a importância do acesso rápido à informação!

A próxima publicação será um especial com as 25 razões para investir no Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Quer saber mais sobre esse assunto e descobrir todas as vantagens da gestão eletrônica de documentos? Então continue acompanhando o Blog do Keeva e aproveite nossas dicas para otimizar a produtividade de sua empresa com soluções tecnológicas práticas, eficazes e seguras!

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Comentários

  1. Wallace Randal disse:

    excelente texto!