5 vantagens do GED para a contabilidade

Sabemos que o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, mais conhecido como GED, é um método muito mais prático, seguro e econômico de organizar documentos nos diversos ramos de atuação profissional. Mas neste artigo, especificamente, iremos compreender a sua importância para o setor contábil. Descubra a seguir quais são as principais vantagens do GED para a contabilidade:

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1. Redução de custos

Certamente você deve lidar diariamente com um grande número de documentos. Como notas fiscais, contratos, relatórios de movimentação contábil, entre outros. É por isso que uma das vantagens do GED para a contabilidade é a possibilidade de reduzir custos. Pois, ao digitalizar e gerenciar eletronicamente todos estes arquivos, diminuem-se substancialmente os gastos com papéis, cópias, impressões e armazenamento.

2. Segurança das informações

Considerando o grau de relevância dos documentos que ficam sob sua responsabilidade, sabemos que é imprescindível garantir sigilosidade e segurança no armazenamento destes dados. Com um sistema de GED adequado, é possível eliminar os riscos de perda de documentos com o armazenamento na nuvem e assegurar a privacidade das informações utilizando ferramentas de restrição de acesso.

3. Facilidade de acesso para os clientes

Com um sistema de GED bem estruturado você pode compartilhar documentos com os clientes do seu escritório de contabilidade. Disponibilizando tais arquivos em uma plataforma digital, a troca de informações se torna muito mais prática e transparente; ajudando a conquistar a satisfação e a confiança dos seus clientes. Em alguns desses softwares, é possível ainda adicionar anotações e trocar mensagens com os usuários da conta, sobre cada arquivo compartilhado. Isso facilita muito a comunicação com o cliente e o fluxo de trabalho do escritório.

4. Facilidade de recebimento de dados

Você já precisou ficar caçando os anexos de documentos do cliente em todos os meios de comunicação para poder fechar o mês? Com o GED é possível padronizar o método de recebimento e torná-lo bem menos desgastante. No Keeva, por exemplo, de acordo com as configurações de permissionamento estabelecidas, quando você cadastra um cliente como usuário da sua conta, ele fica autorizado a inserir arquivos na plataforma. E, além disso, você pode criar alertas para saber quando um determinado tipo de documento for colocado no sistema e isso facilita a organização e o controle do processo.

5. Aumento da produtividade

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos otimiza tarefas que provavelmente consomem boa parte da sua rotina; como o recebimento, o arquivo, a organização e a procura por documentos. Ou seja, utilizando o GED, você ganha tempo para se concentrar em atividades mais produtivas, focando no crescimento e no sucesso do seu escritório de contabilidade.

Agora que já conhece as vantagens do GED para a contabilidade, confira também os 7 Perrengues que todo contador enfrenta e veja se o que tratamos neste post pode lhe ajudar a encarar algum deles.

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